10款文档管理系统，助力降本增效

比较好用的 10 款文档管理系统推荐：PingCode、Worktile、语雀、联想Filez企业网盘、360亿方云、DocuPhase 、M-Files 、LogicalDOC、Revver、Box。

在现代企业环境中，管理大量文档和数据往往让人头疼。不仅需要维护信息的更新和可访问性，还要确保安全和遵守法规。这使得选择一个高效、可靠的文档管理系统变得至关重要。选择正确的系统可以极大提高工作效率，减少错误，并增强团队协作。

一、比较好用的10款文档管理系统

1、PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、语雀

语雀是蚂蚁集团旗下的一款文档与知识库工具，起源于阿里巴巴和蚂蚁集团的内部文档协同需求，于2018年对外开放服务。这款工具现已服务于数十万企业组织和数百万个人用户，成为国内知识管理和文档协作领域的重要平台。语雀的主要功能包括结构化知识库管理、多端同步、在线文档编写和多人协作，特别强调团队的知识共享和协作效率。其优势在于强大的知识管理能力和金融级安全存储，支持网页和移动端(iOS和Android)，适用于需要高效知识共享和文档协作的企业和团队。更多信息可访问官方网站：yuque.com。

4、联想Filez

联想Filez企业网盘是由联想集团开发的一款领先的企业级文件管理与协作平台，旨在帮助企业和组织推动数字化转型和创新发展。自2006年推出以来，联想Filez已经成为中国市场上的领导品牌，提供包括企业网盘、在线文档和非结构化数据平台在内的全面解决方案。该平台特别强调实时协作编辑、智能权限管理和高安全标准，支持文件的集中存储和自动化同步，极大地提高了数据安全性和工作效率。联想Filez适用于需要高效文件共享、跨地区协作及数据安全性的企业和组织。更多信息和服务细节，您可以访问官方网站：filez.com。

5、360亿方云

360亿方云是360集团旗下的企业级文件管理与知识协作平台，凭借其强大的企业实力和技术背景，已成为国内领先的文档管理工具之一。该平台主要功能包括文件的集中存储、多端同步、实时共享与协作、权限管理以及数据安全保障，支持多种文件格式的在线编辑和版本管理。360亿方云的优势在于其高效的多人协作能力和严格的安全措施，如全链路加密和敏感内容识别，确保企业文件的安全性和可追溯性。适用于需要跨部门、跨地区高效协作和严格数据管理的企业，特别是在教育、制造、医疗等领域广泛应用。【官网：https://www.fangcloud.com】

6、DocuPhase

DocuPhase是一款广受市场欢迎的文档管理工具，专为现代财务团队设计，旨在简化和优化后台操作。这款软件包含文件管理、智能数据捕获、自动化工作流、网页表单等多项功能，支持与多种ERP系统如NetSuite, Dynamics, Sage等进行集成，确保数据在各系统间的即时更新。DocuPhase 的主要优势在于其能够自动化扫描、存储和检索文件，同时使用先进的光学字符识别（OCR）技术替代手动数据输入，大幅提升工作效率。这款工具非常适合需要高度自动化文件处理和具有复杂工作流需求的企业使用。更多信息可以在官方网站了解：DocuPhase.com。

7、M-Files

M-Files是一款以元数据为驱动的智能文档管理工具，致力于帮助企业简化和自动化文档管理流程。它广泛应用于各种规模的企业，通过提供强大的搜索功能、自动化的工作流程和严格的安全措施，帮助企业提升效率和合规性。M-Files 的主要功能包括文件的自动分类、版本控制、权限管理以及与其他业务系统的集成，如Microsoft 365和Salesforce等。这些功能使得M-Files 在提供灵活的文档访问和管理方面具有显著优势。

M-Files 特别适用于需要管理大量文件和遵守严格合规要求的法律、财务和医疗等行业。无论是在云端还是本地部署，M-Files 都能提供稳定可靠的服务，并通过其AI和机器学习技术，使文档管理变得更智能，更符合企业的具体需求。

想了解更多关于 M-Files 的信息，可以访问官网：M-Files.com。

8、LogicalDOC

LogicalDOC是一款高效的文档管理系统，设计用于帮助企业以安全和有组织的方式管理其文件和信息。作为一款企业级解决方案，LogicalDOC 特别适合需要大规模文档管理的公司，提供从简单的文档存储到复杂的工作流和权限管理的全方位功能。该系统支持云基础设施和本地部署，具有良好的灵活性和扩展性，能够适应各种业务需求和技术环境。

LogicalDOC 的主要功能包括但不限于自动文档索引、高级搜索、元数据管理、版本控制以及安全的文档共享。这些功能通过一个直观的网络用户界面提供，支持跨平台访问，确保无论何时何地都能高效协作。系统的设计强调用户友好性和低学习曲线，使得用户可以快速上手，无需深入的技术培训。

此外，LogicalDOC 强大的集成能力使其能够轻松与其他企业应用（如CRM和ERP系统）整合，进一步增强文档管理的效率和有效性。它还提供定制的工作流功能，允许企业根据具体业务流程设计和实施自动化文档处理步骤。

