EndNote小技巧（2）：群组管理，用智能群组替代一般群组

续上一篇，《EndNote小技巧：如何方便的显示Research Note》

今天继续吐槽一个EndNote的点：群组（Group, Group Sets）管理。

把大量文档分门别类的放置在不同的群组对我们是很有帮助的。尤其是用EndNote的群组进行分类相对于一般的用文件夹进行分类管理有很多独特优势，举几个：

（A）：对于一个文档，我们不能把它同时放在不同的文件夹中，但可以放在不同的EndNote群组里面。这样一来带来的明显好处是：（1）一个与很多群组主题相关的文档，可以同时出现在这些群组中；（2）当我们在做一个主题的时候，对这一个文档进行了修改，不需要去做什么同步之类的工作，其他群组里面的这个文档就自动更新了。因为“它们”本来就是同一个文档。

（B）:在EndNote，把一个或者一批文档加入一个群组，或者从一个群组进行删除的操作都很方便。

这是EndNote群组管理的优势，下面开始吐槽：

(A)群组信息容易丢失，例如两个libaray合并的时候，群组信息容易丢失，各个文档就找不到自己的队友了。尤其是当你看着一个大型的library出现某种问题，需要重建或者恢复，一个个文档去重新分组时将会有种莫名的冲动。

（B）群组不能搜索，如果建立的群组比较多，就需要进行搜索，最好还能进行模糊搜索。但不好意思：EndNote不支持搜索群组信息。

（C）打开一个文档的详细信息，可以看到诸如作者，年份，标题，摘要之类的信息，但看不到这个文档属于哪一个或者哪几个群组。

使用中出现这些问题的一个症结是：我没能找到一个方法：把一个文档的EndNote群组信息牢牢的粘在这个文档上，当做这个文档的标签。召唤的时候也召唤不过来，一旦出现风吹草动，队伍还可能就散了。

智能群组(smart group)是EndNote的一个功能。看了看智能群组的特点后，想了一个折衷的法子来处理上面的问题：

第一步：贴标签；第二步：根据标签建智能群组