word模板运用

大家知道，Word提供了各式各样的模板，在开始编辑Word文档尤其是专业性质的文档之前，先看看有没有现成的模板可用吧。如果有，那么大可以发挥“拿来主义”的精神，利用现成的模板来制作，这样一来，不但作品的质量会非常好，而且效率也高得多。

　　下面就带大家来好好认识一下Word模板。

第一部分　Word模板的基础应用

　　Word模板的分类及存放位置

　　Word中的模板分为两类：一是系统向导或模板，第二类为用户自定义模板。

　　Word的系统向导或模板安装在 X:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夹中，其扩展名是WIZ(向导)和DOT(模板)。

　　用户自定义模板存放的位置会由于Windows版本的不同而不一样：对于Windows 2000/NT/XP用户，自定义模板会放到C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下；如果使用Windows 9x/Me，模板会被放置到 C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates 文件夹下。(X为安装OFFICE软件的目标盘符)

　　使用现成的Word模板

　　Office XP本身准备了很多精美模板，只要选择“文件”→“新建”，在Word窗口右侧会出现“新建文件”窗口任务格，单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口。

　　在这里所有模板已经分门别类放置好了，有常用、Web页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等几类向导或模板，而且可以单击相应标签打开，其中会有相应模板文件名及模板描述信息，并可预览。

　　选中自己需要的模板，然后单击“确定”按钮即可打开已经套用该模板的新文件。有的模板可能还会打开向导窗口要求进行一些参数的选择与设置。如图1：

　　安装外部Word模板

　　模板是以文件的形式存放的。因此，如果从网上或光盘上找到一些Word模板，只要把它们拷贝到 C:\Documents andSettings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(Windows2000/XP用户)或C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下即可(Windows 9x/Me用户)。

　　删除不必要的Word模板

　　如果不需要太多模板，或觉得安装了太多模板，可打开“资源管理器”，进入用户自定义模板文件夹，再把相应的模板文件删除掉即可。

　　对Word模板加密

　　如果不想别人使用Word提供的通用模板(Normal.dot)或自己精心创作的一个模板，又该怎么办呢？这时可以对该模板进行加密：

　　打开通用模板文件Narmal.dot(其它模板文件做法相同)，然后在“工具”/“选项”/“安全性”选项卡中的“此文档的文件加密选项”区的“打开权限密码”中对其设置密码，再按下工具栏上的“保存”按钮。以后每次启动Word时，就会提示输入密码了。如果有密码当然可以使用，没有密码，就无法使用此模板，如图10：

　　使用多个Word模板

　　默认情况下，Word只能支持惟一的默认模板，这往往不能满足我们的需求。其实你可以让Word使用多个模板：

　　先在一个文件夹下右击，选择“新建”→“MicrosoftWord文档”生成几个Word文件，然后分别用Word打开它们，按照自己的要求对这些文件进行处理，最后选中它们，右击鼠标，选择“属性”，在打开的“属性”窗口中选中“只读”前的小勾，把多个“模板”文件设置成只读文件。

　　以后要应用某一个“模板”文件时，只要双击它，此时Word会打开一个以当前选中的“模板”文件为蓝本的“只读”文件，只要按下Ctrl+S键，Word就会弹出“另保存”对话框供我们另存文件，而且原来“模板”文件中的内容并不会被覆盖。利用这种方法理论上可以实现无数个“模板”。

　　共享模板

　　对局域网中的用户来说，自定义模板可以让网络上的其他用户共享。具体做法是:将自定义模板放入某个共享文件夹中，并为该共享文件夹建立一个快捷方式。网络上的其他用户可以把这个快捷方式放入自己的 C:\Program Files\MicrosoftOffice\Templates\2052 文件夹中，然后就能像本地安装的模板那样调用了。

第二部分　Word模板的编辑与修改

　　创建自己的Word模板

　　有时可能对那些制作精致的样式“爱不释手”，那么可不可以把别人做好的样式引用到自己的模板文件中来呢？答案是肯定的，方法就是把其它模板或文档中样式引用到自己的模板中来，从而得到自己的模板。

