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作为一名学生,在毕业之前必定得经受一下论文调格式的洗礼。在帮同学调了两次格式之后,我发现这个过程中有很多值得注意的点,如果你早点了解,或许能节省不少时间。
特此说明:这是针对跟随期刊的格式调整word版的时候的一些注意点,仅供参考。
首先在【文件】-【选项】-【显示】中,勾选显示所有标记,此时,文档中的空格、段落符、分隔符、分节符等符号,全部都可以展示出来,比较方便调整。
1 标题、正文样式
拿到格式,先在word的【开始】-【样式】中,对正文、标题1、标题2(一般到二级标题)的格式进行修改,修改的内容包括:
- 字体:样式(宋体、黑体等)、大小、加不加粗
*别忘记在【格式】-【修改】-【字体】中,提前把西文字符的样式改成Times New Roman。或者最后可以ctrl + A 选中全文,在【开始】-【字体】右下角点击,再统一西文字符。
- 段落:段前、段后、缩进、悬挂、行距、大纲级别
踩坑点:如果先照着期刊顺序的把摘要、作者等信息的格式搞好,等修改正文格式的时候,如果套用【正文】格式,那你修改过的标题和摘要等,级别是正文的非正文内容,就会自动首行缩进,这时候你又得去调整了,白白花费力气。
2 一、二级标题的序号:多级列表
在给所有的一级和二级标题套用你自己修改后的格式之后,用鼠标和Ctrl键同时选中这些一级和二级标题,然后点击【段落】-【多级列表】-【定义新的多级列表】,弹窗的左下方点击【更多>>】进行修改。注意的点:
- 【将级别链接到样式】这里选择你的几级标题对应的标题几;
- 【输入编号的格式】注意编号后面需不需要".",如果需要,可以再编号后面直接打上;
- 【字体】可以对编号的中文字体和西文字符进行设置;
- 【起始编号】一般设为1;
- 【对齐位置】和【缩进】自己按照期刊的要求设置;
- 【设置所有级别】中也有对缩进的设置,注意;
- 【编号之后】可以选择空格、制表符,或者选不特别标注,具体按照期刊要求来。
新的多级列表的样式都修改后,【确定】,此时你设置的所有样式均会套用在所选定的标题上,编号会按照所设置的自动连续。
3 图、表
图
- 根据期刊要求,插入对应标准的图片,单击鼠标右键,插入题注。此时题注是以插入文本框的形式出现的,在这个文本框中键入中文和英文标题,并设置好格式。
- 调整好图片大小、题注的位置。先点中题注的文本框,然后按住Ctrl键,选中图片,右键鼠标,点击【组合】,这样调整的时候题注和图片就会一块移动,避免到处乱跑。
- 如果图片比较大,分为两栏的时候,一栏放不下,这时,选中图片,单击鼠标右键,【环绕文字】-【上下型环绕】,图片就可以用鼠标拖动来调整位置,且文字顺序不会乱。
表
- 表格一般要求三线型,提前调整好边框之后,鼠标右键,插入题注。
- 选中整个表格,鼠标右键,根据窗口自动调整表格。这样的话,分为两栏之后,表格也会自动调整宽度来适应栏宽。
4 页眉页脚
- 一般第一页的页眉和页脚和后续的不一样,这时先做一个处理:在你的正文之前,或许是中图分类号后面,或许是关键字之后,插入一个连续的分节符(【布局】-【分隔符】-【分节符】-【连续】。插入之后再双击页眉进行第一页的页眉和页脚的编辑。
- 基本的格式修改好后,鼠标选中正文部分,点击【布局】-【栏】-【两栏】进行分栏。此时先关注第一页:大概看一下,插入好页眉页脚,分两栏之后,第一页的结尾后面,插入一个连续的分节符,这时,就好调整后续的页脚和第一页的不同了。
- 第一页调好,第二页双击页眉或页脚,点击【页眉页脚】-【导航】-【链接到前一节】,这时【链接到前一节】的按钮是没有被选中的,这时就可以在确保第一页的修改固定的情况下,开始修改后面页的页眉和页脚。
5 分栏
建议在其他格式基本调整好之后,再来分栏。
在分栏时有一个需要特别注意的点:最后一页的最后一个段落标记符!
- 如果在选择分栏内容的时候,选中了最末尾的段落标记,那么分栏就是按照先填满左栏再填右栏来进行的。
- 如果选择分栏内容,没有选最末尾的段落标记,那么前n-1页都是先填满左栏再填右栏进行,最后一页则是按照等高分两栏进行的。也就是最后一页你会看到左右两栏一样高、左栏没填满的情况。
如果想要填满左边再填右边的话,这时候,最简单的修改方法就是,在上一页的末尾插入一个连续的分节符,然后把最后一页的内容选中(!!包括段落标记符),分为一栏之后,再重新分两栏就好了。