自我管理[收藏]

自我管理 愈來愈多在職場上的人，以及大多數的知識工作者，都需要學習「經營、管理自己」，他們要懂得將自己放在最能有所貢獻的地方，並學習發揮自己所長。在長達五十年的工作生涯中，必須學習保持心思的敏銳和活潑，以及應當在何時改變所做的事、如何改變，並決定改變的時機。 知識工作者可能比任職的組織存活得更久。即使知識工作者已經延後了投入職場的時間─比方說，花相當長的時間受教育，直到二十多歲獲得博士學位─以已開發國家人口的平均壽命來看，他們可能繼續活到八十多歲，而且即使在退休之後，他們可能必須繼續工作（也許是兼職），直到七十五歲左右或者更老；換言之，平均工作生涯約為五十年，對知識工作者而言尤其如此。然而成功經營的公司平均壽命最多只有三十年，何況我們身處劇烈變化的時代，公司平均壽命甚至可能更短。有些組織雖非永遠存在，也算是屹立不搖，但即使是這類組織（包括學校和大學、醫院、政府機構），也會在我們所處的混亂時期中經歷快速的變革，很多組織可能因此不保，如果倖存下來，組織結構、工作方式、所需要的知識、以及所聘用的員工也會改變。因此，工作者、尤其是知識工作者的職涯，可能比僱用他們的公司來得長久，而且必須作好準備，從事不只一項工作、一種任務、一種職業生涯。 有偉大成就的人，例如拿破崙（Napoleon）、達文西（Leonardo da Vinci）與莫札特（Mozart）之輩，向來善於自我管理，也因此傲視群倫。然而這些人畢竟鳳毛麟角。他們傑出的才幹與成就，一般人望塵莫及。但在今天，即使資質平庸的人，也必須學習自我管理。 因此，知識工作者面對完全新的需求： 一、必須詢問：我是誰？我的長處何在？我做事的方法為何？ 二、必須詢問：我歸屬何處？ 三、必須詢問：我的貢獻是什麼？ 四、必須對關係負責。 五、必須規劃管理後半生。 長處何在 大多數人都以為清楚自己的長處何在，其實不然。一般人比較清楚自己的弱點，但是知己所長非常重要。一個人只能從自己的長處，而不能從自己的缺點上去發揮。 不過在數十年前，大多數人知不知道自己有什麼長處，根本無關緊要。一個人的工作與職業，出生時就已經注定了：農夫之子長大了作農夫，工匠之子長大成工匠，一個人如果不能繼承父業，他就有辱天賦使命。但是現在，人可以選擇要做的事，因此必須知己所長，才能知所歸屬。 發現自己長處，只有唯一的方法，就是利用回饋分析法（feedback analysis）。這個方法是：每當做出重大決策或採取重要行動時，事先寫下你所預期的結果。九到十二個月之後，再以實際成果與當初的預期相互比較。我自己運用這個方法，至今近二十年，每次都有意外的收穫。 這絕不是新方法。早在十四世紀，就由一位毫不出名的德國神學家所發明。大約一百五十年後，喀爾文教派之父喀爾文（Jean Calvin）在日內瓦（1509-1564）和耶穌會創始者依納爵．羅耀拉（Ignatius Loyola）分別採用這個構想，並將之整合到他們對團體每一個成員，也就是喀爾文教派牧師和耶穌會教士們所訂定的規則。這說明了為何這兩個新組織（均在一五三六年成立）在三十年內支配了歐洲：喀爾文教派新教徒主宰北歐；耶穌會天主教徒主宰南歐。當時，這兩個團體各自擁有數千名成員，其中大多必須是一般人而非特別的人；若非完全獨立工作，也是單獨行動，必須暗中運作，隨時都會擔心遭到迫害。但是幾乎沒有人變節。比較結果和預期，定期的回饋再次肯定他們的承諾，同時讓他們能夠專注於表現和成果，並因此獲得成就和滿足。 