在工作中,我们经常会遇到以下问题:
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在周报/总结中,罗列了一大堆做的事情,别人也看不出来你做得怎么样,有没有风险。
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在向TL汇报工作进展时,TL常常听不出你想要阐释的重点,你的汇报进程总是被打断或者被提出很多挑战。
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做技术分享写作时,写着写着连自己都不清楚在写什么。
你可能以为是自己表达能力不够好,其实并不是,原因是你没有掌握表达的底层逻辑---结构化表达。而表达的有效结构是---金字塔结构。
1 什么是金字塔结构?
在建筑学上是指锥体建筑物。基座为多边形,侧面由多个三角形的面相接而成。
抽象到思维层面可以认为是由一个中心思想统领下层多组思想,下层思想统领下下层多组思想的递进式结构。在这种结构中,总体上有两个方向的逻辑关系,即纵向逻辑关系和横向逻辑关系。
纵向:纵向是层次关系,上一层次思想是对其下一层次思想的概括,下一层次是对上一层次的解释和支持。
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结论先行(“论”):所谓结论先行,就是要先抛结论。一次表达只支持一个思想,最好出现在开头。你每一条论点要言之有物,不能空洞。这一点在沟通的时候尤其重要,很多人铺垫说了半天,也不说结论....。
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以上统下(“证”):任何一个层次的要点都必须是它下一个层次要点的总结概括,直到最后一个层级的内容是客观事实或数据为止。
横向:横向是关联关系,每组中的思想必须属于同一逻辑范畴,必须按照逻辑顺序组织。
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归类分组(“类”):每一组要点必须要属于同一个范畴。
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逻辑递进(“比”):每一组中的思想需要按照一定的逻辑顺序进行组织,这种逻辑顺序符合人们观察事物的习惯,更容易让对方记忆。
2 为什么选择金字塔结构?
那么为什么我们将思想组织成金字塔结构表达,对方更容易理解和记忆呢?
这和我们大脑的思维过程有关,人类很早以前就认识到,大脑会自动将发现的所有事物以某种秩序组织起来。基本上,大脑会认为同时发生的任何事物之间都存在某种联系,并且会将这些事物按某种逻辑模式组织起来,以便于理解和记忆。
这种逻辑模式是金字塔结构的,因为金字塔结构能够满足大脑的两个需求:
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概念不能多:大脑一次记忆很难超过7个思想、概念或项目。
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有逻辑关系:大脑容易记住有逻辑关系的事物。
如果我们预先将沟通内容归纳到金字塔结构中,对方更容易理解和记忆。
3 如何使用金字塔结构清晰表达?
知道了什么是金字塔、为什么使用金字塔,那么我们该如何使用金字塔结构,使我们表达更清晰呢?"结构化"清晰表达分为四个步骤,分别是定义目标和主题、纵向结构分层次、横向结构选顺序、设计标题和序言。前三步是为了将我们想表达的内容组织成金字塔结构,而最后一步是为了设计出好的标题和序言,标题和序言是表达的重要要素,只有好的标题和开头,对方才有兴趣继续读你的内容。
3.1 定义目标和主题
在做表达之前,首先要想好表达的目的是什么,经过你的表达之后,希望对方有哪些行为。目标会影响主题和内容的选择。我们研发在做分享时,如果希望对方通过我们的分享来使用我们的平台,那主题和内容侧重点应该是平台有哪些功能;如果是技术之间的交流,希望通过分享对方能借鉴我们的实现方案,那主题和内容侧重点应该是技术实现。
设定目标之后,要想好主题,主题是基于目标的一个有观点的结论。比如老板希望你做工作汇报,目的是通过你的汇报知道项目进度是否正常,需不需要支持,假如你以"XX开发进度50%"为主题就不具备结论的特性,因为从这句话里看不出进度是否正常,有没有风险;换成以“XX开发进度50%,进度正常,无风险”为主题,则清晰得多。
3.2 纵向结构分层次
主题就是结论,通过设定主题,符合金字塔的"结论先行"原则。
在设定主题后,对方会对主题产生疑问,我们可以通过“疑问/回答”式对话,构建纵向的层级结构。在下一层级回答主题的疑问,同时,下一层级的回答,又会引起新的疑问,可以继续在下下层级回答上级的疑问,直到最后一个层级的内容是客观事实或数据为止。对于大部分技术文章,我们都可以通过What(是什么),Why(为什么),How(怎么做)来构建结构,也就是2W1H。比如我这篇文章就是按2W1H构建的纵向结构:
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什么是金字塔结构:1)建筑学上指锥体建筑物。2)思维层面是指以上统下的递进式结构。
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为什么选择金字塔结构:1)符合大脑逻辑组织模式,预先将沟通内容归纳到金字塔结构,对方更容易理解和记忆。
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如何使用金字塔清晰表达:1)定义目标和主题。2)纵向结构分层次。3)横向结构选顺序。4)设计标题和序言。
3.3 横向结构选顺序
