使用Word仅编辑一份文档，同时发布不同版本的技巧

    在我们做开发时，经常需要写文档，像设计文档，接口文档等。有时我们的文档，内部和发布给客户的文档需要不同的内容，一般是内部文档，经过裁减生成发布文档。第一次裁减也许没有什么感觉，但后续的维护却发现遇到个大麻烦。每次更改内部版本，需要在多个版本中同步修改，很多人都在想有文档管理工具多好，但至少我到现在没有发现有这样的工具。每次遇到这种工作，都会感觉很繁，而且也降低修改文档的热情。

    其实Word的宏可以帮助完成这个自动化功能，同时我们可以借助书签，来完成裁减范围的划分。下面说明一下具体方法：

    1.增加书签。 选择文档中部分文字，点击“插入-书签”，输入新的书签名字，点击“添加”，即可为这份文档增加一份新的书签。定义的书签默认在文档中是看不到的，可以在“word选项-高级-显示文档内容-显示标签”上打上勾，即可在文档中看到标签的范围。标签是以“[标内容]”标识，中间为标签内容。若无内容，则以“I”显示。

    2.录制宏。 点击“视图-宏-录制宏”，输入“宏名”开始录制，这时所有的具体操作将会记录，包括打开，保存文件。点击“插入-书签”，找到新建的标签，选中，定击“定位”，文档中标签内容会被选中，然后按delete键，将内容删除。点击“视图-宏-停止录制”关闭录制宏。

    3.执行宏。 将文件恢复到录制宏之前。点击“视图-宏-查看宏”，选中创建的宏名并“执行”。这时，录制宏时所做的操作将被自动执行，书签内容将被删除。

    如果有多段需要处理的，可以同时录制对多个书签的操作，这样就可以做批量执行了。当前要注意，在执行宏之前，要把文档保存，执行完后，最好另存为一份，否则，要么之前的文档无法恢复或者被执行后的结果覆盖，创建的所有书签也就白费了。当然，最好把“保存-裁减书签-另存为” 的操作一起录制 ，这样可以减少出借的机率。

 

    如果你熟悉VB，或有一定的编程基础，那你也可以自已编写宏代码 。自已编写可以更清晰了解整个文档的操作流程，更容易控制。下面是我写的示例代码，用于裁减自已工作中用到的接口文档。大家可以根据自已情况做一些修改，以适合自已的情况。

Sub CreatePublicDoc() ' ' CreatePublicDoc 宏，通过内部文档生成外部接口文档 ' ' OldFileName = ActiveDocument.FullName NewFileName = Replace(ActiveDocument.FullName, "(内部版)", "(发布版)") ' 判断两次文件名是否相同，防止在同一个文档执行此宏，导致保存结果丢失或在错误的文档中执行。 If OldFileName = NewFileName Then If MsgBox("新文件名与旧文件名相同,是否取消?", vbOKCancel) = vbOK Then Exit Sub End If End If If MsgBox("当前文档名: " + OldFileName + vbCrLf _ + "新文档名为: " + NewFileName + vbCrLf _ + "当前文档将被保存,并另存为新文档,是否继续?", vbOKCancel) <> vbOK Then Exit Sub End If ' 保存原文档，并将文档另存为新文档，所有操作将在新文档中执行 ActiveDocument.Save ActiveDocument.SaveAs (NewFileName) ' 计算需要替换的个数，本代码会清除所有书签，请检查文档中所有的宏都是可以清除的 If MsgBox("[" + CStr(ActiveDocument.Bookmarks.Count) + "] 个标签已找到，程序将自动清除所有标签，请确认您已做好备份！" _ + "是否继续?", vbOKCancel) <> vbOK Then Exit Sub End If ' 替换文档中指定字符，文档首页标题和页眉 Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="TITLE" Selection.TypeText Text:="（发布版）" ' 页眉中查找书签失败，注释以下条目录 'Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="HEAD" 'Selection.TypeText Text:="(发布版)" ' 使用新方法更改页眉中的内容，暂时还没找到其它更好方法 ActiveWindow.ActivePane.View.SeekView = wdSeekCurrentPageHeader ' 打开页眉 Selection.MoveDown Unit:=wdLine, Count:=2 ' 由于首页为封面，不显示页码，向下移两行，移动下一页页眉。Count:=n表示移动几行，移动一行会移到封面的页脚。 Selection.EndKey Unit:=wdLine ' 移动到页眉行的尾部。如果此行开头为图片，不能选择全行，则移动到行尾往前选择指定字符。 Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=7, Extend:=wdExtend ' 向前选中7个文字 Selection.TypeText Text:=Replace(Selection.Text, "(内部版)", "(发布版)") ' 替换选中文字的关键字，把新文字输出到选中文字的位置。 ActiveWindow.ActivePane.View.SeekView = wdSeekMainDocument ' 关闭页眉 ' 清除所有标签 For i = ActiveDocument.Bookmarks.Count To 1 Step -1 Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:=ActiveDocument.Bookmarks(i).Name Selection.Delete Next ' 更新目录 For Each aStory In ActiveDocument.StoryRanges aStory.Fields.Update Next aStory ' 保存新文档 ActiveDocument.Save ' 重新打开原始文档，如果要重新生成新文档，要把上次打开的文档关闭，否则无法替换 If MsgBox("新文件生成成功,是否重新打开原始文件?", vbOKCancel) = vbOK Then Documents.Open FileName:=OldFileName, ConfirmConversions _ :=False, ReadOnly:=False, AddToRecentFiles:=False, PasswordDocument:="", _ PasswordTemplate:="", Revert:=False, WritePasswordDocument:="", _ WritePasswordTemplate:="", Format:=wdOpenFormatAuto, XMLTransform:="" End If End Sub

 

    大家经常在谈办公自动化，如何提高效率。做办公文档时，有了这些助手，那你的工作就轻松了许多，不用把你搞的焦头烂额了。希望大家工作愉快^^