电子文档管理的COTA法则

文章来源http://www.g2soft.com.cn/News/View/dmcota.html

 

电子文档管理中的COTA法则，是美国管理专家迈克·宋在著作《如何管理电子邮件:仓鼠革命》一书中提出的一种具体的文档管理技巧，它是迈克·宋管理电子邮件方案中的一个组件，但是很多人把这个方法提炼出来，作为单独的电子文档管理方案，在自己的工作中获得实质性的帮助。

每个人的计算机硬盘上都有相当多的电子文档，查找起来非常麻烦。虽然有人已经开始用归整分类的方法，但没有科学的指导，仍然不得要领。而COTA法则则是一个经过研究和实践，非常科学的管理方法，你好好使用的话，将使你的电子文档管理变的井井有条，效率倍增。

　“COTA是4个一级文件夹名字的缩写，它们能够涵盖你所有的工作信息。等我跟你讲一讲这个系统，你就会明白有效地组织信息、避免重叠是多么有用。”

COTA认为，过多的分类文件夹只会增加你的负担，而只用Clients（客户）、Output（成果）、Teams（团队）、Admin（管理）4个分类文件夹（一级文件夹），即可涵盖所有属性的文件。一般来说，这4个一级文件夹是建立在我的文档（My Documents）里的。

1.Clients（客户）文件夹包含的信息内容是“你的团队的内部或外部的客户”。2.Output（成果）文件夹包含里的信息内容是“你的团队的产品和服务”。3.Teams（团队）文件夹包含里的信息内容是“你的团队”。4.Admin（管理）文件夹包含里的信息内容是“你的非核心工作任务”。

你的工作内容没有客户？你的工作内容没有产品和服务？COTA不适合你？

COTA相信，只要你真正理解了COTA，并根据自己的实际情况及时科学的分类，COTA是适用于任何不同的工作的。

COTA表示4个文件夹,C代表客户，即所在团队的内部和外部客户；O代表成果，即团队的产品和服务；T代表团队；A代表管理，即非核心的工作任务。如果团队和成果是一直存在的，那客户也就会同时存在，而管理更是无处不在，所以COTA是通用的四个重要的就文件夹。你可以把自己的文档都按这四大类进行初步分类，没有问题。

在使用COTA时还有6个秘诀：

1、在“我的文档”里显示详细信息，这样所有文件夹和文档会被整齐地从上到下排列开来。

2、用数字分出优先顺序。遇到长长的一串文件夹或文档时，可以给最重要或最常用的文件夹或文档题目上加上数字，这样它们就能排到列表的最上端。

3、使用“强力底稿”以保证文件夹分类连贯一致。“强力底稿”是一个主文件夹，包含了常用的子文件夹。无论何时需要建立一个新文件夹，可以把“强力底稿”复制下来再从新命名即可。

4、扩充访问途经节约时间。

5、为网络连接建立COTA文件夹。

6、把纸质文件换成COTA体系。

 

注：本文档介绍的只是关于COTA的概念和基本应用，如果你应用得当，可以对你的电子文档管理有相当于“革命”的优化和改变。深入了解COTA可以阅读《如何管理电子邮件：仓鼠革命》一书。