COMP3760/6760: Enterprise Systems Integration 2 Semester 2 2024

Java Python COMP3760/6760: Enterprise Systems Integration

Assignment 2: BPMfor (International) Student Admission

Semester 2, 2024

BPM for (International) Student Admission

Source: Gonzalez-Dominguez, J., Busch, P., (2018), “Automated business process discovery and analysis for the international higher education industry” Knowledge Management and Acquisition for Intelligent Systems: 15th Pacific Rim Knowledge Acquisition Workshop, PKAW 2018. Yoshida, K. & Lee, M.

(eds.). Cham: Springer, Springer Nature, p.  170-183.

BPM Background

Business Process Management uses different techniques to achieve organisational goals through well established, monitored and   continuously improved processes [1]. Business processes are a series   of interdependent activities carried out at different levels. Processes can run internally in an organisation, either inside a department or among various departments, or externally through different organisations [8]. Several authors  have  approached  the  study  of  business  processes  from  different  perspectives.  Papazoglou  and Ribbers [9] describe business processes as part of the technical and management foundations for e-business solutions.  Hammer   [10]  notes  processes  and  process  management  as  a  whole  discipline  that  supports transformation  strategies  and  organisational  operations.  Hung  [11]  notes  process  alignment  and  people involvement  are variables  impacting the  successful  implementation  of Business Process  Management  as  a competitive    advantage.   Business   process    initiatives    allow    organisations    to    develop    or    implement methodologies to maximise resources by business process continuous improvement  [12].

Since the publication of the value chain by Porter [20] organisations have shifted from functional centric to process-centric operations. Business processes are the collection of interdependent activities performed in an established  order  to  reach  organisational  goals  [8].  Several  measurements  can  be  attached  to  business processes, for instance, time, cost, performer and quality. Furthermore, business processes’ scope can range from processes running within an individual business unit to processes running across different organisations [9].

Business  Process  Management  is   considered  a mature   discipline  that  “support  business processes using methods,  techniques,  and  software  to design, enact, control, and analyse operational  processes involving humans, organisations, applications, documents and other sources of information” [1]. BPM uses techniques such  as  business  process modelling to help create representations of  business  processes (also  known as business process models), for better visualization and to avoid misunderstandings  [21].     Business  Process Management can use tools and techniques from different approaches. Methodologies based on creativity like Process Re-engineering, internal or external benchmarking or statistical analysis such as Six Sigma [22] are also relevant. For example van der Aalst, La Rosa and Santoro [23] highlight how Six Sigma methodologies for  improving  a  business  process  by   “statistically   quantifying  process  performance”   [23]   could  be   not accurate as the data would be manually collected, as well as prove expensive and time-consuming.

University processing

With  growing  demand  from  international  students,  a  university  should  have  the  capability  to  monitor  and improve its International Students Admissions Process continuously. The importance of this process relies on the ability of the university to ensure candidates’ qualifications and English proficiency  are appropriate, comply with  the Australian  Education  Legislation  of providing  written  agreement,  facilitate  the  transition between the application stage and the student enrolment stages, and elaborate market development strategies for recruitment.  To manage the process,  a university  may use  an  application  system  that  records  all  daily transactions regarding admissions activities and helps to keep one actual source of information. In general, the  process  is  triggered when  an application  for  study is received. The  application  can be made  online through  the   application  system  or  in  hard   copy  (paper  application).  Data  Entry  Clerks  can  review  the application  and  create  a  new student in the Student Management  System, if the application is on paper, student details are entered in both systems.

