《番茄工作法图解》阅读笔记

简介

本书主要介绍了番茄工作法的方式，番茄工作法是一个帮人保持专注的方式，它是一种工作-休息-工作-休息 交替进行，每次工作只专注于一件事的一种模式，它的理论背景是人的注意力是有限的，它需要养成一种习惯去锻炼，所以需要番茄时钟，而因为人短期的容量记忆容量有限，所以一次只专注于一件事，工作是一件消耗能量和专注力的事情，所以工作一段时间后需要休息恢复去专注力。

名词解释：

• 番茄时钟：一般25分钟一个，时钟内只完成一件事
• 休息时间：一般5分钟，完成4个番茄钟，进行一次大休息30分钟
• 活动清单：近期需要完成的事情，一般是10天
• 今日代办：从活动清单中，选出今天需要完成的事情

具体流程：
将短期内10天的任务写进活动清单，并分解为番茄时钟。每天选出预估能完成的事件，按重要性排序，去完成番茄时钟。每次进入时钟就要连续的工作-休息-工作-休息，把握连续的节奏，尽量不被打断，被干扰可以记录事情到今日代办，等时钟结束再处理。实在需要结束，记录被打断的原因，方便回顾数据。如果预估的任务在番茄钟内没有完成，要重新分配时钟并记录，后续回顾数据，提升自己的预估能力。

所以表格中有：
活动清单、今日代办、今日分解的番茄任务数、是否完成、是否被打断及原因、预估任务番茄数是否足够及原因。

一、一次只做一件事

二、背景

• 多动：30分钟休息一下，一周不超过40小时的工作任务
• 工作记忆：人的工作记忆有限，所以工作切换需要花费很多时间，我们一个时间应该专注于一个事情
• 联想机器：短期记忆是以声音的形式保存，长期记忆是以语义的形式保存，所以声音能区分的事情比较容易记忆（杨 阳 羊 洋 则很难记忆），而可视化的技术，思维导图等语义整理的方式则能很好的服务于长期记忆。
• 交替和持续：时间如果是持续的，会因为不确定而导致焦虑，降低生产效率，如果我们将任务分解，交替完成，则可以避免这种情况，各个击破提升效率。
• 做梦与吸收：休息一下对大脑推理能力的恢复很有帮助
• 心流：全神贯注的状态需要正襟危坐比较容易进入，全神贯注状态的全局观和统筹力会有所下降，我们需要在全神贯注状态和观察大局状态下切换。
• 激励：我们应该设计一套没有巅峰和低谷的奖励机制，方便于可持续发展。
• 拖延：拖延会减缓压力，但是压力来自于内部，拖延不能解决问题。之前看到一个文章，介绍福格行为模型，它可以用一条公式表示：行为=动机+能力+触发，所以我们在解决拖延的问题上，可以从这三方面入手，给自己增加完成的动机，提升完成事件的能力，增加触发执行任务的条件，设置一套适合自己的模式。
• 英雄主义和内疚：加班是使用信用卡消费，你在透支自己完成短期的工作，而牺牲了长期进步的时间。
• 调整过程：不应该在工作期间调整，在会议或回顾的场合再进行调整。
• 薄片截取：正确的决策是意识和直觉之间的平衡，为了做正确的决定，我们需要简化问题，只包含事实和你有能力分析的领域。
• 拥抱变化：不能长期专注于工作，要观察变化，使变动不会造成重大的影响或者成本增加。
• 选择的悖论：选择-工作-休息 可以避免不断选择产生焦虑，或者过滤沉浸工作而没有关注到变化。

三、方法

• 阶段：计划-跟踪-记录-处理-可视化。
• 戴明循环：计划（制定任务表格）、执行（执行并记录完成情况）、评估（看与计划的差距）、应用（找出差距原因并改进）。
• 工具：今日代办、活动清单、多记录一段时间跟踪变化状态。
• 寻找起点：现在开始，是一个很好的起点，把重要的事放前面，将它分解成可以走出的一小步。
• 承诺：准备代办表和工作清单，把能完成的才放进工作清单中。
• 直接与立即反馈：完成一次工作后，立即进行反馈，记录完成情况和状态。
• 前瞻记忆：避免一头扎进不重要的工作，要评估工作的重要程度，注意休息，注意自我评估。
• 当下清单：用显眼的方式提示自己当下的工作，能更好的记住和完成工作。
• 休息：休息不要从事其他智力活动，起身走两步或者放松一下肩膀。
• 放下：长期集中精神会焦虑、敏感、易怒。
• 阶段性休息：建议每4个番茄时钟后，可以进行一个阶段性的休息。
• 休息选择：睡觉》溜达》喝水》看窗外》交谈》看资讯》回邮件》工作。
• 行程：尊重承诺，注意休息时间，为给大脑提供燃料，更好完成下一个时钟。
• 已完成的活动：在一个番茄时钟里，不要随意切换活动，如果已完成，则进行过度学习，回顾或重复所做工作。
• 抽象时间单位：不关注番茄时钟里的事件是否完成，只关注你是否尽力。
• 记录和处理：进行完一个番茄时钟之后要及时记录。

