法律人如何高效管理同步文档？

我们必定有这样的经历。当某个时刻需要某个文件时，找不到它。对于拥有大量文件的律师来说尤其如此。无论是个人知识管理还是团队业务协作，统一文件命名是有效工作的唯一途径。因此，建立有序的文件管理系统是非常必要的。

如果你只有个位数的文件，那桌面就是一个很好的存放地点；

如果你有两位数的文件，建立单层级的文件夹就是不错的选择；

如果你有大量项目文件需要管理，那你就需要规划一个清晰的文件管理结构。

 

 

文件的命名

♦ 文件命名最基本的作用在于辨识、区分、管理、定位：

 

辨识 通过文件名称可知文件的基本信息

区分 区分此件与彼件

管理 保证文件项目分类固定，易统计、无遗漏

定位 可轻易定位到文件保存的位置

 

常用的文件命名方法为：

文件夹名= 序列编号-文件夹名

如：01-常用软件、02-合同资料

文件名=序列编号-文件名

如：01-会议纪要、02-联系人名单

 

 

♦ 但对于律师等日常生活中会接触到大量文档的人群来说，单层级的文件命名已不适用。

 

多层级的文件简单命名方法为：

时间-所属项目名称-文件名称-最终确认人or版本号

如：201604-民事裁定书-XX地产股权转让侵权纠纷-张三V2

 

 

♦ 在《律师职业基本素养》一书中也介绍过这样的文件命名方式：

 

 

书中明确了文件命名的七个要素，分别是：

提供文件的事务所简称

提供文件律师代码

归属卷宗

文件内容

完成时间

版次

文件使用的语言

 

要素标准可以根据实际使用情况进行确定，但只要按照固定的命名方式梳理过往所有的文件，你很快就会发现，无论是个人，还是团队，整个知识架构体系就会清晰地显现在你的面前。

 

♦ 完成文件命名后，根据自己的分类习惯归档进相应文件夹：

 

 

文件的归档、调用

通过文件夹管理时，根据文件夹的结构和层次结构对文件进行分类和管理。这样做的好处是结构清晰，数量合适，而且很容易找到。归档分类文件夹时，可以根据文件夹的性质进行归档。

 

>>>>Mac电脑上

巧用Finder中自带的标签颜色来区分文件夹，快速找到相关品类文件：

 

 

>>>>Windows电脑上

按照C:D:E:F四个盘符标准规划为：

 

当有必要出差或与客户见面时，我们习惯使用U盘复制相关信息随身携带，但U盘的丢失或损坏可能会对你造成严重损害。你可以将所需数据上传到云端，以便您可以随时随地在所有移动设备上进行搜索，打开，查看和移动。

 

使用坚果云同步网盘，除满足移动办公需求外，与同事进行协作时，只要建一个共享文件夹，协作者之间在这个文件夹内的任何修改都会即时同步到其他协作者的电脑里，这就好比大家在用同一台电脑办公，无形中减少了文件传送的时间，提高了工作效率，而时间和效率对于律师工作来说很重要。