這個簡單的方法可以在相當短（大約二到三年）的時間內，題示出長處何在，這可能是認識自己最重要的一點；也能顯示出，由於你所做或未做的哪些事情，使你的長處無法充分發揮。它會顯示，你在哪些地方不太高明，或哪些地方根本毫無希望。 回饋分析法會產生一些行動結論： 一、專注於你的長處。做你所擅長的工作，讓長處得以發揮。 二、加強你的長處。回饋分析會指出，你在哪一方面需要改進技巧、或需要吸收新知，也會顯示出你在哪一方面的知識並不足夠，必須與時並進，同時指出個人知識上的疏漏之處。 人們通常可以針對自己並不在行的部份取得足夠的技術或知識。 數學家誕生了。但是幾乎每個人都可以學三角學、學習外國語言，或主要的學科，不論是歷史、經濟或化學皆然。 三、特別重要的是第三個結論：回饋分析法很快就可以找出任何由於知識上的傲慢所導致的嚴重無知。有太多人、特別是學有專精的人，往往對其他領域的知識嗤之以鼻，或是認為只要聰明就夠了，不必知道太多事情。接下來，回饋分析法很快就會指出，績效不佳的主要原因是所知不足，或是看輕其他領域的知識。 第一流的工程師常以人際關係的門外漢自居，並以此為傲，會計師也常常認為沒有必要了解人。相對地，人力資源工作者則經常以不懂基礎會計學或量化方法而自傲。派駐國外的傑出主管常常認為，具備商業技巧即已足夠，不需要學習歷史、藝術、文化、駐在國的傳統─結果會發現，他們的傑出商業技巧派不上用場。 回饋分析法很重要的一個行動結論，就是克服知識上的無知，並且取得充份發揮個人長處所需要的技術與知識。 另一個同樣重要的行動結論是改正不良習慣。不良習慣會阻礙效率和績效，透過回饋分析法很快就可以看出來。 例如，企劃人員的偉大企劃案會失敗，是由於沒有落實執行。許多絕頂聰明的人都以為，光靠想法就能移山填海，事實上，移山要靠推土機，而想法要用來指導推土機工作。許多企劃人員以為，企劃完成就表示工作大功告成，事實上，這才是「工作」的起點。他必須去找別人來實行、向別人解釋計劃，還要視情況做調整，最後再決定計劃何時該告一段落。 但是回饋分析法可能也會指出，某人因為缺乏「態度」而無法獲得成效，聰明人─尤其是聰明的年輕人通常都不了解，態度是一個組織的「潤滑劑」。 兩個移動的物體互相接觸，會產生摩擦，這是自然的道理，因此，兩個人接觸也會產生摩擦，此時，態度就是潤滑劑，可以讓兩個移動的物體合作，不論他們喜不喜歡彼此─所謂態度，是指簡單的事情，例如「請」、「謝謝」和記住別人的生日或名字，以及記得問候對方的家人。如果分析顯示，一旦工作需要他人的合作才能成功，而此工作又一再失敗，即可能表示合作者缺乏禮貌，也就是態度有問題。 回饋分析法得到的下一個行動結論是，哪些事「不該」做。 這種將預期與結果相互比較的方法，還有另一個好處，就是顯示出哪些是我們根本不該做的事。在許多領域上，我們往往缺乏天分，毫無才幹或能力，就連勉強做到「馬馬虎虎」都不容易，所以人們─尤其是知識工作者，應該避免這些領域上的工作與任務。 最後的行動結論是，對於無能為力的領域，就不必再徒耗心力，試圖改進。一個人的精力一定要用在自己所擅長的方面。畢竟，從「毫無能力」進步到「馬馬虎虎」所需耗費的精力，遠比從「一流表現」進步到「卓越境界」所需的功夫更多。然而大多數人，包括老師以及組織並不了解這一點，他們總是費盡心力，想讓一個「毫無能力」的人變成「馬馬虎虎」。這些精力、資源、時間，應該用來使一個「表現一流」的人進步到「登峰造極」。