Sheet-to-Doc 自定义文件名功能详解

原创 于 2025-12-22 08:35:17 发布 · 305 阅读 · 3 ·
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一、Sheet-to-Doc 软件简介

Sheet-to-Doc 是一款强大的文档生成工具，它可以从 Excel/WPS 表格中获取数据，根据 Word 模板批量生成 Word 文档。该工具的核心特点是所有操作均在本地完成，无需上传数据到服务器，最大程度保护了数据安全。

主要功能

  • 从 Excel/WPS 表格直接获取数据
  • 根据 Word 模板批量生成 Word 文档
  • 支持两种生成模式：
    • 每行数据生成单独的 Word 文档
    • 所有数据在一个 Word 文档中重复生成
  • 支持自定义文件名格式
  • 本地操作，数据安全有保障
  • 支持中文和英文界面切换

应用场景

Sheet-to-Doc 适用于各种需要批量生成文档的场景，例如：

  1. 企业办公：批量生成合同、报价单、员工通知等
  2. 教育领域：批量生成学生成绩单、证书、通知书等
  3. 销售管理：批量生成客户报告、销售合同等
  4. 人力资源：批量生成员工档案、入职通知书等
  5. 财务领域：批量生成发票、收据、财务报表等

二、自定义文件名功能详解

Sheet-to-Doc v1.2.0 版本新增了自定义文件名功能，允许用户根据自己的需求生成个性化的文件名，提高了文件管理的便捷性。

为什么需要自定义文件名功能？

在没有自定义文件名功能之前，Sheet-to-Doc 会使用默认的文件名格式，例如 Sheet-to-Doc_Row_1_1234567890.docx。这种文件名虽然包含了行号和时间戳，但对于用户来说不够直观，难以快速识别文件内容。

自定义文件名功能允许用户根据数据中的字段生成有意义的文件名，例如使用客户名称、合同编号、日期等信息作为文件名的一部分，这样可以大大提高文件管理的效率。

如何使用自定义文件名功能？

使用自定义文件名功能非常简单，只需按照以下步骤操作：

步骤 1：准备数据和模板

首先，准备好 Excel/WPS 表格数据和 Word 模板文件。确保模板中包含正确的占位符（格式：{变量名}）。

步骤 2：粘贴数据到 Sheet-to-Doc

打开 Sheet-to-Doc 网页，将 Excel/WPS 表格中的数据粘贴到指定区域。系统会自动解析数据并显示预览。

步骤 3：上传 Word 模板

点击上传区域，选择准备好的 Word 模板文件。上传成功后，系统会显示模板文件名。

步骤 4：设置文件名生成方式
  1. 在「文件名生成方式」选项中，选择「自定义文件名」
  2. 设置文件名格式：
    • 前缀：可以输入固定的前缀文本
    • 中间（来自数据）：从下拉菜单中选择数据字段，该字段的值将作为文件名的中间部分
    • 后缀：可以输入固定的后缀文本
  3. 系统会实时显示文件名预览，使用第一行数据进行演示
步骤 5：生成文档

点击「生成文档」按钮，系统会根据设置的文件名格式生成 Word 文档。生成的文件名将包含您设置的前缀、数据字段值和后缀。

自定义文件名格式示例

假设您有以下客户数据：

客户名称合同编号签订日期
张三HT20250012025-12-01
李四HT20250022025-12-05
王五HT20250032025-12-10

如果您设置：

  • 前缀：合同_
  • 中间：选择「客户名称」字段
  • 后缀：_2025

那么生成的文件名将会是：

  • 合同_张三_2025.docx
  • 合同_李四_2025.docx
  • 合同_王五_2025.docx

如果您设置：

  • 前缀：合同_
  • 中间：选择「合同编号」字段
  • 后缀：空

那么生成的文件名将会是：

  • 合同_HT2025001.docx
  • 合同_HT2025002.docx
  • 合同_HT2025003.docx

三、自定义文件名功能的优势

  1. 提高文件管理效率：通过有意义的文件名，您可以快速识别文件内容，无需打开文件查看
  2. 便于文件分类和排序：可以根据文件名中的日期、编号等信息对文件进行排序和分类
  3. 增强文件辨识度：自定义文件名可以包含项目名称、客户名称等关键信息，便于团队协作
  4. 灵活的命名规则：支持前缀、数据字段和后缀的组合，可以根据不同需求设置不同的命名规则
  5. 自动处理非法字符：系统会自动替换文件名中的非法字符，确保生成的文件名符合操作系统要求

四、总结

Sheet-to-Doc 是一款功能强大的文档生成工具，其自定义文件名功能为用户提供了更加灵活和便捷的文件管理方式。无论是企业办公还是个人使用，Sheet-to-Doc 都可以帮助您提高工作效率，减少重复劳动。

如果您经常需要批量生成文档，不妨试试 Sheet-to-Doc，体验自定义文件名功能带来的便利！

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