PM的段位有多高，看他的开会就知道！

在项目管理领域，流传着一句老话：“项目成败看管理，管理能力看开会。”

一名项目经理的管理水平是否合格，开会的细节里早已暴露无遗🤔。

今天小P就跟大家一起聊聊，什么是低效会议，顶级PM又是如何玩转会议管理的。

1►什么是低效会议？

很多管理者都很喜欢开会，但其实不是每次会议都有意义，其中还有很大一部分都是“无效会议”。

“无效会议”说的就是在会议过程中存在各种问题，导致会议无法达到预期目标，浪费参会者时间和精力，无法有效推动工作进展的会议。

📌 以下是一些常见的低效会议表现：

• 每天三四个会议，芝麻大小的事情也要召集所有人一起开会；

• 一开会只听见领导一个人叭叭叭地讲，团队其他成员都没有发表意见；

• 为了开会而开会，根本没有明确的目标和会议主题，会议开完也没有解决任何问题；

• 当上一个人结束讲话，下一个人立即开始一个新的话题。大家的讨论缺乏在对方的想法上进行延伸，各说各话，缺少连续性；

• 当有人不同意团队的决策或者大多数人的意见时，大家会忽视这些意见。

以上举例的只是其中一部分，总的来说，无效会议普遍都存在着目标不明确、准备不充分、时间管理不当、人员安排不合理、讨论无序、决策不明确、缺乏后续跟进等问题。

开这种会议，不仅对推进项目进度没有丝毫的作用，而且还浪费大家的工作时间。

2►顶级PM的会议管理方法

顶级PM能把会议变成高效解决问题、推动项目前进的利器，小P整理了一些方法，大家可以参考借鉴下。

📌 会前：做好充分准备，明确“游戏规则”

✔️设定清晰目标：在会议通知里就写明本次会议要解决什么问题，比如“讨论XX项目的需求变更方案，确定最终执行计划”。

针对不同类型和目标的会议，小P整理一份实战工具表格：

✔️确定参会人员：只邀请和议题相关的人，避免无关人员陪跑。比如：讨论技术方案，就叫上技术团队、产品经理；解决跨部门协作，相关部门负责人必须到场，保证会议能直接沟通、快速决策。

✔️准备会议资料：提前把相关文档、数据、背景资料发给参会者，让大家对讨论内容有基本了解。

📌会中：把控节奏，引导高效讨论

高效的会议工具，可以让一个会议更有效率。比如六顶思考帽🧢就是一种可以利用起来的会议工具方法。

举个例子，某家科技公司正在讨论是否开发一款新的智能家居产品为例，使用六顶思考帽方法，操作如下：

团队负责人戴上🔵蓝色思考帽，明确讨论的目标和过程，确保每个人都清楚会议的目的。接下来，团队成员戴上⚪白色思考帽，收集和分析市场上现有的智能家居产品、消费者需求、技术可行性等方面的信息。

然后，团队戴上🟢绿色思考帽，开始头脑风暴，提出各种创新的产品设计和功能点。在讨论了多个创意后，团队戴上🟡黄色思考帽，评估每个创意的潜在优势和机会，如市场接受度、技术实现的难易程度等。随后，团队戴上⚫黑色思考帽，对每个创意进行批判性分析，找出可能的风险、挑战和负面因素......

📌会后：有效总结+及时跟踪反馈

会议不是开完就可以了，而是要形成有效记录+有效反馈，所以以下这三个工作也很重要：

✔️及时输出会议纪要：会议结束24小时内，整理好会议纪要，明确会议结论、待办事项和时间节点，发送给所有参会人员，并抄送相关领导。

✔️跟进待办事项：定期检查待办事项的完成情况，通过邮件、项目管理工具或一对一沟通等方式，督促责任人按时完成任务。

✔️复盘会议效果：定期回顾会议，看看是否达到预期目标，有哪些地方做得好，哪些地方需要改进。比如是否存在讨论不充分、决策执行不力的问题，总结经验教训，不断优化后续会议管理。

大家可千万别小看开会这点事儿！一场会开得好不好，直接暴露项目经理的 “真实水平”的哦。

今天的职场技巧就分享到这里😉，下期你想了解什么职场方法论呢？欢迎留言！