Teams 数字中枢-解决“工作群泛滥”的全新线上协作模式

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前言

后疫情时代，远程办公、混合办公逐渐普遍，人们重新审视工作方式。如何保持混合办公下，员工协同的灵活与高效，成为管理者新的思考，这离不开企业工作文化的变革和工具平台的支持。
如今，超过 2.7 亿人使用 Teams 进行混合办公。Teams 数字中枢如何帮助人们打造全新线上协作模式？未来元宇宙等新技术会带来新的办公体验吗？
本次圆桌论坛邀请了微软中国 Microsoft 365 高级产品市场经理段旭东老师，以及泽瑞科技集团项目经理徐新宇老师一起聊聊关于线上协作模式的思考与展望。

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一、后疫情时代，混合办公面临诸多挑战

1.缺少对“员工数字化体验”的规划和建设

企业要长期发展，就要依赖以人为本的方针，如何在复杂的混合办公场景下，保证员工的幸福度。是很多企业比较忽视的问题。隐性的“幸福度”指标不仅能提高生产力、并且可以有效的降低人才的流失。为了达成这个目标，”员工数字化体验“的规划和建设亟待推进。良好的数字化体验包含合适的工具使用，有效的业务处理、完善的工作流。只有员工工作幸福，才是一个积极良性的发展循环。

2.使用多平台带来信息的碎片化和管理的复杂化

信息的碎片化和管理的复杂化，其背后都是反映了效率的低下，无论是员工或者管理者，在这个过程都遇到了新的挑战。
“工作群泛滥”的现象其映射了，即时通讯提高了沟通时效性的同时，也产生了冗杂的无效信息。
达成关键信息的共识的过程中，拉群、疯狂@、发邮件都是低成本的动作。但是当场景要素过多时候，复杂度和时间成本的会直线上升，比如文件资料的传递、语音文本的转换、不同软件的结合使用、文件的历史版本管理等等。会让我们有种感觉：明明已经使用了很多高效的协同工具，仍然处理的很疲惫。
在个体上反映的现象，更高维度在整个流程链或者组织架构上去复盘，实际上产生了很多信息孤岛。如何处理海量碎片化信息、如何采用更灵活的数字化应用来满足增长需求是一个值得思考的问题。

3.需要面对更为严峻和复杂的信息安全威胁

在信息流动的过程中，一个新问题又出现了，那就是信息安全。我们常说信息安全是第一道红线。当我们由内网的办公室办公，变为半开放的分布式办公，会出现很多问题，比如文件不加密传输、连着公共wifi办公。那么如何保证身份、应用、数据、设备、网络的安全是一个让产研及IT都比较头疼的事情。

二、企业如何应对混合办公新模式

混合办公下，放大了一部分企业对于数字化转型的需求，以人为本，搭建统一化、自动化、智能化、安全合规的平台，是企业应对复杂多变的混合办公新模式的有力抓手。
在这个过程中，统一整合零散信息，杜绝分散管理，强化安全生产力，是三个致胜法宝。

以Microsoft Teams 数字协作空间为例，它整合聊天、协作、会议、文件共享统一的 IT 管控支持业务应用整合和低代码开发等多项功能，通过建立Teams 频道，实现对主题/任务的层次化和精细化管理，聚焦重要事务，满足同步和异步沟通需求，通过“隐私频道”和“共享频道”满足复杂的信息安全管控和外部信息分享的需求。
实现了从搭建团队-沟通管理-协作管理-业务延展-混合办公的全链条协同。

心动不如行动，在中国市场，由世纪互联运营的Office365上的Teams服务计划于2023年上半年发布。结合Office 365 和企业移动性+安全性(EMS)的Microsoft 365服务也会上线由世纪互联运营的版本。此外，由世纪互联运营的Dynamics 365和Power Platform，即将落地中国北部三数据中心区域;Wrap App for Power App、Power Pages等创新功能也已上线，持续助力企业加速推进业务创新。

三、如何选择适合的协作产品？

1.工具选型需要考虑的功能有哪些？

协同办公产品根据功能可以分为以下几类，沟通协作、文档协作、项目管理。我们在选型的时候会有不同的侧重方向，比如：
沟通协作，沟通协作主要包含IM、音视频通话、会议白板等常见功能。目前市面厂商支持均比较完善，是混合办公必备以及使用率均较高的功能。
文档协作，文档协作功能是信息传递是否高效的分水岭之一，团队使用文档协作中，除了考虑协同跨平台、跨端的兼容性以外，会话文件管理、协同编辑、评论、分享、权限设置等也是考量文档协作工具是否易用的标准。
团队管理，团队管理是工作流中不可或缺的一部分，任务、审批、公告、文档、项目这5个企业常用的办公功能是否满足团队的业务需求，是选择团队管理工具的关键指标。
近年来由于疫情的影响，各种协作产品犹如雨后春笋一般快速生长，市场上大部分产品的功能都很成熟了。只是有些差异化的区别，但是像这种单一的功能差距越来越难以调动消费者的胃口，越来越多的企业对于场景化的解决方案，业务的匹配、配套的软硬件更加关注。