　　下面的操作只是简单地学习创建的方法，而实际中的运用水平如何，还取决于对样式和模板使用经验的积累程度。

　　1.启动Word，进入程序主界面后，选择菜单“文件→新建”命令，显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“常用”选项卡，选中“空白”项，然后选中“新建”区的“模板”单选框，单击“确定”后创建了一个新的空白模板。

　　2.接下来，假设要把Word提供的“典雅型报告”模板中的“块引用”和“标题2”样式引用到当前的模板，以创建自己模板。选择菜单“工具→模板和加载项”命令，打开“模板和加载项”对话框，单击“管理器”按钮，出现“管理器”对话框，如图2：

　　3.单击“管理器”对话框右侧“在Normal中(N)”区下方的“关闭文件”按钮，清除标准模板Normal中的样式列表。刚才的“关闭文件”按钮并为“打开文件”按钮，单击“打开文件”按钮，在显示的“打开文件”对话框内中定位至 D:\Program Files\MicrosoftOffice\Templates\2052文件夹(假设Office安装在D盘)，然后选中“典雅型报告”后，单击“打开”按钮如图3：

　　小提示：C:\Program Files\Microsoft Office\Templates是Word提供模板的保存位置，注意和前面Word用户创建模板的默认保存位置区别。

　　4.返回“管理器”对话框，可以看到“典雅型报告”模板中的样式均列在右边的列表中，然后选中要引用到自己模板的样式“标题2”，再单击“复制”按钮即可如图4。拖动样式框滚动条，找到“块引用”样式，用同样的方法复制到自己的模板中去。

　　5.完成操作后单击“关闭”按钮，返回Word编辑窗口，打开“样式和格式”任务窗格，可以看到“标题2”和“块引用”样式，已被引入到自己的模板中如图5：

　　6.用同样的方法可以引用其它模板或文档中的样式，最后单击工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中设定好模板的名称，采用默认保存位置，即可完成模板的创建。

　　7.为了使模板更加完善，大家还可以细心定义其他的细节。

　　首先，一定不要忘记根据模板的性质，设计合适的样式集合。设计的时候要注意命名规则、不同段落样式的相互关系、格式的统一性等等问题。想了解样式的奥妙，可以试用一下Word提供的“中文报告”等模板，仔细揣摩一下不同样式之间的关系；

　　其次，用户还可以为模板定义专门的自动图文集，供用户快速插入一些文本和图片。

　　最后，大家还可以根据自己的实际水平和文档性质，重新定义工具栏按钮。这样，当使用特定模板的时候，Word的外观也会相应地起变化，把编辑此类文档最常用的按钮呈现在最合适的位置。

　　小提示：直接把DOC文件另存为模板的方法是不可取的，那样做获得的模板会缺少许多功能，如“自动图文集”中的词条不能用等。

　　修改、改造已有模板

　　Office XP本身带有大量各式各样的文件模板，但有些在使用时可能并不尽如人意。这时，可以自己来修改已有的文件模板，使它更符合使用者的要求。

　　选择“文件”→“新建”，再单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口，从中选择一个类别，如“信函和传真”，然后选择“典雅型信函”，再依次在相应位置填入“公司名称”、“职务”、“姓名”等信息，最后单击“文件”→“另存为”，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，并默认保存在模板文件夹下。以后使用时，只要选择“文件”→“新建”，就能在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己修改后的模板了，如图6：

　　下面再修改一下默认页面大小，选择“文件”→“页面设置”，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，再单击“纸张”标签，在其中定义页面的宽度和高度。最后按下窗口左下方的“默认”按钮，此时会出现一个修改默认模板的窗口，按下“是”按钮，如图7。

