项目管理-采购管理过程讲解

项目采购管理是指在项目执行过程中，对项目所需的产品、服务或资源进行采购的过程。它涉及确定采购需求、编制采购计划、寻找供应商、进行招标或谈判、签订合同、监督供应商履约等一系列活动。

项目采购管理的目标是确保项目能够按时、按质、按预算获取所需的产品或服务。

项目采购管理对于项目成功至关重要，它需要项目经理与采购团队密切合作，确保采购活动与项目目标保持一致，并实现最佳的采购结果。

项目采购管理的主要过程包括编制采购计划、实施采购、控制采购、结束采购等4个过程，细化来讲包含如下步骤：

1. 需求确定与采购计划的制订

• 需求的确定是采购流程的初始环节
• 需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制定采购计划的过程。

2. 供应商的搜寻与分析

• 这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。

3. 定价

常见的有竞争性报价及谈判两种

① 竞争性报价适用于下列特征。

• 采购量足够大，值得进行竞争性报价。
• 供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本。
• 竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者。
• 买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。
• 买方没有优先考虑的供应商。

② 谈判下列情况适合。

• 当前述任何竞争性报价的标准都不存在时。
• 当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时。
• 当买方要求供应商的早期参与时。
• 当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得更难）。

4. 拟定并发出订单

企业根据确定的采购需求与采购计划，在企业的采购订单模板中填上采购内容和要求形成采购订单，采购订单需经过评审，并得到批准。
采购订单批准后，企业采购人员向供应商发出订单。

5. 订单的跟踪和跟催

（1）订单跟踪是指依据发出的订单内容，跟进监督，了解进展。

• 跟踪一般需要经常询问供应商的进度，有时甚至需要到供应商处走访。不过，这一措施通常仅用于关键的、大额的或提前期较长的采购事项。
• 为了及时获得信息并指导结果，可通过电话进行跟踪，以查询有关发运日期。

（2）跟催是指依据发出的订单内容，跟进催促，掌控进展。

对供应商施加压力，以使其履行最初所作出的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的订单涉及的货物的发运。

（3）跟踪和跟催的流程

• 跟踪供应商内部申请的准备。
• 确认供应商备货的情况。
• 跟踪供应商发货的手续。
• 确认供应商已经发货。
• 跟踪货物在路途的行程。
• 确认货物到达的时间。

6. 验货和收货

（1）货物检验的步骤如下。

• 确定检验时间和地点。
• 确定检验部门及人员。
• 货物检验。
• 不合格货物处理。
• 对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。

（2）接收货物的步骤如下。

• 协商送货事宜。
• 货物接收入库。
• 货物接收过程中的问题。

7. 开票和支付货款

付款操作的具体过程如下。

• 查询采购调和入库信息。
• 准备付款申请单据。
• 付款审批
• 向供应商付款。
• 供应商收款。

8. 记录管理

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