LogicalDOC 的主要优势在于其能够提供严格的安全性和符合法规的存储解决方案，特别适用于法律、医疗和金融等对数据保密和合规性要求极高的行业。

官方网站提供了更多关于产品功能、用户案例和技术支持的详细信息：LogicalDOC.com。

9、Revver

Revver是一款领先的文档管理系统，旨在通过自动化文档处理来提升企业效率和生产力。该平台为各种规模的企业提供了强大的工具，以帮助他们在组织文件、简化工作流程和确保合规性方面表现出色。Revver 的主要功能包括无代码自动化工具、元数据管理、高级搜索和文档共享功能，这些功能能够确保文档在整个生命周期中的安全性和可追溯性。Revver 特别适合需要处理大量文档的行业，如金融机构、人力资源部门、医疗办公室等。凭借其广泛的集成功能，Revver 可以与常用的业务应用程序如Salesforce和QuickBooks无缝对接，为用户提供统一的工作空间。【官网：https://www.revverdocs.com】

10、Box

Box是一家在全球范围内广受欢迎的云内容管理和文档管理平台，服务于包括68%的财富500强公司在内的众多企业。Box 提供全面的文档管理解决方案，帮助企业简化内容的生命周期管理，涵盖从文档创建、组织、存储到共享、签名和归档的整个过程。其主要功能包括无限电子签名、自动化工作流程、强大的安全和合规控制，以及与1,500多个应用程序的集成，如Salesforce、Slack、Office 365等。

Box 的优势在于其强大的安全性，采用企业级的加密技术和权限管理，同时提供内置的合规性工具，帮助企业遵守包括HIPAA、GDPR等在内的各种国际法规。此外，Box 的无代码工作流程构建器让企业可以快速创建和管理自定义流程，提升团队的协作效率。

Box 适用于各种规模的企业，尤其是那些需要跨部门协作并需要高水平数据安全和合规管理的行业，如金融服务、医疗保健和法律行业。

更多信息可以在官方网站了解：box.com。

二、 如何评估文档管理系统的性价比

选购文档管理系统时，性价比是关键因素。首先，考虑系统是否提供免费试用期或有限功能的免费版本。这能帮助你评估系统是否符合需求而不需初期投资。比较系统功能和价格，确保你为必需的功能支付，而非冗余的附加选项。例如，一些系统可能包含高级数据分析工具，但如果你只需要基本文档存储和检索功能，这类高级功能则可能是不必要的开支。

其次，考虑长期成本。有些系统可能初期投资低，但长期运维成本高。查找其他用户的评价，了解系统升级和支持的实际成本。根据一个统计，超过60%的小企业在选择DMS时未能充分考虑到长期运维成本，导致最初的节约反而增加了未来的开支。

最后，评估供应商的客户支持服务。优质的客户支持可以大幅减少潜在的技术问题对业务的影响，确保系统稳定运行，提高投资回报率。选择那些提供快速、可靠客户服务的供应商。

三、哪些功能是每个文档管理系统必备的

有效的文档管理系统应具备几个关键功能。首要的是强大的搜索功能。系统应能快速准确地定位文件，支持多种搜索条件，如日期、作者或关键词。这样不仅提高工作效率，还减少员工因寻找文件而浪费的时间。

接下来是权限管理。系统必须能设置不同的访问权限，保证信息安全，同时允许合适的人访问需要的资源。这对于遵守数据保护法规尤其重要。

最后，备份和恢复功能是不可或缺的。系统应自动备份文档，以防数据丢失。在选择系统时，确保其提供的备份解决方案符合你的业务需求和合规要求。

四、选择文档管理系统时最常见的误区有哪些

许多用户在选择文档管理系统时常有几个误区。一个常见的误区是认为最贵的系统必定是最好的。然而，价格高并不总是代表更适合你的需求。关键是要找到功能和成本效益相平衡的解决方案。

另一个误区是忽视用户体验和培训资源。一个系统无论功能多强大，如果难以使用，你的团队成员可能不会愿意接受它。选择那些提供丰富培训材料和良好用户支持的系统。

最后，不要低估实施新系统的时间和资源需求。部署文档管理系统可能需要时间进行适当配置和员工培训。确保预算中包括了这些潜在费用。

总结

总的来说，选择合适的文档管理系统不仅能够提高工作效率，还能确保企业数据的安全性和合规性。无论你是一个小型初创企业，还是一个需要处理大量文档的大型公司，市场上都有适合你的文档管理工具。从云端解决方案如Box，到本地部署的选项如M-Files，每个系统都有其独特的功能和优势。关键在于明确企业的具体需求，然后根据这些需求选择最符合的工具。通过慎重的选择，你可以为你的团队创造一个更加高效、安全的工作环境，从而推动业务的成功。

常见问答（FAQS）：

选择文档管理系统时需要考虑哪些关键因素？

回选择DMS时，企业应考虑系统的易用性、安全性、集成功能、成本效益和技术支持。了解系统是否符合企业的特定需求，例如是否支持现有的业务流程和技术环境，也非常重要。

文档管理系统如何帮助企业遵守法规要求？

回答：文档管理系统通常内置合规性管理工具，支持遵循如GDPR、HIPAA等国际法规的要求。它们通过自动化的文档保留和销毁策略、权限控制和审计日志功能，帮助企业避免违规风险。

文档管理系统与文件共享工具有何不同？

回答：虽然文件共享工具允许用户共享和协作处理文档，但文档管理系统则提供更全面的功能，包括文档的存储、检索、版本控制、安全管理和工作流程自动化。因此，DMS更加适合需要严格文档管理和合规性要求的企业使用。