读书笔记 | 为什么从世界500强CEO、政界要员，到著名演员都用这个方法来提高效率？

大家好，我是Rachel。

我一直自诩是那种不需要使用calendar，不需要做week planner的人，因为我有一个强大的大脑，我可以都记下。

 

但是渐渐地，工作上， 生活上，事情越来越多，越来越细。 突然有一天，我感到自己变得很焦虑，很暴躁。事情压得我喘不过气，每天都好忙，被死期追着跑，甚至出现了遗漏和忘记。终于，我意识到，我大脑的内存不够用了。

 

我急需时间和任务管理。

 

携隐发起了#每月读一本书#，《Getting Things Done》解了我的燃眉之急。

 

这本书里有两个很有趣的内容。

 

1

 Mind Like Water

 

一开始，我认为，翻译成中文，可能更好理解，这不就是心如止水嘛。道可道，非常道。终于，平了。

 

但是，读下去，并不是指让心情不发生任何波澜。Mind like water说的是，在平静的湖面扔一块石头，水是完全根据你的力度给予回应的，不多，也不少。

 

任何让你反应过多或过少的事情，都会控制你。所以，时间和任务管理的要义也在于，不多，不少，刚刚好！

 

2

为什么会焦虑和抓狂

 

我们可能一直把焦虑和抓狂问责于『事情太多』，但不是。真正的凶手是——你放了自己鸽子，这让你对自己产生了信任危机。

 

试想一下，你和一个朋友约好了明天晚上7点一起吃饭。有3种情况。

 

1. 她准时出现。这是最好的状况。于是，你们有了一次特别愉快的晚餐和交谈。

2. 5点时，她告诉你，对不起，我今晚要加班。于是，你们说好，改成下周。

3. 7点，你到了餐厅，开始等，但是等了她一晚，她都没有出现。

 

哪一种情况会让你心情很差？当然是第3种。

 

其实，焦虑和抓狂也是一样的道理。你和自己约定好了一件事，但是你没有出现，没有完成，而且你也没有提前告知自己改期。

 

 

 

《Getting Things Done》这本书又具体介绍了哪些好用的任务管理方法呢？

 

我举一个例子。

 

比如，最近换季了，我要整理衣橱。

 

1.0版本：我会在心里默默地记下这件事。然后，挑一个时间，也许是这周末，也许是下周末，我把这件事做完。也许，我就是想想，整理衣橱好像也没有那么迫切和必需，那就算了。

 

2.0版本：打开我的to-do APP，新建一个to-do：整理衣橱。也许，我完成了，那就check。也许，我一直没完成，就随意吧，虽然心情不好，但始终可以假装没看见。

 

3.0版本：也就是Getting things done的方法。拆分！

 

我的to-do中不是：整理衣橱。

 

要整理换季衣橱，我下一步需要做什么？(What’s the next action?)

 

我需要先收拾冬天的衣服，再整出夏天的衣服。

 

但是收拾冬天的衣服，有些衣服明年我不会穿了，需要清理。有几件大衣还不能收起来，因为我还没送去干洗店。UGG，我上周就送去干洗店了，店里通知我去拿，但是我还没拿回来。要整出夏天的衣服，我还需要再买一些衣架。

 

为什么我很难完成『整理衣橱』这件事呢？

 

因为这是一个系统工程啊！

 

所以，我的to-do应该首先是这样。

 

1. 清理过时冬衣

2. 把大衣拿去干洗

3. 把UGG从店里拿回

4. 买一些新衣架

 

这些步骤都完成后，再添加新的下一步行动，直到『整理衣橱』这件事完成。

 

「整理衣橱」是一个单人任务，当遇到多人协作任务的时候，该怎么办呢？

 

再举一个例子。

 

Rachel全家在办理英国签证。

 

3.0版本：我的to-do一级目录是这样拆分的。

 

1. 资料准备 （due date：5/8）

2. 去签证中心递交材料（已预约5/8）

3. 等签证

 

但其实，最花费时间和精力的是在『资料准备』阶段。

 

所以『资料准备』二级任务是这样的。

 

