第四章 信息资源内容管理

信息需求

什么是信息需求

信息需求：在从事各种社会活动的过程中，为解决不同得问题所产生得对信息得需要。信息需求是引发信息行为得原动力

• 信息用户：信息需求和信息行为兼具；信息用户的特征：
  • 拥有信息需求；需要接收信息以解决未知问题
  • 具备利用信息的能力；有能力接收、处理和利用信息
  • 具备接受信息服务得行动，事实上接收和利用信息

注：无行动称为潜在信息用户，信息需求是信息用户最为本质得特征

信息需求的类型

主体不同

• 个人信息需求
  • 生活信息需求：物质生活；精神、文化生活；个人安全；劳动和其他社会工作； 社会交往与互助；适应社会；增长知识；创造活动；实现某种生活目标；产生某种兴趣
• 职业信息需求
  • 为完成工作而产生的信息需求；熟悉各工作环节、了解同行业及同仁的工作情况、熟悉客户情况、提高职业技能
  • 应付工作中异常情况而产生的信息需求；为解决工作中发生的意外事件而产生的信息需求：了解事物性质、明确是否发生过类似事件、有无详细记录以及如何解决等
• 组织信息需求：社会组织为实现各自的目标宗旨所形成的一系列信息需求

信息表现形式

• 知识型信息的需求
• 档案型信息的需求
• 消息型信息的需求
• 数据型信息的需求
• 图像型信息的需求

组织边界

• 内部信息需求
• 外部信息需求

组织中不同层次的信息需求

• 操作人员；负责生产产品和提供服务的工人、普通职工；为信息系统提供输入信息或者处理分析的工作，很少利用输出结果
• 基层管理人员；监督操作层人员的工作，利用信息完成工作，是组织内信息用户之一
• 中层管理人员及技术或专业人员；专业技术人员从事的活动或从事各部门管理工作的人员
• 高层管理人员；组织各项活动得以正常运行的核心
• 专业技术人员；特点如下：通常需要原始的、未经加工的数据；其信息需求取决于工作性质

决策与信息需求

决策问题大致分结构化、半结构化和非结构化三类

• 结构化问题——重复发生的问题；采用程式化决策
• 半结构化问题——并无固定、重复使用多次的解决方案可遵循；半程式化决策，由中高层人员完成
• 非结构化问题——独一无二的、非重复性决策问题；非程式化决策

信息采集

信息采集：信息资源管理的第一个环节，是指根据用户的需要，寻找、选择相关信息并加以聚合和集中的过程

信息源

• 分析信息源的目的：明确信息采集的方向，信息的准确度和可靠度直接影响决策的准确性
• 信息源定义：人们获取信息的来源，是自然界和人类一切活动和思维的反映，是人类知识和记忆的物质载体，是信息传播过程中第一要素
• 信息源类型
  • 根据组织边界线划分：内部信息源——组织中各部门，另外包括各种档案信息、外部信息源——组织外部
  • 根据信息是否被记录；记录型信息源——图书，声像等，又可分为一次、二次、三次、…、n次信息源、非记录型信息源
  • 根据信息是否数字化；数字化——信息系统、专业数据库、互联网上的数字出版物等、非数字化
  • 根据信息载体；印刷型信息源、微缩型信息源、电子型信息源、实物信息源、声像信息源等
  • 信息运动形式；静态信息源、动态信息源等
• 文献分类
  • 根据载体形式不同——印刷型、缩微型、机读型、声像型
  • 根据出版形式不同——图书、连续性出版物——期刊、报纸和年度出版物、特种文献（特种出版物）——专刊文献、标准文献、学位论文、科技报告、会议文献、政府出版物、档案资料、产品资料
    • 根据文献内容 、性质和加工情况
      • 一次文献——作者本人研究成果为依据创作的原始文献；如期刊论文、研究报告、专利说明书、会议论文等
      • 二次文献——对一次文献进行加工整理后产生的一类方面；如书目、题录、简介、文摘等
      • 三次文献——一二次基础上，经过综合分析而编写出来的文献；如综述、专题述评、学科年度总结、、进展报告、数据手册等
• 文献特点
  • 图书——主题突出、成熟、论述完整，出版周期长，不反映最新的知识信息
  • 报纸和期刊——数量大、品种多、内容丰富、出版周期短、出版速度快、反映最新的知识和信息
  • 科技报告——内容专业、可靠、详尽，不受篇幅限制，可操作性强，报告迅速
  • 学位论文——理论性、系统性较强，内容专一，阐述详细，具有一定独创性
  • 会议文献——传播信息及时、论题集中、内容新颖、专业性强、质量较高、代表某一领域或一定时间内的最新学术研究成果
  • 标准文献——严肃性、法律性、时效性、滞后性；特殊技术信息
  • 专利文献——数量庞大、报道快、学科领域广阔、内容新颖、具有实用性和可靠性