The application can then be turned over for assessment to the Admissions Assistant or Admissions Officers. During  assessment,  admission  officers confirm if the documentation is complete, if  it  complies with the university  policies  and  if the  student  meets  the entry  requirements for  the desired  program. Furthermore, faculty permission  and  recognition  of prior  learning  advice  are  sought  if necessary.  After  asses COMP3760/6760: Enterprise Systems Integration Assignment 2 Semester 2, 2024 sment,  the admissions officer either rejects the application, asks for more information or issues an offer letter with all the  information  about  the  program, tuition   fees,   commencement  dates,  insurance  and  other  information requested by Australian Legislation. The offer letter can be Full Offer Letter, Full Offer with Conditions or Conditional. The next task is Acceptance. A significant time gap can be expected between issuing the offer letter and acceptance. The acceptance is processed by the admissions officer/assistance in coordination with the  finance  department.  When  the  finance department confirms the student’s payment, a confirmation of enrolment  (CoE)  is  issued  and  sent  to  the student  with a welcome  message and instructions for  program enrollment. At this point, the International Student Admission Process can be considered finished.

Processes

The  process  in  figure   1  shows  two   activities  that   do  not   conform. with  the   assumed  process   flow. “Application Edited” is an activity that can happen in any part of the process, but it happens mainly before the application is submitted. In the process model, this activity leads to “Assessing” skipping two activities “Submitted”  and  “Pending  Assessment” .  The  other  activity   -  “Not  Qualified”  is  considered  an  ending activity. However one case in the event log continues with “Agent Assignment Request by Student” which allows the  algorithm  to link the  activities, this case  can be  an  exception within the process.  On  average  a process case can change  status nine times and include  10  activities  from  beginning to  end. The maximum number of activities is 29, and the minimum is two.

Table  1  summarises the main  events  and processing times per  sequence pattern in  days.  The table  shows average times and standard deviation.

The overall results for the complete data set mention an average of 1.06 months to complete a case (i.e. an application) with a standard deviation of 1.02 months.

The applications are reviewed and entered in the Student Management System in less than one day and then hold a Pending Assessment status for 4.2 days. If advice is requested from faculties or recognition of prior learning, this could take 21.5 and 6.8 days respectively. Issuing offer or rejection letters when documentation is complete and no further faculty or recognition of prior learning is sought, can be completed in  12.4 days on average (includes Qualified, Conditional Offers and Not Qualified).

University Team

Your work team of six staff will consist of the following professional staff:

.     two (2) international office workers – Higher Education Worker (HEW) level 7

.     two (2) faculty administrative officers – HEW level 7

.     one (1) faculty manager who signs off the process – HEW level 8

.     one (1) international office manager who signs off the process – HEW level 8

Student

.     Don’t forget this is an international student application, so let us create one (1)  ‘International Student’ to model in our process as well.

Cost

What will help you is looking at the SCHEDULE 1: FULL-TIME ANNUAL SALARIES (pages 77 and 78) in the document in the footnote below.

Assignment algorithm

You  are  a  Business  Analyst  (BA)  undertaking  BPM to  improve processes  in  an  international  office  at  an Australian university (you can pretend it is MQ).

a.    Read pages 335-340 (section  12.6 -  12.7) regarding BPMN (Papazoglou and Ribbers, 2010). These

pages are included with this assignment.

b.    Consider the software you wish to use – ADONIS etc. (see appendix  1) or other suitable BPM software depending on your machine.

c.   Re-read pages 2-5 above.

d.    Examine figure  1 and table  1 above, and appendix 2 below for an idea of how to create a To-Be process.

e.    Implement your To-Be process model for the scenario above. You are free as a business analyst to re-work processes!

1.    Implement the above scenario

Who are your staff and where do they sit (faculty vs. international office)?

How much do your staff cost?

What are your costs and why?

What time did your whole process take for one cycle?

You are free to make assumptions - so explain them!

2.    Take your BPM model, screen-dump it into a report and briefly discuss what you have done.

3.    PDF your report.

4.    Submit your report on iLearn.

Deliverables

Soft copy only

One  file as a report explaining what you have done etc.

-      The  file should include supporting data which could be relegated to appendices.

-      Use connectors in your diagrams and export to your document using screen shots (PrtSc).

Submission

Place your soft copy in your assignment 2 submission folder on iLearn