【信息系统项目管理师】复习~第十六章

16.采购管理

1. 协议：可以很简单，如以特定人工单价购买所需的工时，也可以很复杂，如多年的国际施工合同。因应用领域不同，协议可以是合同、服务水平协议(SLA)、谅解备忘录、协议备忘录(MOA)或订购单。
2. 项目采购管理的发展趋势和新兴实践：

①工具的改进。②更先进的风险管理。③变化中的合同签署实践。④物流和供应链管理。⑤技术和干系人关系。⑥试用采购。

3. 项目采购管理三大过程：

4.裁剪考虑的因素：①采购的复杂性；②治理和法规环境；③承包商的可用性

5.敏捷与适应方法：在敏捷或适应型环境中，可能需要与特定卖方进行协作来扩充团队。这种协作关系能够营造风险共担式采购模型，让买方和卖方共担项目风险和共享项目收益。

在大型项目上，可能针对某些可交付成果采用敏捷或适应型方法，而对其他部分则采用更稳定的方法。在这种情况下，可以通过主体协议，如主要服务协议(MSA)来管理整体协作关系，而将敏捷或适应型工作写入附录或补充文件。这样一来，变更只针对敏捷或适应型工作，而不会对主体协议造成影响。

6.规划采购管理：记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程

作用：确定是否从项目外部获取货物和服务，如果是，则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务。货物和服务可从执行组织的其他部门采购，或者从外部渠道采购。

本过程仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。

项目进度计划对规划采购管理过程中的采购策略制定有重要影响

7.采购步骤：

①准备采购工作说明书(SOW)或工作大纲(TOR);

②准备高层级的成本估算，制定预算；

③发布招标广告；

④确定合格卖方的名单；

⑤准备并发布招标文件；

⑥由卖方准备并提交建议书；

⑦对建议书开展技术(包括质量)评估；

⑧对建议书开展成本评估；

⑨准备最终的综合评估报告(包括质量及成本),选出中标建议书；

⑩结束谈判，买方和卖方签署合同。

8.数据收集技术：市场调研（包括考察行业情况和具体卖方的能力。采购团队可运用从会议、在线评论和各种其他渠道得到的信息，来了解市场情况。）

9.数据分析技术：自制或外购分析

①自制或外购分析：用于确定某项工作或可交付成果最好是由项目团队自行完成，还是应该从外部采购。

②制定自制或外购决策时应考虑的因素包括：组织当前的资源配置及其技能和能力，对专业技术的需求，不愿承担永久雇用的义务，以及对独特技术专长的需求；还要评估与每个自制或外购决策相关的风险。

10.供方选择分析：确定选择方法前，有必要审查项目竞争性需求的优先级。由于竞争性选择方法可能要求卖方在事前投入大量时间和资源，因此，应该在采购文件中写明评估方法，让投标人了解将会被如何评估。常用的选择方法包括：①最低成本。②仅凭资质。③基于质量或技术方案得分。④基于质量和成本。⑤唯一来源。⑥固定预算。

11.采购管理计划内容：

①如何协调采购与项目的其他工作，例如项目进度计划制订和控制；

②开展重要采购活动的时间表；

③用于管理合同的采购测量指标；

④与采购有关的干系人角色和职责，如果执行组织有采购部，项目团队拥有的职权和受到的限制；

⑤可能影响采购工作的制约因素和假设条件；

⑥司法管辖权和付款货币；

⑦是否需要编制独立估算，以及是否应将其作为评价标准；

⑧风险管理事项，包括对履约保函或保险合同的要求，以减轻某些项目风险；

⑨拟使用的预审合格的卖方(如果有)等。

采购管理计划可以是正式的或非正式的，也可以是非常详细或高度概括的

12.采购策略：规定项目交付方法、具有法律约束力的协议类型，以及如何在采购阶段推动采购进展。

①交付方法。

●专业服务项目的交付方法：主要涉及的项目类型包括：买方或服务提供方不得分包、买方或服务提供方可以分包、买方和服务提供方设立合资企业、买方或服务提供方仅充当代表。

●工业或商业施工项目的交付方法：主要涉及的项目类型包括：交钥匙式、设计-建造(DB)、设计-招标-建造(DBB)、设计-建造-运营(DBO)、建造-拥有-运营-转让(BOOT)及其他。

②合同支付类型。合同支付类型与项目交付方法无关，需要与采购组织的内部财务系统相协调。

●总价合同适用于工作类型可预知、需求能清晰定义且不太可能变更的情况。

●成本补偿合同适用于工作不断演进、很可能变更或未明确定义的情况。

●激励和奖励费用可用于协调买方和卖方的目标。

③采购阶段。

采购策略也可以包括与采购阶段有关的信息，这种信息可能包括：采购工作的顺序安排或阶段划分、每个阶段的描述，以及每个阶段的具体目标；用于监督的采购绩效指标和里程碑；从一个阶段过渡到下一个阶段的标准；用于追踪采购进展的监督和评估计划；向后续阶段转移知识的过程。

13.采购工作说明书（SOW）：充分详细地描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果。

主要内容：规格、所需数量、质量水平、绩效数据、履约期间、工作地点和其他要求。

采购工作说明书应力求清晰、完整和简练。

14.工作大纲（TOR）通常包括以下内容：①承包商需要执行的任务，以及所需的协调工作；②承包商必须达到的适用标准；③需要提交批准的数据；④由买方提供给承包商的，适用时，将用于合同履行的全部数据和服务的详细清单；⑤关于初始成果提交和审查(或审批)的进度计划。