　　重新启动Word，这时新建的文件已经自动缩进，且页面也窄了许多，说明刚才的设置已经生效了。

　　小提示：现在网上有很多英文的Word模板文件，大家可以把其中的英文信息改为中文的，再保存成模板，这样就可以更好地为自己所用。

　　生成稿纸文件模板

　　选择“文件”→“新建”，在右边窗格中出现的“新建文件”窗口任务格中单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目，然后在弹出“模板”对话框，单击“报告”标签，并双击其中的“稿纸向导”项目，系统会提示插入Office XP安装光盘，就可以成功安装稿纸模板。

　　接下来，就可以顺着向导按下“下一步”按钮继续；接下来选择稿纸大小及方向，再选择稿纸网络线种类，并设置字数和行数和网格方式，设置页号位置。最后，单击“完成”按钮即可生成一个空白的个性稿纸方式文件。

　　制作专业套打效果模板

　　首先用扫描仪把表格扫描成图片文件，在Word中选择“插入”→“图片”→“来自文件”，然后把扫描后的表格文件插入到文件中。选择“文件”→“页面设置”，调整纸张大小与表格文件的原始尺寸一致，然后右击该图片并选择“设置图片格式”，在弹出的对话框中选择“版式”标签，然后选择“衬于文字下方”，调整图片使其正好覆盖整个页面。

　　接着在需要打印的空栏处插入文本框，调整其大小正好和表格图片的空栏尺寸一致。然后右击文本框，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”，设置该文本框的“颜色与线条”为“无线条颜色”。

　　按照上述步骤插入多个文本框，最后选中所有文本框，再单击鼠标右键，选择“组合”将它们组合在一个对象。

　　接着在文本框中单击左键，选择菜单“插入”→“域”，在弹出的对话框中，选择“域名”为MacroButton，宏名为AcceptAllChangeShown，在显示文字中输入提示文字。

　　最后将文件中的图片删除，并把新建的文件保存为模板即可。

下次使用时，调用此模板，将光标移到文本框中，输入相关内容确定后就可以打印了，非常方便的，如图9：

　　小提示：大家也可以用它来制作多种票据的模板，并把它们拷贝给同事，就可以实现模板的共享了。

　　快速修改Word默认模板

　　启动Word，按下Ctrl+N键新建一个空文档，选择“工具(T)”→“自定义(C)…”，选择“命令”选项卡，在这里用户可以定制自己的工具栏，按窗口提示做就可以了。注意窗口下方的“保存于(S)：”，当单击“关闭”按钮时，定制的工具栏就被保存在Normal.dot中了，如图11：

　　在上面的窗口中单击“键盘(K)…”，弹出“自定义键盘”窗口，先选择“类别(C)”，再选择“命令(O)”，鼠标位于“请按新快捷键(N)：”框中，这里是按住键盘上的二个键：Ctrl+D，窗口显示如图12：

　　用鼠标点击左下角按钮“指定(A)”，关闭窗口回到文档编辑状态便可使用。注意窗口中的“将更改保存在(V)：”框，当单击“关闭”按钮时，定制的键盘快捷键就被保存在Normal.dot中了。

　　快速制作Word默认模板

　　启动Word，按下Ctrl+N键新建一个空文档，选择“文件”→“页面设置”，并对页边距、纸张及版式进行设置。完成后单击一下设置对话框最左下角的“默认”按钮。并在Word弹出的提示窗口中单击“是”按钮。以后每次运行Word，Word都会以此模板为蓝本新建文件。

第三部分　Word模板的另类应用

　　使用其它模板改变当前文档样式

　　文档制作完成后，可以通过“格式”菜单下的“主题”命令，使用“样式库”选择其它模板，一次性替换当前文档的样式组合，让文档以新模板中的样式风格显示。具体操作方法如下：

　　在当前文档打开的情况下，选择菜单“格式→主题”命令，打开“主题”对话框，单击“样式库”按钮，显示“样式库”对话框，在左侧的“模板”列表框中选择一个模板，比如“典雅型报告”，单击“确定”按钮如图13，返回Word编辑界面，可以看到当前文档的外观按照“典雅型报告”模板的样式风格显示。

