在多项目管理中，企业如何平衡项目资源分配？

数字化时代，多项目管理已经成为了企业内部的常态。组织可以在不同项目之间进行资源合理分配和调度，避免资源浪费和重复使用、提高资源利用率，从而提升项目执行效率和组织整体竞争力。

然而在多项目管理中，资源管理却面临着多重难点，例如：
1)资源短缺、分配难：企业的资源是有限的，在同时进行多个项目时，组织可能难以满足所有项目的需求。
2)资源冲突和竞争：不同项目可能会需要相同的资源，例如某些特定的技能、设备或资金，这会在项目之间引发资源竞争和冲突。
3)资源利用率的跟踪和优化难：多个项目并行管理，可能无法及时了解到所有资源的实际使用情况，资源使用会有过度或者利用不充分的情况，无法及时优化会导致资源利用率低下。
那么如何能平衡组织内部的资源分配呢？可以从下面两个维度来进行思考。

1.有效进行多项目资源管理的思路

平衡组织内部的资源分配主要是为了确保关键项目的资源需求可以满足，从而实现组织战略目标；同时提升资源的利用率，避免资源浪费或短缺的情况出现。那么有效进行多项目资源管理的思路可以从做好项目的优先级排序以及定期监控项目资源的使用情况两方面来着手。

1.1做好项目的优先级排序，作为资源分配的重要依据
确定项目优先级需要综合考虑多个因素，重点可以遵循以下几个原则：
1)战略一致性原则：评估项目对组织目标的影响程度，确保项目与企业的长期战略目标一致。
2)基于项目的紧急程度：对项目的紧急程度进行排序，优先完成重点且紧急的项目，可以采用时间“四象限”法来分析。
3)考虑收益最大化：计算项目的投资回报率，优先选择那些预期收益最高的项目。
4)风险最小化：根据项目的风险评估结果，优先选择风险较低的项目。
另外项目的优先级可能会随着项目的进展而发生变化，例如相关政策的调整、组织战略目标的改变等，所以还需要定期评估、调整项目的优先级以及资源的分配。

1.2定期监控项目资源的使用情况，及时调整
根据项目优先级进行资源分配后，还应定期监控资源的使用情况、优化资源分配。这里最重要的是获取实际使用情况并进行分析，可以借助以下两个方法：
1)首先是建立有效的沟通机制：定期召开项目会议，让团队成员分享工作进展。
2)其次是利用专业的项目管理软件：实时跟踪项目资源使用情况以及优化资源分配。下面将以易趋（EasyTrack）项目管理软件为例，看看借助工具是如何有效提高多项目的资源管理效率。

2.借助易趋项目管理软件实现组织级资源管理

易趋是一款企业级的项目管理软件，可以支撑组织级资源管理，覆盖组织资源池的建立维护、组织资源能力规划、组织资源调拨以及组织内所有项目的状态监控等，从组织的视角出发，进行全面的资源管理以及进行科学优化。

2.1组织资源池管理，了解组织的资源供应能力
要想进行组织资源的合理调拨，首先离不开标准化的资源池建立，可以充分了解组织的资源供应能力，以便科学决策。
借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，管理人员可以构建并维护资源池，包含每位人力资源类型、具备技能、可用时间等，同时能统计出整个组织在哪些时间、哪些岗位、有多少可用资源。这样可以及时应对不同项目进展中的变化，灵活调整资源分配，资源调拨更高效。

（易趋团队人员视图）

2.2收集所有项目的资源需求，便于后续进行资源对照
了解完组织的的资源供应能力后，接下来就是通过收集组织内所有项目的资源需求，进一步判断组织内的资源是否满足所有的项目需求，并进行项目的筛选。
借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，各个项目经理可以在商业论证期间，对所需资源进行估算。资源需求计划会包含具体的类型、所需等级、数量以及不同阶段需要投入多少工时等详细信息，以便高层管理人员进行决策。

（易趋资源需求计划划视图）

2.3组织资源能力规划，明确组织资源够不够
收到所有项目的资源需求后，高层管理人员借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，可以对照组织的资源能力并进行分析，了解哪些岗位缺、哪个时间段缺。然后进行合理的调配，资源不足就砍掉优先级低的项目；资源充足就可依据能力做更多的项目。

（易趋资源能力规划视图）

2.4组织资源合理调拨并实时监控
为了进一步确保资源调拨的合理性，首先会由各个项目经理提出资源预定申请，最终统一由资源/部门经理进行统一的调拨。

借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，项目经理可以根据之前做好的资源需求计划来确定具体哪个时间段需要哪些资源，以月/周/天为单位提出资源预定申请。而资源/部门经理则能看到不同项目申请的资源人数是多少、所需时间并进行调拨。系统也会借助红黄绿三色可视化展示实际调拨与计划的偏差情况，辅助进行科学决策。

（易趋资源调拨视图）

当资源预定审批通过后，资源使用情况也会同步展示在资源需求计划上，系统会自动钻取数据并进行偏差分析。

（易趋资源实际使用与预算偏差视图）

2.5实现多项目的状态监控，做出科学优化
对于高层管理人员来说，要想科学优化组织的资源分配，不仅仅是关注资源的实际使用情况，还需要掌握所有项目的全面运营状态，例如：进度完成情况、成本使用情况、收益达成情况、风险以及问题的管控情况等等，以此判断项目资源调拨是否合理、组织资源能否进一步优化、项目是否需要加大投入或中止项目。

借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，在组合监控模块，管理人员可以全面掌控各个项目的健康状态，了解到项目当前所处阶段、进度、交付物完成情况、成本收益的状态、工时情况等，从而分析和判断项目资源的投入情况，并进行科学的优化，以确保资源的有效利用。

（易趋组合监控—健康状态视图）

3.总结

资源分配是多项目管理的关键，因为企业的资源，如人力、资金等都是有限的；合理分配资源不仅能确保每个项目顺利进行，还能提高企业整体的运营效率。
但多项目的资源管理往往容易遇到多个难点，那么可以从明确项目优先级以及定期监控项目资源的使用情况两个方面有效应对。而多项目的运营情况监控可以借助专业的项目管理软件——易趋（EasyTrack）高效实现，同时能支撑组织级资源管理，从组织的视角出发，进行全面的资源管理以及科学优化。