通过疑问/回答分解可以构建起金字塔的框架,而且这个框架符合“结论先行”和“以上统下”原则。那么我们如何保证横向每组思想符合“归类分组”和“逻辑递进”原则呢?我们需要检查并调整横向顺序,使他们符合演绎或归纳逻辑关系。
演绎是从普遍性的理论知识出发,去认识个别的、特殊的现象的一种论证推理方法。也就是咱们非常熟悉的三段论:大前提,小前提和结论。中心思想是对下面论证过程的自下而上概括总结。
演绎论证有两种形式,一种是标准式,另一种是常见式。演绎三段论就是标准式,比如所有人都会死,苏格拉底也是人,所以苏格拉底会死。而现象、原因、解决方案就是常见式。比如,现象是接口延时上涨,原因是数据库表数据量太大,解决方案是分库分表。
归纳是从许多个别的事物中概括出一般性概念、原则或结论的方法。横向一般按时间顺序(因果关系)、空间顺序(结构关系)和程度顺序(重要性)排列。
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时间顺序(因果关系):这种逻辑顺序用于表示做一件事的流程。比如步骤1、2、3。
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空间顺序(结构关系):这种逻辑顺序用于将一个整体概念分解为其组成部分,以便更好地理解和阐述。例如,我们在写技术方案时,会将技术方案分为架构设计、接口设计、数据库表设计等多个方面分别解释。通过将整体分割为部分,我们能够有条理地展示和解释一个复杂概念的各个方面。
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程度顺序(重要性):这种逻辑顺序是指根据事物的重要性、影响力或优先级进行组织。例如,当我们针对一个问题提出解决方案时,我们可以按照解决方案的优先级来进行组织,先提出最重要的解决方案,然后逐渐展开其他次要的解决方案。通过重要性顺序,我们能够更好地突出关键问题和解决方案,使读者更容易理解和接受。
3.4 设计标题和序言
一个好的标题,能激发读者好奇心去点击和分享。那么什么是好标题呢?让读者产生“生理性想看”冲动的标题就是好标题。生理性想看指的就是,人来不及进行理性思考,就忍不住点开看。
取标题要基于人性和情绪,这里给大家介绍一下取标题的5个技巧:
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激发好奇心。面对未知的时候,想去寻找答案,这就是好奇心。比如标题《豆瓣9.9分,这片我是跪着看完的》——到底是哪部片?
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激发认同感。如果你的标题能替读者说出他最想说的心里话、表达出他最想表达的观点、展示出他最想展示的态度,就会极大地激发他的认同感。比如标题《“专业”才是人生最好的逆袭武器》
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激发危机感。能让读者联想到自身危机的内容更容易出爆款。比如《一年加班800小时,被裁只用五分钟》
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展示回报值。用户更倾向看跟自己有关的、对自己有用的、有价值的内容,即用户的阅读方式一般为“功利性阅读”。比如标题《如何更有策略地选择工作,让自己少奋斗10年》,少奋斗10年就是文章的利益点。
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展示新闻点。标题可以和权威人物、时效结合起来,时效是为了让标题给人一种紧迫感,让读者有抢先一步看一看的冲动。比如标题《马云最新演讲:真正的强者,是在最孤立无援时依然坚守》,最新就是时效。
序言就是文章的开头,它的主要作用是在没有出中心思想之前,用来提醒对方关心一个疑问,从而引发对方的兴趣,而这个疑问的回答就是你要表达的中心思想,它是一个讲故事的过程。序言的讲故事结构包含4个要素(简称SCQA):
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Situation情境:对事件背景的描述,提前交代背景是高效对话的最好开始;
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Complication冲突:在情景下发生的具体问题、矛盾;
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Question疑问:如何在这个背景下解决这个问题(可省略);
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Answer回答:解决「冲突」的具体方案。
本篇文章的序言就是采用了同样的序言结构来完成:
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情境:“在工作中,我们经常会遇到以下问题...” ——将读者拉入工作表达的情境。
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冲突:“你可能以为是自己表达能力不够好,其实并不是。” ——点明冲突。
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疑问:“那是什么问题导致我表达不清晰?” ——引出读者的疑问。
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回答:“原因是你没有掌握表达的底层逻辑---结构化表达。而表达的有效结构是---金字塔结构。” ——最后对疑问做出了回答。