提高效率 十条关于Gmail附件的超级建议

提高效率 十条关于Gmail附件的超级建议

 2010年01月21日 IT168网站 原创 作者：谷奥 编辑：姜惠田

　　【IT168 软件应用】使用Gmail的用户越来越多，而且因为他容量似乎永远用不完，有许多人就把Gmail用来当作在线文件服务器。其实这是不对的，从根本上来说，Gmail只是一个非常优秀的邮件系统，如果你上传了许多附件，他会变的很乱，因为Gmail对于附件没有排序功能，有时你不得不花费大量时间来搜索和管理这些附件。下面是关于Gmail附件的10条超级建议，这可以让你的生活和工作变得更加简单：

 

　　Gmail单个附件最大体积是25MB。相对而言，Google Docs可以让你上传最大为250MB的任意文件。

 

　　有时Gmail会把大附件的邮件当成垃圾邮件，在用户不知情的情况下，自动把邮件转到垃圾邮件文件夹。所以，当你找不到某个文件时，可以尝试使用in:spam或者in:trash命令在垃圾箱或者垃圾邮件中寻找你需要的文件。因为Gmail默认不会搜索垃圾邮件或者已被删除的邮件。你可以把某些发送者设为白名单，这样就可以一劳永逸了。

 

　　当你试图在附件发送一个.exe的可执行文件时，Gmail会因为安全因素的考虑，拒绝发送。发送.exe最好的办法就是修改下exe后缀为任意字符，并上传到Gmail中。或者也可以用压缩软件打包，再进行发送。

 

 

 

 

　　有时候，我们会在发送完一封邮件后，突然想起忘记添加附件了，只好再向对方发送一封邮件并表达歉意。对于这种情况，你可以使用Gmail设置–实验室中的“忘记附件检查程序(Forgotten Attachment Detector)”，这个小程序如果发现在邮件内有”attach”，他就会提醒你别忘记添加附件。(经测试好像对中文没有用)

 

 

 

 

　　Gmail的HTML版只支持每次上传一个文件。在最新的Gmail JavaScript标准版内，你可以一次上传多个文件。在选择文件时，按住Ctrl键，并用鼠标选取多个文件即可。

 

　　可以使用has:attachment 命令来搜索所有附件。

 

 

 

 

　　只搜索PDF附件的话，可以使用has:attachment pdf 命令。当然，对其他文件格式也是同样如此。如果你记得你要找的附件文件名的话，可以使用filename:xxx.xxx来搜索。

 

 

 

 

　　可以使用after:和before:运算符配合has:attachment命令来搜索某个特定时间段内的附件。

 

 

 

　　可以使用greasemonkey或者这个Firefox附加组件来显示某个邮件中的附件类型，而无需打开这封邮件。

 

　　如果你没有安装Microsoft Office或者PDF阅读器，你仍旧可以使用HTML预览方式浏览以下格式的文件：

 

      .doc – Microsoft Word documents

　　.xls – Microsoft Excel spread sheets

　　.ppt – Microsoft PowerPoint presentations

　　.sxw – OpenOffice 1 / StarOffice 6/7 documents

　　.sxc – OpenOffice 1 / StarOffice 6/7 spread sheets

　　.sxi – OpenOffice 1 / StarOffice 6/7 presentations

　　.sdw – StarWriter documents

　　.sdc – StarCalc spread sheets

　　.sdd – StarImpress presentation

　　.pdf – Adobe PDF (Portable Document Format)