　　小提示：该方法也可以用于已把文档制作完成后，发现先前为文档选择的模板并不适合，需要为文档更换一个模板的情形。

　　右击建立个性Word文档

　　进入C:\Documents andSettings\用户名\Templates文件夹，在空白处右击，选择“新建”→“Microsoft Word文档”新建一个Word文件，命名为winword8.doc。双击winword8.doc，然后对其中的字体、字形、页面大小等作一些个性设置，并保存该文件。

　　以后在“资源管理器”中右击鼠标，选择“新建”→“Microsoft Word 文档”，再双击新建的文档，就会发现，它已经套用了在winword8.doc中的设置了，从而可以使用自己的个性化Word。

　　用Word模板批量转换文件

　　如果经常要一次转换多个文件，可通过Word的模板来完成：

　　先把要转换的文件放到一个文件夹中，然后启动Word，再选择“文件”→“新建”，并在“新建文件”窗口任务格中选择“通用模板…”，在弹出的“模板”窗口中单击“其它文档”选项卡，双击其中的“转换向导”图标，单击“确定”按钮。此时WordXP会弹出文件转换向导，直接按“下一步”按钮继续。接下来选择转换类型，设置源文件夹和目标文件夹，再选择转换文件，进行转换即可。也可以直接双击X:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052\下的文件“转换向导.Wiz”，如图8：

　　获得更多模板资源

　　如果觉得Word中内置的模板不能满足需要，大家可以通过从网上下载更多的模板：

　　选择“文件”→“新建”，就可以看到“新建文档”任务窗格，注意最下面的“Microsoft.com上的模板”链接。单击后，即可打开该站点上的中文模板库。其中提供了很多类别的模板，非常丰富。只要单击网页上的模板类型链接，就能在网页上看到该类模板的名称和提供商等内容。

　　单击模板名称，并在“模板最终用户许可协议”窗口中单击“同意”按钮，同时单击“在MicrosoftWord中编辑”，IE会将模板下载到硬盘，完成后自动用WordXP打开模板。如果对模板效果满意，再用“另存为”将它保存为模板，就可以像普通模板那样调用了。

　　小提示：在重新安装系统之前，必须对自定义模板文件夹中的模板文件作一个备份，否则会丢失喔。

　　坏事的Normal.dot模板

　　有时点击Word图标，它却没有启动，反而出现一个错误信息。重装都无济于事，严重时，甚至不能卸载和重装Word。一般情况下，这是由于Word的Normal.dot模板文件损坏所造成的，可以通过系统的查找工具找到该文件，然后将其删除，这时Word会自动重建一个新的Normal.dot文件，并恢复正常。

　　利用模板让Word文件自动备份

　　默认情况下Word文件是不能自动备份的。不过，可以通过下面的技巧让它具有自动备份功能:启动Word并新建一个空白文件，单击“工具”菜单中的“保存选项”，在“保存”对话框中，选中“保留备份”复选框。同时，勾选“自动保存时间间隔”复选框，再在后面设置一个时间间隔，时间越小，保存越频繁。

　　完成后，单击“确定”按钮。然后单击“文件”→“另存为”，在“另存为”对话框“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，再在“文件名”中输入:ct.dot，然后把它保存到C:\Documents and Settings\Administrator\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下(Windows 9x/Me则保存到C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹中)。

　　关闭Word，启动“资源管理器”，切换到C:\Documents andSettings\Administrator\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下，将Normal.dot删除或者改名，将刚才保存的cfan.dot重命名为Normal.dot。以后使用Word编辑文件时，每次保存文件，Word都会保存一个副本文件，并以.wbk为扩展名与原文件保存在同一文件夹中。如果哪一次文件发生损坏，就可以选择“文件”→“打开”，在“打开”对话框的“文件类型”中选择“所有文件”，然后找到这个WBK文件，再打开即可。