如何才能多快好省的上班

办公文件随意放到桌面上，显得混乱不堪，到了要找的时候就跟我躲猫猫；
领导交代的事情下一个回头，然后就把他忘记在下辈子了；
邮件狂轰滥炸，以至于点了已读，假装自己全读了，但是很多重要的文件却没有响应；
每月没有正常管理目标，禅道任务没有建立，也没有及时知会领导，导致领导以为没活，不断压活，天天加班，苦不堪言；
有度信息超载，要么全部不看导致错过重要的问题，要么全部看，导致无法干活；
重复性的活太多，做完一次又一次；
………………

以上是我自己所面对的问题，也是一直困扰着我整个职业生涯（虽然不长）的问题。问题很多很乱，但是之前本着得过且过的态度，同时也还勉强执行的过来，也就没有怎么抽出时间处理。但是随着现在事情越来越多，个人已经在团队中形成瓶颈了，如果再不解决，可能会导致某些重大项目崩溃在我这一个环节。

关于以上问题，梳理以下原因：

• 信息超载，包含有度/电话/邮件。高峰时刻，5分钟之类接过4到5通电话，邮件每天20封到30封，有度消息更多。
• 重复性流程损耗。包括：禅道任务/周报/项目周报重合，上线计划/发布计划重合，接口文档/设计文档/测试提供文档/对外系统对接方案文档较多重合;
• 文档管理混乱。文档随处乱放，到真正需要时，需要耗费大量时间去找。文档版本管理混乱，没有及时上送到公司的版本管理。
• 缺失备忘录机制。人脑强记，无法长期记忆。很容易遗忘事情。

一、关于信息超载
信息内容分类：
（1）咨询：接口咨询，流程咨询，事务查询
（2）生产问题排查。
（3）数据协助查询。
（4）测试问题排查 。
（5）测试同事问题咨询。

邮件处理
早上8点半至9点钟处理邮件（周一除外），中午2点钟到2点半处理邮件。

有度消息处理
（1）每隔45分钟处理一次消息，允许十五分钟处理消息。将消息进行简要分类。如果遇到生产问题，需要中断手中事情的，则将断点记录在桌面便签等待，切去处理生产。其他：如数据协助查询、测试问题排查、接口咨询、流程咨询等，如需介入，则单独列待办事宜，放入待办清单中。
待办列表记录：人、事、期待完成时间即可。

（2）尽量用 有度处理，或者为加快沟通效率，直接回拨电话，处理完成后，关闭有度窗口。

电话处理
（1）及时响应，快速解决，绝不扯皮。
（2）如果需要纳入待办列表的，则按照有度消息的进行处理即可。

关于需求管理
由于日常需求来源一般从有度、电话、或者会议中来，因此比较建议有一个快捷的方式：
建议直接存储在浏览器的书签进行，浏览器建立每月文件夹。

二、关于重复性流程损耗与流程优化
禅道任务、周报、月报、每月需求列表的整合与输出：
这部分实际是十分重要的，每个月末需要反思上一个月的问题，又要订好下个月的计划，做好需求池管理。

输出需求池管理列表
构建：所属项目、禅道链接、任务目标、优先级、任务内容、产出、开始时间、完成时间、负责人、进度
时间：月末一天
产出：X月计划_20190617.xls

任务拆解
根据列的需求求进行优先级排列，同时拆成WBS
拆解完成后，拆分在禅道工作区中。
时间：这个步骤一般需要耗费一天左右，定在月末一天

周报：
关于下一周计划：此处根据禅道进行自动化复制即可。
关于工作问题与总结：
1.排查禅道问题登记，如果有，则复制粘贴
2.排查当周生产问题，如果有，则复制粘贴
3.排查项目进度风险，如果有，则复制粘贴
4.排查项目进度问题，如果有，则复制粘贴
5.以上都没有，只能谈人生理想。

文档模板沉淀
沉淀各类文档模板，编写文档时直接套用文档，无需每次都重新编写一份新的。

文档名称	文档说明
详细设计说明书
总体设计说明书
月度目标与计划
测试说明书
上线说明书
接口设计说明书

三、文档管理混乱
桌面区域划分
采用腾讯桌面管理工具，将桌面划分为：需求/目标/计划/问题管理文件、待办文件、对外文件区、重点项目完成区
文件流转说明：
每月月初产生需求/目标/计划文件，放置在需求/目标/计划/问题管理文件区域，每一个月一次归档清理
对外文件区、待办文件、重点项目工作区：
对外文件区主要做文件从文件库中的下载，下载后，立刻放到待办文件区，或者重点项目工作区，完成编辑与更改；
待办文件区为临时查看的文件，进入编写状态的文件移动到对应的项目工作区进行编辑更改；
重点项目工作区完成后，放到对外文件区，等待上传

几个优化的点：
1.希望能够自动上传到对应的文件库，做好版本管理

文件命名方式说明：
文件命名规范如下：【项目】-【文件类型（设计文档/需求文档/上线说明书/测试说明书）】-【编写者名称】-【时间戳（yyyy-MM-dd）】
如：用户体系3.0-客户信息系统接口说明书-王一刀-20190617.doc

便签说明：
采用windows自带的小工具，进行备忘录记录
（1）今日任务
主要记录今天的任务，每天早上8点半到9点半做好登记

（2）45分钟有度随手记：
主要记录有度临时产生的任务

四、关于浏览器书签快捷使用说明
将浏览器书签文件夹划分为：

文件夹命名	内容
XXX月需求	放置禅道链接
常用办公网	比如测试管理平台、自动化平台等等