EDI 850与EDI 875：采购订单的核心差异与应用场景解析

什么是采购订单？

采购订单（Purchase Order, PO）是供应链管理的核心文件，作为买方与供应商之间具有法律效力的协议，明确约定商品规格、价格、交付条款等关键交易信息。其不仅是订单生命周期的起点，更是后续物流、对账及争议解决的重要凭证。

采购订单流程

采购订单流程是管理采购流程的结构化方式，可以通过几个关键步骤进行解释：

第一步：创建订单

供应商接收来自零售商的采购订单：EDI 850/875

第二步：订单确认

供应商发送一个EDI 855 用以发送对于订单的回执或者确认接受/变更订单。

第三步：订单处理

供应商内部处理采购订单，准备需要运输的产品。

第四步：装运通知

供应商发送一个EDI 856 提前发货通知给零售商，主要用于告知对方运输细节。

第五步：开具发票

供应商发送一个EDI 810发票给零售商，其中包含已运输货物明细以及付款条件。

第六步：收货核对

零售商接收货物并且将装运货物与订购单和发票进行核对。

第七步：完成付款

零售商发送一个 EDI 820 给供应商，根据商定的条款付款。

EDI 850与EDI 875的核心定位

• EDI 850（标准采购订单）：通用型单据，适用于全行业非高频采购场景（如一次性采购、临时供应商合作），字段设计兼容性强。
• EDI 875（杂货采购订单）：垂直行业专用单据，针对食品杂货批发/零售的行业特性（如保质期管理、重量计价）优化字段结构，例如增加G76总重量段。

标准采购订单 （EDI 850）

标准采购订单是最广泛采用的采购订单类型。它们用于不经常使用的供应商和一次性购买。标准采购订单通常包括以下信息：

• 买家的姓名、地址和联系方式。
• 卖家的名称、地址和联系方式。
• 所购买商品或服务的描述，包括数量、价格和交货日期。
• 付款条件，包括付款方式和日期。
• 配送信息，包括配送地址和预计送达日期。

当卖家不希望与买家签订长期合同时，最好使用标准采购订单。它们提供了清晰简洁的交易记录，概述了销售的条款和条件。这种明确性有助于确保双方都了解他们的义务并能够相应地履行这些义务，从而使交易更顺畅，减少争议。

EDI 850 报文的常见字段：

• BEG – 采购订单号： 此唯一标识符可帮助买方和供应商在订单在供应链中移动时管理和跟踪订单。
• DTM – 交货日期：Delivery Date （交货日期） 分段指定买家希望何时接收产品。
• N1“ST” 和 N1“BT” – 收货和收票 DUNS：“收货”DUNS 告诉供应商应将货物交付到何处，而“收票方”DUNS 指示发票应发送到何处。
• PO1 – 商品详情：PO1 区段细分了正在订购的特定商品，提供通用产品代码 （UPC）、数量、零售商商品编号和描述等详细信息。
• AMT – 总金额： 总金额部分表示整个采购订单的总成本，其中考虑了可能已商定的任何折扣或特殊定价。

杂货产品采购订单 （EDI 875）

EDI 875 表示杂货产品采购订单，专门用于杂货批发商和零售商从供应商处订购成品订单。它承载了 EDI 850 中的所有信息，但它是专为杂货行业设计的。主要区别在于提交者的性质；EDI 850 适用于广泛的零售商，而 EDI 875 则适用于杂货店和批发商。收到875后，供应商也可以向交易伙伴发送EDI 855采购订单确认，表示已成功收到采购订单。

EDI 875 的常见字段：

• W05 – 存款人订单号： 与其他 EDI 交易中的采购订单号类似，W05 唯一标识订单。对于杂货商品，此编号对于储户的内部跟踪或库存系统也可能很重要。
• G62 – 交货日期：G62 概述了买方希望杂货商品送达的日期。这对于杂货尤其重要，因为必须满足交货日期以确保产品的新鲜度和质量。
• N1“ST” 和 N1“BT”：与 EDI 850 一样，这些段使用 DUNS 编号来识别“收货”和“账单”位置。
• G68 – 商品细节：这将指定订单中的每个项目，包括 UPC、数量和零售商项目编号。对于杂货订单，G68 还可能包括其他详细信息，例如尺寸、重量或包装要求。
• G76 – 总重量：该部分是 EDI 875 的独特之处，它提供订购产品的总重量。这对于按重量销售的杂货（例如农产品和肉类）尤其重要。

如何判断需要使用哪种订单？

EDI 850 可供所有希望购买商品的零售商使用，EDI 875 专门用于杂货店和批发商。

维度	EDI 850	EDI 875
适用行业	全行业（零售、制造等）	食品杂货批发/零售
字段特性	通用商品描述（PO1段）	行业专属字段（G76总重量）
合作关系	普通供应商	长期合作的杂货供应商

下面是一个示例，某有机糖果生产商需对接不同渠道：

• Stater Bros.（杂货连锁）：强制要求EDI 875（兼容重量计价与批次管理）
• TJ Maxx（综合零售）：使用EDI 850（标准SKU与价格条款）

相关配套单据

采购订单（850/875）
↓
订单确认（855） → 订单变更（860）
↓
发货通知（856）
↓
仓库作业（940/945）
↓
发票（810） → 付款（820）

上述EDI单据主要功能概览：

• EDI 855采购订单确认：用于确认您可以满足采购订单中的要求。
• EDI 860 采购订单更改请求（买方发起）：用于请求更新原始采购订单上的详细信息。
• EDI 940仓库装运单：用于授权从仓库装运物品。
• EDI 945仓库装运通知：用于通知贸易伙伴货物。
• EDI 810 发票：用于请求付款，一旦货物已经发货或提供相关服务，供应商将生成EDI 810发票给买方进行财务结算。
• EDI 820 汇款通知：向供应商传达待付款的细节，可将此单据与发票进行核对。

如果您希望了解有关EDI对接的相关信息，欢迎交流。

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