远程办公比较好用的软件在这里！​

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如何让团队远程高效完成工作确实是个难题，我们团队也曾经历过，从10年前刚创业时的3 个人到今天团队100多人，我们办公室之间分布的比较远：上海-武汉，可以说，跨地域远程协作已经是我们坚果云团队的基础技能，深深植入到我们的办公文化中。

 

虽然远程办公并不能完全取代现场办公，但通过不断优化工作方式及协作工具，完全可以满足许多团队远程高效率完成工作的需要。今天，我就想与大家分享我们团队的《在家远程办公实用指南》：

清晰的团队工作目标

缺乏面对面的沟通很容易造成团队工作目标不清晰，这会导致很多不必要的误解和冲突。

所以，远程办公最重要的是团队所有人对要做的事有统一的认识，彼此达成共识，建立共同目标。这个目标应该是 SMART（Specific具体，Measurable可衡量，Attainable可达到，Relevant与大的业务目标有相关性，Time-Bound有明确截止日期）。

 

我们团队成员间一开始会做充分沟通，让大家清楚知道每个人在接下来一段时间里要做哪些事，完成哪些任务。同时让每位成员承诺自己的工作目标，制定个人的一周工作计划，并与团队Leader进行沟通确认，以备每周进行总结回顾。

 

每日早晨打卡

 

在家远程办公，没有正常的打卡，团队很难知道成员们是否准时上班。而每个人的准时上班，又是远程办公团队正常协作的基础。

我所在的市场部有一个每日 9 点打卡制度：每日早晨9点，每一位小伙伴会在工作群里分享他用坚果云大纲笔记制作的今日To-Do List。这样大家就知道团队内每个人今天要做什么，哪些事是可以资源共享或互相协助的，达到1+1>2的效果。

 

每周总结报告

远程工作中，虽然 Leader 可以通过坚果云共享文件夹看到你平时工作内容的一点一滴，但很难实际了解到你工作中碰到的困难，建议团队成员与 Leader 间每周至少能有一次较为正式的工作汇报。

做了哪些事？取得了什么成果？碰到了什么困难？需要哪些帮助和支持？接下来的计划是什么？这些都需要每周与 Leader 进行深入的沟通。这是我们的周报模板：

 

如何让远程会议更高效？

集中办公的话，团队之间可以在会议室面对面进行讨论，然而远程办公的话，就不得不使用 Zoom 等远程会议工具来实现。

在坚果云，我们是以文档来驱动远程会议，使其更为高效和简短。当我们为讨论一件事而远程会议时，会议发起人会事先用坚果云思维导图或大纲笔记写一个思考或讨论框架，然后大家在这个基础上把自己的想法写下来进行讨论。

我们通常使用坚果云在线office实现多人同时编辑，这样会议内容和每个人的思考过程都可以追溯，更重要的是，当我们把所想用文字写下时，我们的思考能够更加深入。

 

保持信息（文件）的一致性

由于很多工作需要不同部门的配合协作来完成，需要发挥每个人的优势，这时最忌讳的就是同事之间信息不对称。对于远程办公来说，当一部分人掌握的信息已经更新到了2.0，如果还有人停留在1.0，那就很麻烦了。

每次修改了信息或更新了资料，都要发给同事最新版的文件，这样反复实在太麻烦。有时候可能还会忘记更新，很耽误工作。不过...

坚果云是支持自动同步！自动同步！自动同步的！重要的事要说三遍...因为这个功能真的让很多用户好用到哭。只要在设备（电脑、手机、iPad）中安装坚果云，选择好自动同步的文件夹后，无需保存、上传、下载这些额外操作，就可实现文件自动同步。（意味着就算在家办公，也不需要把公司里沉重的电脑搬回家了）

坚果云让分布于各地同事间的工作文件实时保持同步和一致。文件被一个人编辑后，会自动同步到其他同事的电脑。所有人看到的总是文件的最新版，不用再担心忘记上传或发送最新版导致的理解差异了。团队Leader 也可以随时看到团队内每个人日常工作的点滴，不需要再频繁的开会沟通，省了很多时间。

 

同时，坚果云还有历史版本功能，可以自动备份文件每一次的修改版本。即使你家猫咪跳到键盘上（我的真实经历…），误删除或者修改了你的文件，也可以轻松恢复文件的历史版本，再也不用担心文件丢失了，也不用为了保留不同修改版本，手动在文件名后加各种后缀了。（这是好多设计小姐姐们经常夸的...)

集中管理散落在各处的文件

团队在远程办公以后，信息的碎片化会比较明显，各种信息和文件可能散落在IM、邮件和各种软件里。

坚果云是国内极少数支持 WebDAV的网盘，通过 WebDAV 我们与许多优质的软件建立了紧密联系，打造了一个非常开放的生态环境，各种场景和办公工具下产生的信息和文件都可以通过坚果云被自动统一集中管理。

 

例如：KeePass（密码管理）、Zotero（文献管理）、Documents（文档管理）、Solid Explorer（文件管理）、PDF Expert（PDF编辑）、Keynote（幻灯片）、Notability（笔记）、OneNote(笔记）、纯纯写作（写作工具）和 Boxcryptor（第三方加密） 等几十款国内外优质软件，涉及笔记、密码、文件管理、文献管理等。

 

这样把碎片化的文件统一管理后，通过坚果云的检索功能，可以让团队内任何一个人在任意时间都能找到自己想要的东西。这对于知识沉淀来说很重要，因为当你远程办公时，有问题没法逮着谁就问，自己检索会减少同事很多不必要的麻烦。

 

保证公司文件的安全

 

远程办公时其实最应担心的还是公司文件的安全，因为许多工作文件中涉及到公司的机密信息。无论是同事不小心丢了电脑或手机，或是有意无意的删除或泄露重要文件，对公司来说损失都是巨大的。

 

通过坚果云，我们可以灵活设定每个同事对同步文件夹的访问权限，有上传下载、只可下载、只可上传、只可预览、管理员和拥有者六种权限，没有权限就无法访问任何文件。每个同事只可访问和他职能相关的文件，这样即使有人故意泄露数据，也无法获得团队所有资料。

 

 

坚果云所有客户端都有密码锁功能，能够保证无论手机还是电脑借出或丢失的时候，其他人无法启动坚果云访问工作文件。

 

坚果云还可以通过远程擦除数据（包括“擦除”本地文件），对特定人员设置可以访问文件的IP地址来防止出现文件泄露的风险（比如防止有人恶意删除或泄露重要文件）。

坚果云的文件时光机的功能可以用来恢复误删的文件，像之前的 WannaCry 病毒，有用户不幸中招了...电脑里的资料一夜消失，用坚果云时光机功一键就恢复啦。