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梅花香——苦寒来

于 2019-06-21 00:30:10 发布

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CEO如何管理时间

迈克尔·波特（Michael E. Porter）尼丁·诺利亚（Nitin Nohria） | 文刘筱薇 | 译刘铮筝 | 校钮键军 | 编辑

型全球公司的经营极为复杂。公司的管理工作范围非常广泛，包括各职能会议、各事业部会议，涉及组织中多个层级、无数外部议题和大量利益相关者——股东、客户、员工、董事会、媒体、政府、社会组织等等。CEO和其他高管不同之处在于，他们必须参与所有事务。在此基础上，CEO还是公司对内和对外的面孔，不论时势好坏。

当然，CEO可以支配大量资源，并获得多种支持。然而，他们比公司其他所有人都更缺乏一种资源：时间。他们没有足够时间去做CEO应承担的所有工作，却依然对公司中所有工作负责。CEO在规划时间和在哪里出现时，所做决定对自身效率和公司业绩都有重大影响。CEO出现在哪里、做什么，决定了公司正处理哪些事务，并向外界表明当前工作重心。此外，CEO的认可度也会受到影响。如果和同事相处的时间不够多，CEO会被视为孤立保守、难以接触的人；但如果花太多时间直接参与决策，员工会认为CEO在小事上斤斤计较，积极性也会降低。总之，CEO的日程表，或者说所有领导者的时间表都展示了领导者的领导方式，并给组织中其他人传达了重要信息。

在了解CEO如何规划并有效利用时间时，我们还缺少关键一环：他们实际工作的系统性数据。相关研究或只覆盖一小部分CEO的数据，比如1973年亨利·明茨伯格（Henry Mintzberg）曾连续五天密切观察五位CEO（其中有非营利组织的领导者），或基于大型短期调查，比如我们的哈佛商学院同事拉法拉·萨顿（Raffaella Sadun）在2017年连续一周，针对来自六个国家各行各业的1114位CEO每日电话往来进行调查。

我们的研究于2006年启动，首次全面、细致、长时间调查了复杂大型公司的CEO如何利用时间。到目前为止，我们已追踪27位CEO的时间规划数据，其中女性两名、男性25名，而且对每个人都观察了整个季度（三个月）。他们的公司主要为上市企业，在调查期间，平均年营业收入高达131亿美元。这些领导者都参加了新CEO研习班（New CEO Workshop），该高强度培训班每年召集大型公司新上任的CEO来到哈佛商学院研习，并将他们分为两组，每组有10到12人。现已有超过300位CEO参与过本项目。

在研究中，我们要求每位CEO的助理（EA）在一周7天每天24小时内，每隔15分钟将CEO的时间安排做好标注，然后定期和CEO确认这些标注。最终得到的数据组显示了CEO何地、如何、和谁共度时光，以及所参与的活动、谈到的话题和进行的任务。因为CEO在工作之外的活动也在调查范围内，所以我们还了解到CEO如何平衡工作与个人生活。总的来说，我们收集并标注了这些CEO近6万个小时的数据。

在完成对CEO的时间追踪后，我们和他们分享了数据，将他们的数据与研究中其他CEO当前所有的数据做匿名比对。这些高强度报告会的内容往往包括CEO回顾管理期间自己面临的压力，以及犯下的错误和学到的教训。我们还会分享此前参与新CEO研习班的各届学员数据。CEO通常会在讨论中表示，时间管理是他们最大的挑战之一。通过观察、提问和让CEO分享个人安排时间的方式，我们进一步补充了相应知识。

在本文中，我们将做以下三件事：

首先，我们会提供对数据的描述性分析。CEO在工作和私人活动上分别花了多长时间？在会议、独立思考以及反思上分别花了多长时间？对电子邮件和面对面谈话的依赖程度分别是多高？更多时间在公司内部还是外部度过，和客户还是投资者相处？我们会一一回答以上问题，并提供更多信息。

其后，我们会给出对策，帮助CEO更有效管理时间，处理好身上担负的众多职责。我们最引人注目的发现之一是，不同领导者规划时间的方式也截然不同。（详见边栏“平均数背后的真相”）有些差异反映了领导者所在公司和管理措施的不同。但很多时候，时间规划的决定，比如参加不重要的公司例行活动，反映了公司传统仪式和文化，以及CEO自身习惯。在我们的报告会上，所有CEO都承认，他们在有些重要事务上对时间的规划可以更明智。基于这些讨论和与研习班其他数百名CEO的谈话，我们确信，每位领导者都可以改进自身时间管理方式。