外发邮件监控的六种方法， 监控软件如何防止邮件泄密？

外发邮件监控的六种方法， 监控软件如何防止邮件泄密？

外发邮件监控是现代企业信息安全管理的重要组成部分，它有助于防止敏感信息泄露、保护知识产权、以及确保企业合规。以下是外发邮件监控的几种主要方法，这些方法结合使用可以为企业提供全面的邮件安全保障。

一、制定明确的政策和规定

在开始监控员工的外发邮件之前，企业应制定明确的政策和规定，明确告知员工他们的邮件可能会被监控。这有助于避免法律纠纷和员工不满。政策和规定应详细规定监控的目的、范围、方式和频率等内容，确保监控活动的合法性和合规性。

二、使用专业的监控软件：安企神、中科安企等

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企业可以使用专业的监控软件来实时监控员工的外发邮件。这些软件通常具备以下功能：

实时监控：软件可以实时查看员工的外发邮件内容、附件和收件人等信息，确保邮件在发送前得到审查。

敏感信息检测：通过关键词过滤等方式检测邮件中是否包含敏感信息，如保密文件、商业机密、敏感客户信息等。

行为分析：软件可以分析用户的邮件行为，发现异常活动，如大量发送邮件、频繁修改收件人等，以便及时采取措施。

这些软件具备强大的功能和灵活性，可以根据企业的实际需求进行定制和配置。

三、设置邮件过滤器

企业可以设置邮件过滤器来筛选和监控员工的外发邮件。邮件过滤器可以根据关键词、附件类型、收件人等条件来过滤和监控邮件。一旦有符合条件的邮件被发送，系统就会自动触发警报或通知管理员，以便及时采取措施。

四、监控邮件服务器日志

邮件服务器日志记录了所有进出服务器的邮件信息，包括发送者、接收者、主题、时间等。管理员可以定期检查邮件服务器日志，以了解员工的邮件活动。这种方法可以帮助企业发现异常行为和及时采取措施。

五、进行定期的安全审计

定期的安全审计可以帮助企业评估邮件安全措施的有效性，并发现潜在的安全漏洞。企业可以聘请专业的安全团队进行安全审计，检查邮件系统的配置、权限设置和安全策略等。通过安全审计，企业可以及时发现并修复潜在的安全隐患，提高邮件系统的安全性。

六、培训员工

除了上述技术手段外，企业还应培训员工有关信息安全和邮件使用的知识。员工应该了解公司的邮件政策和规定，并知道如何正确使用邮件系统。培训可以帮助员工提高信息安全意识，减少不当行为和错误操作，从而降低邮件泄露的风险。

综上所述，外发邮件监控是企业信息安全管理的重要组成部分。通过制定明确的政策和规定、使用专业的监控软件、设置邮件过滤器、监控邮件服务器日志、进行定期的安全审计以及培训员工等措施的综合应用，企业可以实现对员工外发邮件的全面监控和管理，确保企业信息安全和合规。