【老板必看】企业邮箱如何看员工邮箱记录（企业邮箱设置邮件监控的方法有哪些）？这5个方法你不可不知！

有效监控员工邮箱记录不仅有助于保障企业资产安全、提升团队协作效率，还能促进业务监督与风险控制。

以下是老板们不可不知的五个关键方法，助您轻松掌握企业邮箱监控之道。

1. 使用管理员账号登录并启用监控功能

企业管理员首先需要使用postmaster管理账号登录企业邮箱的管理界面。

在“邮局管理”选项中，找到“组织与成员”模块，查看并选定需要监控的员工邮箱。

在选定邮箱的编辑界面中，向下滑动至底部，勾选“启用监控”选项，并根据需要选择是否监控“收邮件”和“发邮件”。

之后，设定一个接收邮箱，所有被监控的邮件收发记录将自动转发至此邮箱，供管理员查看和分析。

2. 利用eDiscovery功能进行长期邮件保存和监控

如企业使用Zoho邮箱，可充分利用其eDiscovery功能实现长期邮件保存和监控。

首先，确保组织拥有Zoho邮箱账户，并登录eDiscovery门户。

通过启用eDiscovery功能，管理员可以选择对所有用户或特定用户启用邮件保留，自动存档选定用户账户的电子邮件。

此功能不仅便于搜索、查看和导出邮件，还能确保邮件数据的完整性和安全性。

3. 制定明确的邮件使用政策和程序

在实施邮件监控前，企业应制定明确的电子邮件使用政策，明确说明邮件监控的目的、范围和规则。

这一步骤至关重要，因为它不仅能为监控行为提供合法性基础，还能在员工入职时就告知其邮件可能被监控的情况，确保员工知情同意。

4. 利用技术工具实现精准监控

市场上存在多种邮件监控工具和服务商，如安企神软件等，企业可根据自身需求选择合适的解决方案。

这类工具通常具备内容扫描、行为分析、合规性检查等功能，能够详细记录屏幕截图、聊天记录、文件操作等信息，确保监控数据的准确性和完整性。

具体功能：

• 智能过滤与拦截：具备智能邮件过滤与拦截功能，能够有效识别和拦截垃圾邮件、钓鱼邮件等恶意邮件，大大降低邮件泄密的风险。
• 端到端加密：支持端到端加密技术，确保邮件在传输过程中的机密性，无论是文本、附件还是图片等数据，都能得到最高级别的加密保护。
• 安全审计与追溯：详细记录邮件的收发情况、操作行为等，为企业提供完整的邮件安全审计和追溯功能，确保传输内容和行为安全合规。
• 灵活的访问控制和权限管理：管理员可以根据企业需求，设定不同用户的邮件访问权限，禁止发送敏感信息和涉密数据，进一步降低邮件泄密的风险。
• 实时监测与告警：能够实时监测邮件系统的安全状况，一旦发现异常行为或潜在威胁，立即发出告警并采取相应的应对措施。

5. 持续监测与改进

邮件监控不应是一次性的项目，而是需要持续关注和调整的过程。

企业应定期审查监控结果，优化监控策略，以应对不断变化的威胁环境。

同时，加强员工培训，提升员工对网络安全的认识，教育他们识别钓鱼邮件、避免点击可疑链接或附件，共同维护企业邮箱的安全。

结语

掌握企业邮箱监控的五大方法，不仅能帮助老板们更好地管理企业资源、保障信息安全，还能促进团队协作和业务发展。

但请切记，在实施监控的同时，务必遵守相关法律法规，尊重员工隐私，确保监控行为的合法性和正当性。

只有这样，才能让邮件监控成为企业管理的有力助手，而非潜在的风险源。