系统集成资质-软件项目采购的问题与对策

作者：邓子云  dengziyun@126.com 转载请注明此处 

   在一些传统行业项目的采购活动已经有比较成熟的管理体制和标准，例如机械工程项目或建筑工程项目等，但是软件项目的采购与外包管理工作尚未形成完备的管理体制和标准。

    软件产品作为一种特殊的产品，具有高度地不可测量性和可变性。而软件企业的运作方式差别很大，许多软件企业软件能力成熟度不高，大部分企业还处于手工作坊方式，人为因素比重大，很难进行量化管理。由于不确定因素太多，许多软件开发企业难以精确控制项目进度、质量、成本和资源。所以对于采购方来说，如何成功的进行IT项目的采购和外包，特别是应用软件系统的采购，是一个严峻的挑战。

    软件项目采购与外包的成败不仅影响到软件项目的质量、成本和工作进度，而且关系到企业信息化建设整个项目的整体结构、性能和进度。由于软件采购的情况特别复杂，涉及的学科领域不仅是科学技术上的，还有商业上的和观念上的，软件项目采购管理水平的高低，将直接关系到企业整个信息化建设进程。

    一般来说，定制开发的外包软件不能达到企业的要求时，采购方往往会在第一时间把责任推给外包商。但实际经验告诉我们，很多定制产品失败的原因是采购方对需求不明确，没有确定软件产品范围；没有做出适当的项目开发与运行环境的评估；没有认真的审定开发方提交的系统规格说明；没有制定软件产品的质量标准和系统验收标准与流程；没有有效的监督项目的开发进度、没有及时的与软件开发商进行沟通与协调。但最重要的一点，是没有在决定软件外包时处理好双方合作模式与监督机制。

    应该明确，软件外包后采购方应该更加关注项目的质量与进度。外包项目有时需要双倍的管理时间。在决定外包软件来进行定制开发的时候，首先要明确，是将项目全部外包，还是部分应用系统外包。前者需要管理整个外包项目的生命周期，跟企业内部软件开发的管理没有差异，只是开发的地点、环境和资源比较陌生而已；后者则需要了解企业本身是否能提供优质的规格说明、是否能够提供开发商所需的质量标准和测试数据、开发商是否有类似企业本身的开发平台和环境，以及开发商的技术资源水平是否与企业内部开发时所需的技术指数相符。明确自身所需的产品和服务要求，是决定外包项目的先决条件。

    对于软件定制所支付的费用，有两种截然不同的观点，第一种观点认为，外包定制的成本比自己组织队伍来开发要高，因为让专业的队伍干专业的事，生产出更高质量的软件必然需要更大的投入；第二种观点认为外包定制的成本比自己组织队伍来开发要低，因为承担外包项目的开发商是专业的队伍，那么必然能更好的节约成本。实践表明，选择适合的开发商，并不能仅仅以价格来做最终决定。优质的产品和服务需要付出较高的代价，企业应根据自身对软件产品功能和性能的要求来选择软件开发商。成熟的软件开发商需要更多的投入来保证定制产品的质量，比如设立软件测试岗位来确保软件的质量，设立软件配置管理岗位进行版本的控制，这些都需要成本的，而不成熟的软件开发商没有质量保障的机构和标准，其定制开发的系统往往存在许多缺陷，这些问题往往在系统上线后才逐步暴露，此时将成倍投入才能解决问题。

    软件项目的外包，使项目采购管理更加复杂。一般来说，企业自己组织开发项目时，所需人力资源大致分为两组，一组是企业内部的技术人员，另一组是企业内部的业务人员。当将项目外包时，企业除了管理自己内部的技术人员和用户群体外，还要关注开发商的开发团队，特别是项目组开发人员。通常，开发商会指派专人负责与企业的联系与协调，而他们的开发人员只负责项目的开发，这种运作模式使得双方信息的传达出现问题。所以采购方的首要任务是让外包方与自已保持畅通的沟通，不仅是业务上的沟通，还有技术的交流，因为开发商指派负责联系的人员往往具有销售与业务背景，他们对技术细节不能全面把握。应该让供应商明确规定，负责项目联系的人员必须包括开发小组的主管，这名开发小组主管是直接参与开发项目的主要人员，如此才能够有效地进行沟通和监控。

    对于外包的项目，采购方应该设立一位项目负责人或项目经理，来负责项目的采购与外包管理。采购方项目经理的一项首要任务是编制一个详细的、完整的采购项目计划，在计划中应该列出每一项工作，以及需要哪方面的哪些人来共同执行。