编写需求FAQ（2）——需求分析的基本要素

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对于通常的管理信息系统（MIS）来说，至少要关注3方面要素：资源（数据）、操作者（人）和系统（流程）。

目前，MIS的一项主要功能就是实现资源的共享，将各类纸质信息电子化、结构化，从而更好的利用资源。所以进行需求分析时，必须弄清需要对哪些资源进行管理，资源间的关系，包含的信息、以及如何展现等。

另一个影响系统功能的重要因素就是系统的使用者。需求分析时关注的不是有多少个使用者，而是分多少类，例如：信息的创建人和查看人，一般工作人员和领导等。通常情况下，分类越多系统越复杂，因为必须考虑每类操作者需要的视图，功能的边界在哪里，协作的方式是什么。所以只有将哪些类型的用户识别清楚，才能对系统功能进行合理的定义。

需求分析的最终目的是说明要提供一个什么样的系统，只停留在业务层面的分析是不够的。需要在用户、开发、测试、实施等相关者之间形成一致意见的不是用户的业务，而是系统的功能，也就是系统处理用户业务的方式。所以需求文档中一定要描述操作者做什么、系统做什么（人机交互的过程），这样才能形成系统功能的边界。

将上述3方面内容描述清楚，就可以形成系统的轮廓和结构，就解决了需求分析的核心问题，达到了初步的能用，因为至少已经可以让“人”通过“系统”利用“资源”。

除了上面的核心要素外，还要考虑大量的细节问题才能使系统适用。所谓适用是指系统行为和用户预期的匹配程度。只有尽量减少用户不必要的思考和决策，才能使用户感觉系统是为其量身定做的，从而形成较高的满意度。用户通常的决策主要来源于规章制度和工作习惯，也就是通常的业务规则。所以当系统达到“能用”的程度后，后续的需求分析工作主要就是不断的细化业务规则，提供系统的“适用性”。