注：影响因子 ——评价期刊影响力的指标，前两年发表论文在统计当年被引用的次数除以前两年内发表的论文总数

• 常见各种文献的外部特征
  • 图书——书名、作者、出版公司、出版地、出版日期、出版日期、出版信息、页数等
  • 期刊——卷、期、页数、年号等
  • 学位论文——著者、学位名称、论文篇名、颁发学位的单位名称及地址、授予学位的年月等
  • 会议——会议、大会、研讨会、论坛等 ；团体、协会等；论文、回忆录等；收集机构或编写单位的代号

信息采集原则

• 目的性原则
• 系统性原则
• 及时性原则
• 经济性原则
• 计划性原则；既要满足当前需要，又要照顾未来发展
• 可靠性原则
• 预见性原则；有一定超前性

信息采集方法

• 按照使用技术手段不同
  • 人工采集；通过感官或利用工具
  • 机器采集
    • 半自动信息采集
    • 全自动信息采集
• 按照信息采集方式不同
  • 定向采集法；监视电视信号、监听电台
  • 定题采集法；互联网发展状况调查、生物多样性专题调查
  • 定点采集法；交通路口摄像头
  • 主动采集法；
  • 跟踪采集法；
  • 社交采集法；各种会议、旅游、舞会、聚会、走亲访友、娱乐、网络交流等
  • 现场采集法；展览会、展销会、订货会、科技成果展示会、交易会、现场会、参观访问等
  • 委托采集法；委托机构或人员
  • 间谍采集法；间谍窃取

信息采集途径

• 内部途径
  • 管理部门；主要途径
  • 咨询与政策研究部门；为领导决策服务
  • 内部信息部门；重要通道
  • 研究开发部门
• 外部途径
  • 文献部门
  • 大众传播媒介
  • 学会与协会等团体
  • 各种会议
  • 政府部门
  • 个人交往与观察
  • 用户与消费者

信息存储与检索

信息存储

信息存储：经过加工处理后的信息，按照一定的规定记录在相应的信息载体上，并将这些载体按照一定特征和内容性质组织成系统化的检索体系

• 信息检索的作用
  • 方便检索
  • 延长寿命
  • 利于共享
  • 方便管理
• 信息存储的基本原则
  • 统一性
  • 便利性
  • 有序性
  • 先进性；存储形式应尽量采用计算机以及新兴材料作为信息资源存储的载体
• 信息存储的主要类型
  • 存储载体不同
    • 人脑载体存储
    • 语言载体存储
    • 文字载体存储
    • 书刊载体存储
    • 电信载体存储
    • 计算机载体存储
    • 新材料载体存储；新兴材料载体的共同特点——容量大、效率高
  • 信息库的分类
    • 按存储手段——人工信息库、机器信息库
    • 按存储内容——文献信息库、数值信息库、事实信息库和综合信息库
    • 按信息库存储规模——大型、中型、小型
• 信息存储的主要技术
  • 传统信息存储技术主要是纸张印刷存储技术
  • 现代信息存储技术分类如下:
    • 缩微存储技术；优点——存储信息密度高、存储方法简单、成本低、保存期长；缺点——必须借助微阅读机或微阅读复印机才能阅读，不能对照阅读
    • 声像存储技术；包括录音存储技术、录像存储技术和电影存储技术
    • 计算机存储技术；磁盘、磁带——密度高、容量大、成本低、可自动存储数据
    • 光盘存储技术；只读、一些多读、可重复擦写；优点——存储密度高，容量大；价格低廉，便于复制；坚固耐用，存储寿命较长；缺点——误码率比较高，相对误码需占20%-30%光盘空间
    • 网络存储技术 ——DAS（直连式存储）、NAS（附网存储）、SAN（存储区域网）

信息检索

• 信息检索的类型
  • 按照检索内容划分
    • 文献检索——根据检索的要求，利用检索工具找出符合需要的文献或论文
    • 事实检索——查找有关某一事物的发生域发展情况及相关资料
    • 数据检索——查找某种数据、公式、图表或化学式等
  • 按照检索方式划分
    • 手工检索
    • 机器检索
  • 按照系统连接情况分析
    • 成批检索服务
    • 联机检索服务
      注：以全文检索为核心技术的搜索引擎已成为因特网时代的主流技术之一
• 信息检索的基本程序

信息加工与分析

信息加工

信息加工：将采集来的大量原始信息进行筛选和判别、分类和排序、计算和研究、著录和标引、编目和组织从而使之成为二次信息的活动

• 信息筛选和判别
  • 信息筛选和判别的基本程序
    • 信息整理；前提
    • 浏览审阅
    • 再次审核
  • 信息筛选和判别过程中应关注的内容：虚构信息、添剥信息、拼凑信息、夸张信息、偏颇信息、残缺信息、模糊信息、走样信息
  • 信息筛选和判别的基本方法：感官判断法、分析比较法、集体讨论法、专家裁决法、数学核算法、现场核实法
• 信息分类和排序
  • 确定分类方法
  • 实施信息分拣
  • 进行信息排序
• 信息著录标引
  • 信息著录步骤
    • 做好前期准备工作
    • 确定信息著录格式
    • 加注标识符号
  • 信息标引步骤
    • 选择和熟悉分类表
    • 进行主题分析
    • 归入最恰当的类
    • 审校
• 信息编目和组织
  • 信息编目的基本程序
    • 注意选择编目形式
    • 实施目录编制
    • 实施目录组织
  • 目录组织的具体方法
    • 内容目录的组织方法——分类号顺序排序
    • 其他目录的组织方法——主题目录、题名目录、著者目录可采用笔顺法、笔画法、拼音法等