1. 填写3份申请单 – 我

2. 打印申请单和预约单– 我

3. 复印家庭资料– 我爸

4. 银行流水 – 我

5. 等我爸交给我复印资料

6. 汇总及核对 – 我

 

然后，发现在5/6，我们把『资料准备』阶段都完成了。进入了「去签证中心递交材料」。

 

我又新建了二级任务。

 

1. 通知爸妈时间和地点

2. 查好公交路线，发给爸妈

 

发现了吗？在协作过程中，多了『等』、「通知」、「联系」。

 

 

Someday/Maybe list

 

 

这是一个非常好用的方法。我在Google Keep上的Someday/Maybe已经多到了5个分类了。

有「Trips with Parents」、「Books to read」、「movies」、「待写推文选题」、「一些ideas」。

 

因为，我们总是有一些一直想做，但是现在可能真的没时间或者没精力去做的事。这些事会萦绕在脑海，挥之不去，让我们压力倍增。所以，先记录下来，减轻压力。

 

比如，我想去带爸妈去西班牙。我想学钢琴。我想去吃一家很有名的汉堡店。

 

甚至，『整理衣橱』也可以放在someday/maybe，如果我最近真的很忙，真的没时间，或者真的没心情，真的不想做。

 

Do的任务分级

 

 

相信大家都听过一个4个象限的任务分级方法，「重要&紧急」、「不重要&紧急」、「重要&不紧急」、「不重要&不紧急」。是不是很有道理？我们都应该完成那些「重要&紧急」和「不重要&紧急」的事上呀。但，往往，按照这样的分类方式去处理，并不是效率最高的。

 

在选择哪个任务去完成的时候应该考虑的是4个要素。

 

1. Context：包括地点和工具

 

比如，做slides在公司或家里都能完成，但必须有电脑。比如，打电话在路上可以完成，但是团队会议是一定要在公司完成的。

 

但，有时候，项目的地点和任务的地点是不一样的。乍一眼，显然「整理衣橱」是需要在家里才能完成的。但是，再看一下，二级任务中出现了「干洗店」啊。（有感受到二级任务的重要性了吗？）

 

2. Time Available：

 

还剩多少时间，这个很好理解。比如，我出差在火车或飞机上，那么2个小时，我可以读一本书。但是，如果现在是2点45，3点我有一个会议。只有15分钟时间，我读书就不是一个很好的选择。

 

3. Energy Available：

 

除了时间，你还需要考虑你的精力。有时候，我刚吐血写完一篇推文，没有精力再做PPT了，即便我现在只有很多时间，我也宁可选择其他的不需要太耗费精力的任务。

 

4. Priority：

 

当考虑完其他三个要素后，优先级才应该作为我们选择的标准。

 

 

把ASAP任务按context划分

 

 

上一部分提到挑选任务的首要考虑因素是context。为了方便任务管理及最大化提高工作效率，那么应该按照context划分。

 

Rachel表示，亲测有效！

 

比如，我新建的有：

「MAC」（在电脑上才能做的事）、「Wechat」（需要我在微信上联系和回复的人或事）、「WeWork」（在办公室完成的事）、「Appoinments」（未来一个月内，我已经有约的人或事）、「Gym」（在健身房有氧的时候可以听的音频或节目）、「Waiting For」（所有移交出去但在等回复的事）。

 

还有：「Melody」（所有需要和携隐讨论、确定、协作完成的事）、「饭饭」、「Family」。

最后，安利一下Google Calendar+ Google Keep。

 

Calendar：是提醒你所有已经有的appointments和可能会发生或需要你决定去不去的appointments。

 

然后，可以根据颜色来区分。

 

比如，我用绿色代表健身房。蓝色代表工作。黄色代表家庭。大红色代表朋友。

 

我的5月是这样的。

Keep：就是把所有刚才说的context贴在板上，看到了「Melody」和「fanfan」吗？这样就一目了然，所有需要和这个人确认的事一件都不会漏了。

 

还有，我要提醒自己Gym+Diet！我就建了一个标签，放在最前面！每次打开我就看到这几个醒目的大字。

这些好用的方法，你都学会了吗？还不去试一下？

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