电子文档管理的COTA法则

文章来源http://www.g2soft.com.cn/News/View/dmcota.html

 

电子文档管理中的COTA法则,是美国管理专家迈克·宋在著作《如何管理电子邮件:仓鼠革命》一书中提出的一种具体的文档管理技巧,它是迈克·宋管理电子邮件方案中的一个组件,但是很多人把这个方法提炼出来,作为单独的电子文档管理方案,在自己的工作中获得实质性的帮助。

每个人的计算机硬盘上都有相当多的电子文档,查找起来非常麻烦。虽然有人已经开始用归整分类的方法,但没有科学的指导,仍然不得要领。而COTA法则则是一个经过研究和实践,非常科学的管理方法,你好好使用的话,将使你的电子文档管理变的井井有条,效率倍增。

 “COTA4个一级文件夹名字的缩写,它们能够涵盖你所有的工作信息。等我跟你讲一讲这个系统,你就会明白有效地组织信息、避免重叠是多么有用。”

COTA认为,过多的分类文件夹只会增加你的负担,而只用Clients(客户)、Output(成果)、Teams(团队)、Admin(管理)4个分类文件夹(一级文件夹),即可涵盖所有属性的文件。一般来说,这4个一级文件夹是建立在我的文档(My Documents)里的。

1.Clients(客户)文件夹包含的信息内容是“你的团队的内部或外部的客户”。2.Output(成果)文件夹包含里的信息内容是“你的团队的产品和服务”。3.Teams(团队)文件夹包含里的信息内容是“你的团队”。4.Admin(管理)文件夹包含里的信息内容是“你的非核心工作任务”。

你的工作内容没有客户?你的工作内容没有产品和服务?COTA不适合你?

COTA相信,只要你真正理解了COTA,并根据自己的实际情况及时科学的分类,COTA是适用于任何不同的工作的。

COTA表示4个文件夹,C代表客户,即所在团队的内部和外部客户;O代表成果,即团队的产品和服务;T代表团队;A代表管理,即非核心的工作任务。如果团队和成果是一直存在的,那客户也就会同时存在,而管理更是无处不在,所以COTA是通用的四个重要的就文件夹。你可以把自己的文档都按这四大类进行初步分类,没有问题。

在使用COTA时还有6个秘诀:

1、在“我的文档”里显示详细信息,这样所有文件夹和文档会被整齐地从上到下排列开来。

2、用数字分出优先顺序。遇到长长的一串文件夹或文档时,可以给最重要或最常用的文件夹或文档题目上加上数字,这样它们就能排到列表的最上端。

3、使用“强力底稿”以保证文件夹分类连贯一致。“强力底稿”是一个主文件夹,包含了常用的子文件夹。无论何时需要建立一个新文件夹,可以把“强力底稿”复制下来再从新命名即可。

4、扩充访问途经节约时间。

5、为网络连接建立COTA文件夹。

6、把纸质文件换成COTA体系。

 

注:本文档介绍的只是关于COTA的概念和基本应用,如果你应用得当,可以对你的电子文档管理有相当于“革命”的优化和改变。深入了解COTA可以阅读《如何管理电子邮件仓鼠革命》一书。

1、资源项目源码均已通过严格测试验证,保证能够正常运行; 2、项目问题、技术讨论,可以给博主私信或留言,博主看到后会第一时间与您进行沟通; 3、本项目比较适合计算机领域相关的毕业设计课题、课程作业等使用,尤其对于人工智能、计算机科学与技术等相关专业,更为适合; 4、下载使用后,可先查看REAdMe.md或论文文件(如有),本项目仅用作交流学习参考,请切勿用于商业用途。 5、资源来自互联网采集,如有侵权,私聊博主删除。 6、可私信博主看论文后选择购买源代码。 1、资源项目源码均已通过严格测试验证,保证能够正常运行; 2、项目问题、技术讨论,可以给博主私信或留言,博主看到后会第一时间与您进行沟通; 3、本项目比较适合计算机领域相关的毕业设计课题、课程作业等使用,尤其对于人工智能、计算机科学与技术等相关专业,更为适合; 4、下载使用后,可先查看REAdMe.md或论文文件(如有),本项目仅用作交流学习参考,请切勿用于商业用途。 5、资源来自互联网采集,如有侵权,私聊博主删除。 6、可私信博主看论文后选择购买源代码。 1、资源项目源码均已通过严格测试验证,保证能够正常运行; 2、项目问题、技术讨论,可以给博主私信或留言,博主看到后会第一时间与您进行沟通; 3、本项目比较适合计算机领域相关的毕业设计课题、课程作业等使用,尤其对于人工智能、计算机科学与技术等相关专业,更为适合; 4、下载使用后,可先查看READme.md或论文文件(如有),本项目仅用作交流学习参考,请切勿用于商业用途。 5、资源来自互联网采集,如有侵权,私聊博主删除。 6、可私信博主看论文后选择购买源代码。
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