Thinkingrock使用

thinkingrocks2.2.1+jre6

ThinkingRock是一款跨平台的免费的GTD软件（需要JAVA）。它可以帮助收集和转换你的想法（thoughts），使之成为可完成的行动（action）、任务 （Project）或者存储为信息（information）、将来可能做的事情（future possibilities）。它的收集和转换方法完全按照Getting Things Done设计的，简单易用，且非常强大。

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打开ThinkingRock后就可以非常清楚的看到它的整个流程，其中包括Setup（设置），Collect（收集），Process（处理）和Organise/Review/Do（规划/回顾/做）。

Setup（设置）

一、Setup模块

1、Create Data File

因为Thinkingrock是能多用户使用的，所以大家需要专门建立个人的数据文件。点击Create Data File就可以建立一个.trx的数据文件。

数据文件建立后，大家还需要为自己的GTD收集系统设定Contexts（情境）和Criteria（准则）Topics（主题） 。

2、DefineContexts

Contexts（情境）：情境就是在什么时候，在什么地点时你可以做什么。

点击附带"+""笔""和"×"的@按钮可以分别添加、编辑和删除情境。

例子如：在工作，在网上，在购物等等。Archie的设置如下图，有“@假期”，“@图书馆”，“@学校”，“@寝室”，“@打电话”，“@实验室”，“@数学院机房”，“@家”，“@单位”几项。情境的作用就是让你判断在不同的时候，不同地点时可以分别干什么。

3、Define Criteria 定义准则

ThinkRock提供了三种准则和默认的一些数据定义可以进行选择，包括：时间，精力和优先级。

而这些也是一个活动或任务的重要属性。

时间是完成一项初步估算的时间投入；

精力情况代表了任务的复杂程度；而优先级则代表了任务的重要和紧急程度。

以上三个准则的作用仍然是在帮你分析，在你所处的某一个状态和场景下可以选择哪些活动来执行。比如快下班了精力已经很难集中，思维也跟不上，就可以选择些琐碎的日常小事情来做。

以下为优先级分配一个值属性，从0-9，表明优先级别。

4、Topics（主题）

点击房子图标（Overview快捷键Ctrl+Shift+O）回到主界面点击Define Topics或点击三个立方体的图标。

选择主题是用来为行动分类的，就像博客都有Tags，不同的文件会归纳到不同的地方一样。

 Archie的分类有“个人”，“项目”，“家庭”，“练习”，“学生工作”和“自我学习”。这里你还可以为每一个主题分别设定颜色从而更容易识别。

二、Collect（收集）

 收集需要你把所有环绕在脑海里想要做的，马上要做的和可能要做的事情都放入系统里面，让你的大脑可以自由的创新和工作。收集的想法都会用主题分类。

点击Collect Thoughts

这里主题为：项目

编辑完之后，点击Add添加thoughts。

三、Process（处理）

1、Reference

添加相关的条目

2、Someday/Maybe Item

某天可能会做的条目

3、Process Thoughts

当我们收集了这些点子后，我们第一步要做的分析就是这些思考的点子是否可以付诸于行动。

在Is This Actionable？选择Yes可以付诸行动，No不能付诸行动。

如果不能付诸行动，选择No。如果是自己永远都不会去做的想法 ，可以选择删除（Delete），以后的某一天可能会去做的，存为Someday/Maybe（将来可能做的项目）。

如果是可以付诸行动的,在Is This Actionable？选择Yes，将这个思考转化为一个具体的活动任务。

a.如果这项活动处理时间<2分钟，则你可以直接完成，直接在完成后点Done旁边的CheckBox就可以了。
b.如果这项活动你还不希望开始，但是有想要记录这个活动，你可以将活动Status设置为Inactive状态即可，代表活动还没有激活。
c.如果希望活动尽可能快的开始，则将活动Status设为 Do ASAP 状态。
d.如果已经知道活动是发生在一个特定的日期或时间，则选择Scheduled状态，然后设置具体的时间。
e.如果活动需要委派给他人处理，则选择Delegated状态，然后确定委派人并可以发邮件通知他们。

在这里我们要注意的是如果一个想法比较大，需要分解为多个步骤或活动来完成，就应为Thoughts设立project（项目），项目可以将行动更好的组织和规划，使行动都清晰明了。在这里我们仍然需要再次强调项目（project）的定义，是有明确的目标和开始截止时间的。另外ThinkRock项目作用就是将完成共同目标的活动组织起来，同时还支持大项目套子项目。

四、Organise/Review/Do（规划/回顾/做）

到了这个阶段我们要做的就是不断的组织我们的活动，对活动完成情况进行审查如果完成及时的将其扔到已完成任务列表中。

有些活动现在可能不紧急，但是有明确的截止完成日期。

有些活动不仅有截止日期，还需要我们尽可能早的完成。

还有些活动在执行过程中会发现比原计划复杂需要多个步骤来完成，这个时候可以讲活动转化为项目来管理。
还有一类就是前面谈到的Delegated状态的活动，这类活动往往需要他人协助来共同完成，因此需要我及时的进行跟踪监控以保证总体的目标和进度完成。而我们进行GTD的目标也很简单，就是要以最快的速度和效率将Inbox里面的想法转化到Done状态，而不是让大量的活动或任务处于等待和未完成状态。