关于开会，你还应该知道的事

身为职场人员，相信大家苦无效低效会议久矣。接着上一篇文章，咱们就会议这个话题再聊一聊。

结合我的经验，我认为关于会议的事，你还应该了解的内容有：

1. 会议的成本可能是你无法承受的

2. 无效或低效会议的表现

3. 会议纪要的注意事项

会议的成本可能是你无法承受的

首先，我们为什么要开会？

——为了更快更好地把工作做好。

把工作做好又是为了什么？

——让公司盈利，大家一起挣钱。

也就是说，我们开会，是因为我们觉得开会能创造出更多的价值。

那你的会议能不能产生足够的价值呢？你想过开会的成本吗？这里我只讨论会议时间所造成的人员投入成本，不讨论参与人员因为参加该会议，而不能做其他更有价值事情所造成的损失的机会成本。

会议时间成本 =每人的时间成本x 参会人数 x 会议时间。

例如：我组织20个人开会2个小时，普通员工10人，他们的时间成本大约是100元/小时，高级技术人员5人，他们时间成本是200元/小时；高管5人，他们时间成本是300元/小时。

这场2小时会议的时间成本就是7000元。

(100元x 10人 x 2小时)+(200元x 5人 x 2小时)+(300元x 5人 x 2小时)=7000元。

公司每花1分钱，都需要审批签字；但我随便召集会议，7000元在没有任何审批，没有任何感受下就花出去了。

有的公司老板或高管，开会的时候总喜欢喊上很多看似相关，实则无关紧要的人员一起开会，且一开就好几个小时，这其实就是一种浪费。这种浪费真的不算不知道，一算吓一跳。

越是公司高层，会议成本越高，越需要控制参会人数和会议时长。

关于限制参会人数。Facebook要求开会时只能定一张比萨饼；苹果拒绝无关者参会；谷歌要求会议人数不要超过8个。这其实都是通过限制参会人数的方法，减小时间成本。

无效或低效会议的表现

职场中无效或低效会议充斥在我们身边，如果你现在就有权力/能力，应该马上行动起来，消灭这样的会议。如果你暂时还没有这个能力，那可以识别、记住和远离这些会议，等你有能力了也把他们给优化掉。

出现如下情况，说明会议组织是有问题的。

• 会议主持人/组织者问：谁先说一说啊。——说明会议计划没做好。

• 会议支持人反复提醒：请控制发言时间。——说明发言者缺少准备。

• 有人说“关于这件事，我们已经讨论过很多次了”。——说明会议落实不到位。

• 会议一结束，有人说：总算结束了。——浪费生命的无效会议，灾难性的安排。

对待低效会议方面，效率狂人马斯克是这样建议员工的：如果你发现自己在会议上很明显无法提供价值时，就马上离开会议室，或退出电话会议。离开并没有什么不礼貌，让一个人留下浪费他的时间才是不礼貌的。

会议纪要注意事项

开会终究是为了创造出更多的价值，所以会后的落实就尤为重要，可以说是会议成败的关键了。

会议纪要是落实会议的依据，决定着会议价值的兑现。

如何做好会议纪要，我有几点心得与你分享。

【参与议程设计】

设计好会议议程，会议的主题，要讨论的内容框架也就确定了，会议希望达成的目标也就变得清晰。你在记录纪要的时候，就可以围绕这些主题和目的来总结，做到快速出纪要的目标，所以尽量参与会前的议程设计。

【提前写好纪要】

根据确定的主题和目标，可以提前预写好纪要，会议开始后根据讨论情况进行现场修改，可以提升会议纪要输出效率，做到会议结束纪要便输出的效果。

这个做会议纪要的人要求很高，需要对业务，对参会人员比较了解。同时也是对纪要人员一个很好的锻炼机会，也是公司发现人才的机会。

【善用工具和人员】

有些会议很长，讨论的话题也不聚焦。这个时候仅靠手写很难确保记录的完整性。这个时候善于使用工具就显得尤为重要，比如录音笔，用AI整理文字稿等，如果是线上会议，也可以直接用AI直接生成纪要（但目前很多AI还是需要自己再调整）。

找不同参会人员，要他们记录的要点内容，再整理整合为纪要，避免关键信息的遗漏。

【采用清单体记录】

纪要内容切记不要大段大段的陈述，会让人抓不到重点（大忌，让人读完不知所云），要采用清单体的方式记录纪要。采用结构化的表述，一个观点一句话。参考下面模板。

职场写作不是高考作文，追求的是清晰准确，强调客观性和逻辑性，其目的是要推动工作的开展落实。所以纪要内容不要过渡修饰，不用或慎用形容词，多用动词名称。

【统一模版】

这个很重要，也很有用，可以大大提高效率。如果公司上下能统一模板，那就更好，可以减少大家的认知成本。以下模版供大家参考。

【与干系人确认】

职场关系错综复杂，职场新人很容易就会踩雷，成为背锅侠。建议纪要整理后，先单独发给各主要人员，让他们提出修改意见。这既是对干系人的尊重，也能减少后续任务推进中的扯皮。