你会开会吗？| 会议是需要设计的

如果你是一名管理人员，相信开会是占用了你最多时间的一件事，但即使你天天开会，各种强调落实，效率却依旧上不去。

你有没有想过为什么呢？

你真的懂得如何开会吗？你会开会吗？

下面S公司开会的场景，是不是跟你一样？

【S公司开会】

下午2点30分，你收到董秘发过来的信息，通知你下午3点到第1会议室参加董事长召集的会议。

你一头懵，赶紧问董秘是什么主题的会议，需要准备啥？董秘表示不清楚，老大只让他通知开会。

你提前10分钟到达会议室，随着时间临近，你发现A产品线的各位主管和技术骨干陆续到场，此时你大概能猜到会议是与A产品线相关。

3点董秘让大家再等等，因为老大还有事。接着有的主管出去打电话，有的去洗手间，有的打开笔记本处理工作，大家好像也都习以为常。

3点半，老大到场，会议正式开始。

老大让Y汇报A产品线的高端产品设计方案，至此，你终于知道会议的主题了。

Y花了40分钟讲了方案的很多技术细节，讲完请大家批评指正。

你环顾四周，发现除了几位高管表现淡然之外，有不少人跟你一样一脸茫然，大概也是第一次参加该项目会议。

老大让大家都说说意见，并点名从某位高管开始。

大家开始从不同角度，询问某些技术细节的可行性，必要性，产品的成本等。

原本你还打算询问一下项目背景，新产品的定位，总体设计方案之类的问题。但看着大家都就着技术细节提问，你也只能就细节附和着交流一下。

很快时间来到下午5点半，下班时间到了，老大看着一时没有结果，就提出让P总接着组织大家充分讨论。最后还撂下一句话，晚上8点他再过来听听大家的意见，然后就走了。

老大一走，剩下的人有的人开始上厕所，有的人请假说晚上需要接待客户等等。再剩下的人只能就Y展示的材料进行象征性的沟通。

晚上8点P总汇总了大家的意见，向老大汇报，老大听完后进行了一通慷慨激昂的“演讲”，阐述了项目的重要性，希望大家从个各种角度出谋划策，需要对项目设置一些评审点……等等。

9点，会议结束，由于没有任何结论，老大吩咐改天继续组织讨论。

【分析原因】

为什么这个会被开成了这样呢？

最重要的原因就是他们并不懂得如何开会。他们不是按照事情来决定会议，而是按照人员来决定会议，把人叫在一个房间里，他们认为这就是开会。但这真不是开会，至少不是高效率的会议。

首先，不同议题的会议差异是非常大的，比如决策会议，协调会，产品战略务虚会等。

有的是只需程序性讨论即可，有的则是需要更深入的讨论。不同议题所涉及的人员范围也完全不一样，如果讨论时有将近一半的人和这件事没有关系，那简直是一种浪费。

其次，开会议程不提前告诉参会人，靠现场临时发挥，一会儿要出去拿个资料，一会儿又要现场讨论一下，会议效率自然就低。而事关公司重大事项的，应该事先开预备会议。

再次，执行层面的技术细节的讨论，应该在高层决策会议前进行，由相关技术人员充分论证，不应该放在高层会议上进行讨论。这既是浪费时间也是角色错位的问题。

像S公司这个案例，这样的会议就好比一个神仙会议，没有人会认真对待，也没有人太较真，但人人都可以胡乱说上一番。除了浪费时间，没有任何帮助。

开会开成这样，是不是偶然现象呢？真不是，很多企业的开会都是这样。

【如何开会】

如何做才能把会议开好呢？

• 会前有议程

• 会中有纪要

• 会后有督办、能闭环。

一、会前有纪要

很多公司开会议程不提前告诉参会人，就像开头案例一样。大家靠现场临时发挥，一会儿要出去拿个资料，一会儿又要现场讨论一下，会议效率很低。所以开会前就要把议程同步给参会人，让参会人员可以提前准备。

千万不要让参会人员到了大会上才第一次知道："还要做这个事？"。

二、会议中要有纪要。

凡是会议，必有纪要。

会议纪要必须安排专人（有经验和有能力的人员）统一记录，并需要参会人员确认，由会议主持人签发才能生效。

很多公司习惯参会人分头记会议纪要，结果一个会议结束后，每个人记录的纪要都不一样，每个人只记录对自己有利的。

三、会后有督办，能闭环

很多公司会议开完就结束了，其实会议的结束才是真正的开始。

会后督办是最容易和最重要的一个好习惯，需要养成每次开会，会议的第一个议程就是把上次的会议纪要拿出来对照检查一下，检查一下上次会后的行动是否都完成了。

四、其他高效开会的建议

• 如果有大领导参会，最大的领导要控制自己发言的时间，且要坚持最后发言。很多时候，大领导一发言就收不住，会议一半时间都被占据了；领导的发言也容易被解读为定调，容易让其他人就不敢发表意见。

• 开会要轮流做庄，各部门轮流主持，发言顺序也不要固定，这样可以避免有些部门汇报时老是处于“垃圾时间”，这样容易让该部门成为“垃圾部门”。垃圾部门的存在，会导致劣币驱逐良币，影响整个公司的氛围，拖累了整个公司的发展。

• 会议的频次和时间要相对固定，越是重要的会议，越是需要有固定的频率和在固定的时间召开。让所有参与人员有预期，有共识，能有时间准备。很多公司的领导开会就是太随意，想起了就开，随便一喊就开，结果把所有部门都忙乱一通，还不能得到好结果。一个团队，开会有开会的频率，报告有报告的频率，这样做起事来就带有可预期的节奏感，这样团队就达到了同频共振的状态，是最为高效的。

【三星的开会原则】

作为跨国大企业的韩国三星集团，每天各种大大小小的会议数不胜数，为了提高公司效率，三星内部关于如何开会，江湖上流传着八个“必须”和三个“公式”。

八个必须是：

凡是会议，必有准备

凡是会议，必有主题

凡是会议，必有纪律

凡是会议，会前必有议程

凡是会议，必有结果

凡是开会，必有训练

凡是开会，必须守时

凡是开会，必有记录

三个公式是：

光是开会，如果会后没有人落实，等于零。

会议上布置了工作，但是会后不进行检查，等于零。

抓住了不落实的事，同时追究了不落实的人，等于落实。

【总结&思考】

开会是需要设计的，并不是把人叫到一起，把事情说了就等于有效的开会。

也请你思考一下：

1. 你公司那些重要的会议有没有固定的频率，什么样的频率开比较合适？

2. 你公司能否做到会前有议程，会中有纪要，会后有落实？