Office常用办公技巧

  本文分享了一些常用的Office（Word、Excel和PPT）办公技巧，希望能解决您工作中遇到的小问题~~

1 Word在指定区间编辑页码

  例如，在2-5页编辑页码：

步序	操作
第一步	在第1、第5页（均页尾）分别【分隔符】→【下一页】，构成一个独立分节（2-5页）。
第二步	然后，分别在第2页、6页页脚取消【链接到前一页】，获得一个独立区域（2-5页）。
第三步	最后在2-5页区域编辑页码。当然，可能出现空白页，删掉（delete）就行！

  技巧：在Word文档编辑中，善用 分节符 可“攻城略地”！

2 删除Word页眉上的横线

步序	操作
第一步	激活页眉，选中内容：【插入】→【页眉】→【编辑页眉】→【选择】。
第二步	去除边框：【设计】→【页面边框】→【边框】→【去掉横线(右侧)】→【应用于段落】→【确定】。

3 通栏表格绘制

步序	操作
第一步	生成普通表格：【插入】→【表格】→【设置行、列数】→【插入表格】。
第二步	表格修饰：【选择单元格】→【右键】→【表格属性】→【表格/边框和底纹】→【预览】→【设置上/下/左/右边线】。

4 在方框里打钩（√）

方法	操作
方法一	输入R，再将其字体调为Wingdings2。
方法二	输入2611，再ALT+X。

5 打印机手动双面打印

方法	操作
方法一（偶数页）	【奇数页打印】→【空白面朝上，顶端朝内】→【偶数页『逆序』打印】→【装订】。
方法二（奇数页）	【偶数页打印】→【顺时针180°，空白面朝上】→【奇数页『逆序』打印】→【装订】。

6 Mathtype公式自动居中且编号右对齐

步序	操作
第一步	注意“上尖”、“上波浪”符号的使用。
第二步	设置自动编号格式：【插入编号】→【格式化…】→【设置『章/节/公式等编号』】→【确定】。
第三步	键入公式：【章&节】→【在“第x章”前『插入Next Chapter Break』（设置章节的分隔）】→【选择右编号】→【键入公式】→【更新文档】→【关闭Mathtype】。

  参考资料：利用MathType插件对word中公式居中且编号右对齐。

7 参考文献上标化

步序	操作
第一步	文末列出参考文献（相互间隔一行最好）。
第二步	选中并创建编号（开始→段落区域→编号）。
第三步	文中交叉引用（引用→交叉引用）。
第四步	修整编号，类似[3,4,5,8]变成[3-5,8]（交叉引用[n]→右键/切换域代码→添加\#"[0"或\#"0"或\#"0]"→选中域代码/F9更新→修饰）。
第五步	选中编号欲右上区域→Ctrl+H（查找替换的快捷键）。
第六步	批量替换（请填入①查找内容：\[*\]；②替换为：Ctrl+Shift+=；③勾选使用通配符）。

  备注：Word编辑时重复上一步操作 的快捷键为F4,或使用格式刷。
  参考资料：（1）将论文中的所有参考文献编号批量上标化；（2）Word连续参考文献引用（[1][2][3]变成[1-3]），可实现自动更新域。

8 MathType公式换行对齐

8.1 手动方式

步序	操作
第一步	首先，MathType公式换行直接按"enter"键。
第二步	通过“CTRL+ALT+空格”进行对齐（或者“MathType→样式→文本→空格”，再进行调整对齐）。

8.2 自动方式

步序	操作
第一步	键入第一行公式并选定对齐标志（如"=“），再于标志之后输入ctrl+;（这里是“ctrl”、”+“和”;"）。
第二步	按enter键进行换行。进入第二行后，首先输入对齐标志，再输入ctrl+;即可对齐。
第三步	其他行对齐参照以上两步。

  参考资料：mathType换行等号对齐。

9 MathType括号内公式换行

步序	操作
第一步	从MathType括号集里取出左括号并键入第一行公式。
第二步	需换行时，按"右箭头"（右移动→）将当前鼠标指针移至末尾，然后enter换行。
第三步	换行后取右括号，并键入第二行公式（或完整公式）。
第四步	最后使用第8章的方法进行对齐。

  参考资料：mathtype如何实现括号内公式换行?

10 Excel绘图一般步骤

步序	操作
第一步	数据准备：键入表格（带列名，列名将成为 系列名）。
第二步	图表绘制：【选中数据（带列名）】→【插入】→【图表-扩展箭头】→【所有图标】→【XY散点图】→【带平滑线和数据标记的散点图】→【确定】。
第三步	设置次坐标轴：【某系列（某图像）】→【右键】→【设置数据系列格式】→【系列选项】→【次坐标轴】。
第四步	组合图生成：【右键】→【更改图标类型】→【组合图】→【簇状柱形图-折线图】[→【自定义组合】]。（有些组合可能会失败）
第五步	图表修饰：①图表标题、坐标轴标题只能手动输入，不可【选择数据】；②主/次纵坐标轴标题文字方向按【选中标题】→【右键】→【设置坐标轴标题格式】→【标题选项】→【大小与属性】→【文字方向】→【竖排】修改。
第六步	更改系列数据：【某系列】→【右键】→【选择数据】→【图例项-目标系列-编辑】→【更改系列值（鼠标辅选）】→【确定】。

11 Excel绘制甘特图（横道图）

  可参考博文：横道图用excel怎么画。注意，绘图数据是【开始时间】+【耗时】，插入【堆积条形图】，绘制时“时间->数字”，显示时“数字->时间”。

12 Word文档加密

加密形式	操作
密码加密模式（无密码则无法查看）	【文件】→【信息】→【保护文档】→【用密码进行加密】→【设置密码+确认密码】→【保存文档】。
带密码的只读模式（可编辑另存；打开时只读或输密码）	【保存/另存】→【工具】→【常规选项】→【此文档的文件共享选项-修改文件时的密码】→【设置密码+确认密码】→【确定】。
限制编辑（可查看无法编辑另存；Word功能失活锁定）	【文件】→【信息】→【保护文档】→【限制编辑】→【[√]仅允许在文档中进行此类型的编辑（不允许任何更改/只读）】→【是，启动强制保护】→【设置密码+确认密码】→【确定】（快捷方式：【审阅】→【限制编辑】→【…】）。

  备注：Excel文档加密设置类似。参考word添加密码，如何设置？常见的三种方法！。

13 Excel固定表头

类别	操作
固定首行或首列	【视图】→【冻结窗格】→【冻结首行/列（框线加粗）】。（取消【视图】→【冻结窗格】→【取消冻结窗格】）
固定几行或几列	【选择第n+1行/列】→【视图】→【冻结窗格】→【冻结窗格】。
同时固定几行和几列	（如两行两列）【选择C3】（行/列+1）→【视图】→【拆分】→【冻结窗格】→【冻结窗格】。

  参考资料：怎么才能使Excel表头保持不动。

14 Excel表格“外区”处理

类别	操作
表格“外区”选取	鼠标选中基准行列，再以Ctrl+Shift+方向键扩选。
取消网格线	【视图】→【显示】→【网格线】（全部设置/取消）。
分页预览视图	【视图】→【分页预览】。（自动分页标注+表格外区灰色）。

   未完待续(*^▽^*)。。。