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一、让你事半功倍的12个小技巧
1.1 分列
有时,我们把数据从其他地方粘贴到Excel时,会发现资料全部挤在同一个栏位,而没有适当地进行分列。可以让其按照一定的规范进行分列。
以目前这些资料来说,它们是以 空格 区分每个栏位。
因此我们可以将文件类型选择为 分隔符号,并且将符号的类型选为 空格。
最后,列数据格式可保持不变。
最后效果如下:
我们也可以使用手动切割的方式来设定分列。以切割姓氏和名字为例。
可以在姓名栏的右侧,先插入一列空白栏作为预留的空间。
然后选择固定宽度
最后将标尺进行滑动,分割姓名,点击完成。
效果如图:
1.2 快速选取数据
在Excel使用中,经常需要快速选中表格的四个角上的数据,或者快速选中整行、整列、或整个表格。
①快速选中四个角上的单元格
②快速选中一行
③快速选中一列
④点击左上角单元格,使用Ctrl+Shift+→↓,快速选中整个表格
⑤快速选中整个工作表
1.3 插入多个空白行
有两种方式快捷地插入多个空白行。
①选中某一行,右键,插入行。然后按F4重复上一次的指令,就可以快速插入空白行
②先选取要插入的行数,再右键点击插入,如此就可以再上方插入多个空白行
1.4 单元格选取框
对单元格进行复制和剪切都是很常用的操作,而这些操作也可以通过单元格的选取框来完成。
①选中单元格的边框来移动数据,此功能与剪切功能相同。
②按住Ctrl键拖移资料,相当于复制功能。
③按住Shift键拖移资料,可将数据插入到表格中。
1.5 删除重复资料
当表格内有重复的资料时,Excel也有多种方法来解决这个问题。
此表中,最后两行重复,可以通过 数据 中的 删除重复值 将重复的数据删除掉。这里我只需要删除重复的名字对应那一行的数据。
1.6 表格转置
首先选中整个表格,并复制。
点击 选择性粘贴
选中 转置
结果如图所示:
1.7 贴上运算值
Excel可以针对贴上的数值进行运算。
比如这次考试中,英语出现有争议的题目,最后决定每个人的英语成绩加5分。
①首先选择一个单元格,输入5,并复制。
②选中英语成绩栏,右键,点击选择性粘贴。
③运算栏选择 加
结果如图
1.8 显示公式
在表格中经常使用各种公式,有时候需要显示表格所有公式,以便进行检查纠错。
快捷键是:Ctrl+~
1.9 目标搜寻
有时候我们建立好一个公式,却又不知道该输入多大的数值才能达到理想的公式结果。这时,可以使用目标搜寻。例子如下:
操作步骤如下图所示:
1.10 表格对角线
当我们绘制表格时,常常在标题栏使用对角线。
Excel有两种绘制对角线的方式。
①绘制边框功能
直接斜方向拖动
②利用单元格格式指令
1.11 单元格内换行
在单元格内按Enter键只会移动到下面单元格,而不会换行。若要在单元格内换行的正确做法是按下 Alt+Enter 键
1.12 插入图片注解
给单元格插入文字注解:
也可以插入图片注释
①
②再右键注释边框,选择设置批注格式
③切换到 色彩和线条。打开 色彩 选项,选择 填充效果
④切换到 图片 选项,点击 选择图片
⑤预览效果,点击确定
最后效果如图: