如何使复杂的数据一目了然？

近日，我在工作中遇到了这样一个问题：需要把收集起来的各地市的满意度调查数据进行统计汇总。

在我终于把数据都统计整理成一份表格，满心欢喜的发给领导。没几分钟就被领导一个电话过来K了一顿：这么多数据还要我一个一个瞅吗？你能一眼看出哪个地市满意度最好吗？balabalabala…

事后我也进行了反思，我们想当然地觉得，给出表格肉眼就能看出区别。比如，我们能看出1000是比10000小，但是对135678.89和136985这样的数据，特别是当这样的数据量比较多的时候，我们就很难靠肉眼来辨别了。

都说文不如表，表不如图，这时候对表格进行可视化的呈现就很有必要了。

那么，如何对表格进行可视化呢？

可以使用Excel的条件格式功能。“条件格式”就是如果单元格满足某种“条件”，那么它就以某种“格式”来呈现。

“条件格式”在“开始”选项卡下面。

下面我通过一个具体的案例来演示，如何通过“条件格式”使得表格变的一目了然。

案例数据：下面是一份招聘Excel表格，里面记录了招聘职位的“公司全名”、“公司大小”、“教育要求”、“薪水”、“工作年限要求”等信息。

面对这样一份表格，我们想快速判断哪家公司的薪水最高，怎么办呢？

1.数据条：直观的看到数据大小

首先，选中需要设置条件格式的数据区域：如B列。

然后，在【开始】选项卡下，单击【条件格式】按钮，在展开的下拉菜单中，单击【数据条】命令项。

在展开的选项菜单中，我们可以看到“数据条”从外观上主要分为两大类：“渐变填充”和“实心填充”。在这里我选用了“渐变填充”里的“浅蓝色数据条”。

最终效果如下，我们看到“公司大小”，“薪水”这两列都有了数据条。通过数据条的长短，我们就能直观快速地判断数据的大小。

我们还可以有选择地显示某部分数据。比如，针对薪水列，我们只想对薪水大于等于9000且小于等于30000的用数据显示出来，而不在此范围的就不再显示。如何操作呢？

同样，首先选中需要进行条件格式设置的数据区域。

然后，在【条件格式】的下拉菜单中，选择【数据条】-【其它规则】，就会弹出【新建格式规则】窗口。

在窗口中对数据条的显示区间及条形图外观进行设置。

最终效果如图：

2.色阶

除了用数据条的长短来反映数据的大小，我们还可以通过颜色设置来反映数据的大小，这被称为“色阶”。

首先，选中需要设置条件格式的数据区域。

然后，在【开始】选项卡下单击【条件格式】按钮，在它的下拉菜单中，单击【色阶】命令项。

在展开的选项菜单中，我们可以看到Excel内置了12种色阶样式，有三色刻度的，也有双色刻度的。

在这个案例演示中，我选择了“绿-白色阶”，也就是说最大的数据显示为绿色，最小的数据显示为白色，中间的数据为过渡色。最终效果如图：

如果内置的这12种色阶样式都不能满足你的需求，你也可以进行自定义设置。【开始】-【条件格式】-【色阶】-【其它规则】。

在弹出的【新建格式规则】窗口中，可对格式的样式进行自定义设置，比如，我选择了“三色刻度”，对三色的设置，分别是：最大值设置为蓝色，中间值设置为黄色，最小值设置为浅绿色。如图：

 

 

所以，对于色阶图，从图中色阶的变化就可以很直观地反映出各个公司薪水的情况。

3.图标集

如果我们想对数据进行分类显示，比如对于学生分数进行分类显示。这就需要用到图标集了。

比如对公司的薪水，我们希望进行分类。小于5000的为一类，5000到10000为一类，10000以上的为一类。

对于不同区间的数据，我们用不同的图标来标识。所以，只要看到图标，我们就能清楚地知道数据所处的范围。

首先，选中需要设置条件格式的单元格数据区域。

然后，在【条件格式】的下拉菜单中，单击【图标集】命令项。

在展开的选项菜单中，我们可以看到图标集主要分为四大类：方向、形状、标记、等级。在这个案例中，我选择的是“三色交通灯”的样式。

但是，从图表中我们看到，6500这样的数据，明明是比5000大，却同样也是用了红圈来表示。这并不符合我们的需求。

原因是Excel默认的“图标集”显示规则是按百分比比率对数据进行分组的，所以，我们要根据自己的需要，对数值进行调整以显示外观。

怎么对已设置好的条件格式进行修改呢？可以按以下步骤来进行。

首先选择需要修改条件格式的单元格数据区域。

然后在【开始】选项卡下，单击【条件格式】按钮，在展开的下拉菜单中，单击【管理规则】，就会弹出【条件格式规则管理器】对话框。

在此对话框中，选中需要编辑的规则，单击【编辑规则】，打开【编辑格式规则】对话框，我们就可以根据需要对已设置的条件格式进行修改。

4.总结

如何使表格一目了然？

Excel的“条件格式”功能中，就提供了“数据条”、“色阶”、“图标集”这3种内置的单元格图形样式，帮助我们最迅速地实现表格的可视化。

具体的操作方法，总结起来就是三步走：

1）选定需要设置的数据区域

2）选择合适的图形样式

3）进行规则的设置。

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