四、中断

• 注意力缺乏症侯群：干扰会使我们丢失工作记忆容量，使我们丢失工作台上的原始信息。
• 避免LIFO和BPUF：避免后进先出和先完成大任务这两种情况。
• 可持续发展的步伐：作者设计三种角色，工作、休闲、战略，进行切换，每个阶段只负责做对应的事情。
• 中断策略：分为内部中断（自己造成的）、外部中断
  • 内部中断：
    • 尽量不中断自己，记录代办，在番茄时钟结束后办，如果中断了，记录中断的次数和原因。
    • 扭转依赖：记录代办，记录截止时间，不要影响当前的番茄时钟
    • 原子性：番茄时钟不可分割，如果中断了，就不能算作完成了番茄时钟，重新开启一个。
  • 外部中断：
    • 保护番茄钟：尽量往后安排，不打断当前时钟
    • 四个策略：告知（正忙，一会再说）、协商（等到周五）、计划（写下代办）、答复（作废当前番茄钟，进行答复）
• 中断标记：内部中断x，外部中断-，记录中断原因。
• 认清界限：今日代办表中如果额外增加很多活动，证明我们的计划能力有待提高。今日计划尽量使今日完成，这样我们比较会有承诺使命感。

五、预估

• 今日代办表：就是承诺，记录今天应该完成的事情，每个事情分解成多少个番茄时钟。
• 群体的智慧：你可以做多次的预估，多次预估的均值会比一次预估来得准确。
• 活动规模：番茄时钟具有原子性，今日代办中的事物如果小于1个番茄钟可以将几个事物组合起来
• 定量预计误差：如果番茄钟用完，未完成活动，记录一次预测错误，用圆圈记录新的预测需要几个，提升自己的预测能力。
• 昨日的天气：根据前一日的能力，不断调整番茄时钟的策略。
• 鼓-缓冲区-绳子：鼓是每天能完成的番茄数，例如9，缓冲区是活动清单的工作量，它应该约等于鼓缓冲天数，例如910天，90个番茄。

六、应变

• 灵活对待：跟踪数据，每日回顾，动态调整番茄策略。
• 简单工具：我们用到的工具应该尽量简单，活动清单上的任务数也不应该放置太多。
• 索引卡片：可以把活动清单中的任务做成索引卡片，然后每日任务就是取出几张卡片，按照重要程度排序。
• 事务番茄钟：用固定的番茄钟，集中完成繁琐的事务。
• 声音和形状：用一些信号可以帮助你开始和坚持，例如启动番茄钟，可以帮你进入状态，而番茄钟的倒计时可以帮你保持专注。
• 番茄钟的长短：可以自己调整时间长短，但是不要过于频繁，尝试新的策略要坚持两种。
• 休息长短：要把握节奏，如果休息时间过长，会失去节奏，过短会降低效率。
• 进度表格：每日的今日代办的任务，跟踪它的进度。
• 优先级淘汰赛：当我不知道谁应该放进今日代办，利用人脑的容量有限原理，我们两两比较，决定谁放在前面。
• 收件箱清零：立即处理邮件，分几种情况：1、能立即回复就回复，2、需要委托他人立即委托他人，3、需要大量的时间，记录代办，然后放在一旁清空思想。
• 反复回顾：学习的内容，需要反复回顾。
• 思维导图日记：每天回顾今天的工作，形成一个思维导图。

七、团队

番茄工作法可以用到团队上

• 限制时间的会议：可以用于限制会议时间
• 跟踪会议：根据会议目标，对会议成果记录
• 匹配工作节奏：使用番茄工作法，节奏很重要，团队使用，要双方都在节奏中。
• 双方授权开始、不要频繁改变番茄钟的长度。
• 跟踪工作搭配：大量样本才能做出结论，不同人搭配不一样，不要陷入细节。
• 团队文化：番茄钟允许今日代办选取活动，团队内部沟通。