国际项目投标那些事（四）怎么读海外项目招标文件

我之前做的一个项目，招标文件共5册 400多页（全英文），附件26册将近900页，配套图纸若干。假设你可以精神高度集中的5分钟阅读1页，则需要阅读108小时，以每天8小时高强度高效率阅读换算的话，则共需要阅读13.5天。
那是不是可以只读一部分呢，看半个月也不可能啊！
答案是 No。你需要读遍招标文件每一个角落，但有方法可以快速阅读。

 

上一篇连载讲了招标文件的组成，这篇开讲如何读标书，由谁来读并读出哪些内容。

工程公司组建的投标团队

最基本的，需要配备如下人员：

• 管理层
  • 投标经理
    • 技术经理（或工程经理）
    • 施工经理（如有）
    • 采购经理（或造价经理）
    • 法务
    • 财务税务
  • 商务经理

在稍微大一点的国际工程公司，一个投标团队的成员更加"丰富"。我做过的比较大的项目，有的投标团队人员超过40人，人员分布在四五个国家，由于时区、语言、文化的不同，管理协调起来"相当"有挑战性。

那么如何快速阅读呢？

安排不同的人读不同的部分，也就是专业的人干专业的活，但是最重要的是， 阅读后，需要产出一个公司内部通用的精简版的招标文件。之后大家再阅读精简版招标文件。

举个例子：一般招标文件都有几十页甚至上百页的合同模板，在公司内部，一般比较专业的就是法务或合同经理了，所以投标经理可以把合同模板阅读的任务安排给法务，由法务去准备一个合同分析文件(这个合同分析文件要能满足各个部门的需求)，如付款条件是怎样的、罚则、项目进度要求等，同时法务人员还需要对合同风险进行分析以便后续管理层决策。这个合同分析文件分享给其他部门后，大家花1个小时看一下，就基本掌握了合同的最关键内容了，同时还避免了由于人员对法务知识的短缺，而误解一部分合同内容的问题。

更一般的来说，其实主要是投标经理需要快速的浏览所有的文件，然后把每个文件需要哪些人阅读定义出来。下表中X表示必须阅读，Xx表示建议阅读或需要时阅读。下表只是个简表，真实的表格要细化。

招标文件分析

阅读了招标文件后，从项目管理的角度来说，一定是要有一个Output的，这个Output也就是招标文件分析文件，也就是我上面说的精简版的招标文件。

如上面的法务需要出一个法务分析。而税务则需要出一个税务分析，这个项目在哪些环节我需要支付税，税率分别是多少，用于最后成价使用。

而投标经理则需要做范围更广的招标文件分析，同时需要关注每个主要关注点的变化（如澄清），以后最后是否相应招标还是偏离：

• 基础信息类
  • 开标时间
  • 项目工期
  • 付款货币
  • 汇率
  • 等等
• 技术类
  • 工艺流程要求
  • 等等
• 设备类
  • 设备材质要求
  • 品牌要求
  • 等等
• 土建类
  • 地勘
  • 场地现状
  • 等等

一句话汇总

那就是安排不同的人读不同的部分，也就是专业的人干专业的活，但是最重要的是，阅读后，需要产出一个公司内部通用的精简版的招标文件。

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