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如何面对面地与你的员工交流和沟通(1)

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  与企业员工交流,且通常是一对一地交流,是管理人员的职责之一。作为一名管理人员,你可能需要向他们发出指令,可能会向他们提出一些疑问,也可能会对他们作出一些评价。但是,你是否能够确定对方每次都能理解你说的话吗?一般说来,在着急或者在你以为对方了解某些情况而实际上却并非如此的时候,你所说的话就有可能会被曲解。同样常见的是,对方,特别在是其他职位比你低的情况下,往往会因为紧张而不敢要求你进行解释——他们是不想在你面前表现得像个傻瓜和白痴。这样最终导致了你们之间交流的失败。

  这种面对面的交流方式可以看做说话者和听话者之间的一种交流。为理解说话者发出的信息,听话者必须经过一个“解码”的过程。在交流的过程中,这两个角色将会不停的发生转换。但是,要实现有效的交流会出现一些障碍,他们通常表现为:

  • 不恰当的语言(行话、缩写词, 语法糟糕的语言等)
  • 信息超载(信息量过大,使听话者无法接收)
  • 信息不足(所提供的信息过少)
  • 噪音或其他干扰
  • 观点不同(说话者和听话者对谈话的主题持不同的观点)
  • 未能听清
  • 故意欺骗(听话者有意隐瞒些什么)
  • 听话者心不在焉(没有听到全部的信息)

  防止出现上述交流障碍的方法之一就是,对所说的话作出反馈或者要求对方作出相应的反馈。反馈是检查和澄清对方已经说过的话的一个过程。它可以包括提问、要求对方进行重复以及自己重复强调。反馈的目的是为了让说话者和听话者都较好地理解同一条信息。

  不能倾听对方也是交流的一大障碍。我们经常会把别人说的话想当然,听而不闻,脑子想着其他事。压力重重的人和那些正在因为某件事怒火中烧的人往往对别人的话充耳不闻。你肯定看到过这样的情景,两个人冲着对方大声叫嚷,只是两人谁也没听清对方在说些什么。还有一种情况是,有的人说起话来枯燥而又罗嗦,对方就会变得心不在焉起来。

  作为一名听话者,你可以试着去“主动”倾听。顾名思义,这并非是一个被动的交流过程,它需要你的参与,因为你的出发点在于从说话者所说的话中收集正确的信息。根据不同的用意,管理人员可以采用以下三种主动倾听的方式。

  • 鼓励倾听
  • 回应倾听
  • 保留倾听

  鼓励倾听是指鼓励说话者把更多的话说出来,这样你就能够摸清他的所思所想。律师和临床医生就是采用这种倾听方式,如果你手下的员工看起来遇到了问题,作为一名管理者,你也不妨采用这种方式。你可以用点头和微笑让说话者放松下来,你可以偶尔让说话者在其所说的某一点上展开来作些解释,从而鼓励其畅所欲言。但是,你要记住,你的目的是让说话者多说话,自己可不要说得太多。 

  回应倾听更加注重对话,听话者可以向说话者提出一些问题,也可以对其提出的问题作出答复。在你需要得到真实信息时,你可以采用保留倾听这种方式。

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