信息分析

信息分析是指以社会用户的特定需求为依托，以定性和定量研究方法为手段，通过对信息的整理、鉴别、评价、分析、综合等系列化加工过程，形成新的、增值的信息产品，最终为不同层次的科学决策服务的一项具有科研性质的智能活动

• 信息分析的方法

  • 定性分析法

    • 综合法——对域某一研究对象相关的各种来源、各种内容的信息，按特定的目的进行归纳汇集而成的完整的、系统的信息集合的方法
    • 对比法—— 两种以上同类事物各自相关信息来辨别它们异同或优劣
    • 相关法——事物之间内在或现象上的联系，从一种或几种已知判断未知的方法
    • 因果法——根据事物之间固有的因果关系，原因推导结果或逆推

  • 定量分析法

    • 文献计量分析法——基于文献量的变化与科学技术的发展之间存在着一定的内在联系，从而建立方程式
    • 插值法——内插法和外推法
    • 回归分析法
    • 决策分析法
    • 预测分析法——概率论、时间序列分析、马尔柯夫分析

  • 定性和定量相结合的分析方法

• 逻辑分析法——利用表象和本质分析，达到由表及里、透过事物表象把我本质的目的；瑞雪兆丰年、朝霞不出门，晚霞行千里

• 文献计量学方法——三大定律：布拉德福定律、洛特卡定律、齐普夫定律
  注：普赖斯指数=被引文献数量（小于或等于5年）/ 被引文献总量 X 100%

• 数据挖掘：从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的实际应用数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、但又是潜在有用的信息和知识的过程

• 常见数据挖掘方法和手段：关联分析、决策树、粗糙集、人工神经网络、遗传算法、归纳学习

• Web挖掘主要包括Web内容挖掘和Web访问记录挖掘

知识管理

知识管理：一个组织整体上对知识的获取、存储、学习、共享、创新的管理过程，目的是提高组织中知识工作者的生产力，提高组织应变能力和反应速度，创新商业模式，增强核心竞争力

• 组织知识管理内容：知识创新管理、知识共享管理、知识应用管理、学习型组织、知识资产管理、知识管理的激励系统、知识管理的技术与工具、知识产品的定价与版本、知识员工的管理、学习与创新训练等
• 组织知识管理涉及的技术：文档管理、知识门户、数据挖掘与知识发现、搜索引擎、智能检索技术、专家系统、电子会议、在线学习以及群件等
• 个人知识管理工具分为个知识获取工具、个人知识存储工具、个人知识共享工具和个人知识创新工具

知识管理工具

• 知识地图——以图形方式的知识索引与向导；描述组织内各种知识源的分布、联系及实践中的发展变化状态
• 搜索引擎——快速获取知识的有效工具之一
• 知识门户——具有信息集成、知识分类、个性化展示和系统资源管理的集成环境
• 文档管理系统——组织的知识资产管理工具，用来存储和管理组织的各种文本文档和图片文档等知识资产
• 知识库——知识工程中结构化、易操作、易利用、全面有组织的知识集群，针对某一领域问题求解的需要
• 群件和工作流系统——知识共享的主角
• 在线学习系统(E-learning)——降低学习成本和促进知识创造

信息传递和共享

信息传递：信息价值得以实现的重要条件，以信息提供者为起点，通过传输媒介或者载体，将信息传递给信息接收者的过程

• 信息传递的程序
  • 完成信息采集检索
  • 选择信息传递工具；语言、报刊等
  • 接收使用信息
• 信息传递技术
  • 空间上信息传递技术是通信技术，现代通信技术可分为有线通信技术和无线通信技术

信息共享

• 信息共享途径分类：
  • 政府机构、大学、科研机构、商业机构、非政府组织、综合信息服务提供商（依据信息提供者）
  • 共享平台、共享数据库、信息资源目录、文献和数据传递等（依据信息提供方式）
  • Web服务方式、点对点方式、文件服务方式、电子邮件方式、光盘或印刷复制方式（信息传递技术）
• 信息共享技术涉及技术：信息传递技术、信息存储技术、信息安全技术、信息标准化、信息定位和描述技术、信息转换及技术、信息融合技术等
• 数据、系统和环境的异构是影响信息共享的主要技术问题之一
• 产生异构问题的原因：操作系统类型差异、网络协议标准化差异、数据格式和 标准的差异、语言文化的差异等
• 解决异构的技术：数据库转换技术、数据访问透明技术
• 信息安全访问、信息加密以及版权保护等技术也是信息共享中的关键技术