2.团队选择协作产品的考虑因素？

1.产品功能性：厂商的技术和产品体系能否满足企业需求，能否解决的跨时间、跨地域和跨组织等带来的效率低下问题。
2.差异化解决方案：业务要垂直，精细化管理。协作产品是否提供该领域或需求的全部深度信息及相关服务是一个重要的问题。
比如物联网行业,在选择协作产品时，会考虑硬件的研发、售后成本，知识覆盖广泛，终端客户需求多样化等问题
选择协同办公产品应覆盖设备管理、生产管控、知识管理、供应链管理等场景，以便推动产业链协同。
3.可持续性:对于大中型企业而言，厂商的服务能力以及提供的保障是影响选择的关键因素。

三、微软如何帮助企业打造健康高效团队

随着工作环境的转变，微软的创新领域逐步聚焦于提升员工创造力、参与度和福利，以建立具有韧性和独创性的文化。其目的是希望提供一个员工体验平台，帮助企业上下一同创造蓬勃发展的企业文化。
Microsoft Viva也由此孕育而生，该平台把用于员工互动、学习、福利和知识探索的工具直接引入四大主营板块Viva Topics、Viva Connections、Viva Insights和Viva Learning。而Viva Insights让每个员工都有一位强大的“智能助理”

Viva Insights是去识别化的，使用的是数据聚合和最小共享阈值等保护措施。Viva Insights利用来自Microsoft Teams、Outlook和其他Microsoft 365 Apps以及Zoom、Slack、Workday和SAP SuccessFactors的数据，尝试寻找提高工作效率的数据模式。
Viva Insights的Stay Connected面板能为定期会议排好优先级，通过电子邮件、聊天和共享文档来追踪任务。
在管理方面，Insights使管理者更能洞见团队的工作模式，并准确发现团队可能遇到的困难，从而调整工作标准、量化这些改变所产生的影响。无论你是一位高管还是经理，都可以查看到相关角色下的数据，比如，当团队没有达成一定的沟通时长、会议过多、整块时间过少，或者任务分配到了员工选择之外的工作时间时，Viva Insights能帮助管理者及时作出决策。
简言之，Viva Insights 为个人、管理者和企业领导者提供个性化且可操作的洞察，以帮助组织中的每个人都获得成长。管理者和领导者可以看到团队和企业层面的发展趋势，并获得更好平衡工作效率和员工福利的建议

四、技术视角，混合办公如何保证工作效率

1.灵活的管理制度
拒绝微观管理及形式上的一刀切。有效的管理离不开动态的调整，在大流程下鼓励小创新。
2.明晰个人及团队目标
保证每日目标的清晰，团队整体的方向性。有利于及时纠偏
3.细化任务、加强沟通
通过15分钟的早会、需求串讲、反串讲，阶段性复盘，代码review，以及oneone等方式加强沟通。同时减少其他非必要的会议
4.建立完善的工具集
在流程链上建立完整的解决方案。从客情信息的反馈，到招投标、产品研发、测试运维、售后。小到打印机、会议室的调度，大到项目立项，我们是否有效的软硬件工具可以支撑混合办公工作的开展。
5.员工关爱
对于新入职员工、长期居家的同事给予员工关爱，营造健康、积极的混合办公氛围。
6.打造知识型组织
培养部门文化，加强思想建设，鼓励分享，打造知识型组织。
7.探索新模式下的团建
积极研讨基于线上以及混合办公模式下的团建，保持部门凝聚力、向心力。

五、混合办公还能这么玩？"沉浸式"数字化协作体验。

全球性的疫情迫使世界各地的员工放弃办公室，并转向在线协作。但是远程会议不仅少了一点亲密感，而且长期的视频办公会产生心理上的疲劳。试想一下，当大家都打开了摄像头，无论当前你的状态如何，碍于情面。都会打开摄像头并保持一个较好的状态。实际上，或许我们可以有些不同的体验。
有效的团队，有效的人际交往。需要在真正的个人层面上建立联系，并通过一系列的人际接触建立信任、同理心和共同目标，一个沉浸式空间有助于增强凝聚力和确定共同目标。
Microsoft Mesh允许不同物理位置的用户加入协作和共享全息体验，用户可以加入虚拟会议、发送聊天、协作共享文档等等。混合现实技术都可以为每个用户提供一个虚拟形象，并提供一种临场感。当你不想出现在镜头前面的时候，这种虚拟化身可以帮助实现富有表现力的自己。当你说话时，你的虚拟化身同样会拥有智能化的动作，从而为其带来额外的表现力。