15.招标文件用于向潜在卖方征求建议书。如果主要依据价格来选择卖方(如购买商业或标准产品时),通常就使用标书、投标或报价等术语；

16.取决于所需的货物或服务，招标文件可以是信息邀请书、报价邀请书、建议邀请书，或其他适当的采购文件。

17.使用不同文件的条件如下：

■信息邀请书(RFI):如果需要卖方提供关于拟采购货物和服务的更多信息，就使用信息邀请书。随后一般还会使用报价邀请书或建议邀请书。

■报价邀请书(RFQ):如果需要供应商提供关于将如何满足需求和(或)将需要多少成本的更多信息，就使用报价邀请书。

■建议邀请书(RFP):如果项目中出现问题且解决办法难以确定，就使用建议邀请书。这是最正式的“邀请书”文件，需要遵守与内容、时间表，以及卖方应答有关的严格的采购规则。

18.自制或外购决策：通过自制或外购分析，做出某项特定工作最好由项目团队自己完成，还是需要从外部渠道采购的决策。

19.供方选择标准主要包括：

①能力和潜能；

②产品成本和生命周期成本；

③交付日期；

④技术专长和方法；

⑤具体的相关经验；

⑥用于响应工作说明书的工作方法和工作计划；

⑦关键员工的资质、可用性和胜任力；

⑧组织的财务稳定性；

⑨管理经验；

⑩知识转移计划，包括培训计划等。

20.实施采购：获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。

作用：选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。本过程的最后成果是签订的协议，包括正式合同。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。

21.采购文档：用于达成法律协议的各种书面文件，其中可能包括当前项目启动之前的较旧文件。采购文档可包括：招标文件、采购工作说明书、独立成本估算、供方选择标准。

22.卖方建议书：是卖方为响应采购文件包而编制的建议书，其中包含的基本信息将被评估团队用于选定一个或多个投标人(卖方)。如果卖方将提交价格建议书，最好要求他们将价格建议书与技术建议书分开。（买房需要什么写什么）

23.广告：是就产品、服务或成果与用户或潜在用户进行的沟通。在大众出版物(如指定的报纸)或专门行业出版物上刊登广告，往往可以扩充现有的潜在卖方名单。大多数政府机构都要求公开发布采购广告，或在网上公布拟签署的政府合同的信息。

24.投标人会议(又称承包商会议、供应商会议或投标前会议)是在卖方提交建议书之前，在买方和潜在卖方之间召开的会议，其目的是确保所有潜在投标人对采购要求都有清楚且一致的理解，并确保没有任何投标人会得到特别优待。

25.适用于实施采购过程的数据分析技术：建议书评估。

对建议书进行评估，确定它们是否对包含在招标文件包中的招标文件、采购工作说明书、供方选择标准和其他文件，都做出了完整且充分的响应。

26.适用于实施采购过程的人际关系与团队技能：谈判。

27.选定的卖方：是在建议书评估或投标评估中被判断为最有竞争力的投标人。对于较复杂、高价值和高风险的采购，在授予合同前，要把选定卖方报给组织高级管理人员审批。

28.合同是对双方都有约束力的协议，主要内容包括：

①采购工作说明书或主要的可交付成果；

②进度计划、里程碑，或进度计划中规定的日期；

③绩效报告；

④定价和支付条款；

⑤检查、质量和验收标准；

⑥担保和后续产品支持；

⑦激励和惩罚；

⑧保险和履约保函；

⑨下属分包商批准；

⑩一般条款和条件；

⑪变更请求处理；

⑫终止条款和替代争议解决方法等。

29.控制采购：管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程。

作用：确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求。

本过程应根据需要在整个项目期间开展。

控制采购的质量，包括采购审计的独立性和可信度，是采购系统可靠性的关键决定因素。组织的道德规范、内部法律顾问和外部法律咨询，包括持续的反腐计划，都有助于实现适当的采购控制。

30.数据分析技术：绩效审查；挣值分析(EVA);趋势分析。

检查：是指对承包商正在执行的工作进行结构化审查，可能涉及对可交付成果的简单审查或对工作本身的实地审查。

审计：是对采购过程的结构化审查。应该在采购合同中明确规定与审计有关的权利和义务。买卖双方的项目经理都应该关注审计结果，以便对项目进行必要的调整。

31.采购关闭：买方通常通过其授权的采购管理员，向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。关于正式关闭采购的要求，通常已在合同条款和条件中规定，包括在采购管理计划中。内容包括：

①已按时按质按技术要求交付全部可交付成果；

②没有未决索赔或发票，全部最终款项已付清。

③项目管理团队应该在关闭采购之前批准所有的可交付成果。

32.合同类型：①按项目范围划分；②按项目付款方式

33.总价合同分类：

按项目范围
合同名称	定义	适用
总承包合同	总承包合同也称“交钥匙合同”,发包人把信息系统工程建设从开始立项、论证、设计、采购、施工到竣工的全部任务，一并发包给一个具备资质的承包人。	采用总承包合同的方式一般适用于经验丰富、技术实力雄厚且组织管理协调能力强的卖方，这样有利于发挥卖方的专业优势，保证项目的质量和进度，提高投资效益。采用这种方式，买方只需与一个卖方沟通，容易管理与协调。
单项工程承包合同	发包人将信息系统工程建设的不同工作任务，分别发包给不同的承包人。	采用项目单项承包合同的方式有利于吸引更多的卖方参与投标竞争，使买方可以选择在某一单项上实力强的卖方。同时也有利于卖方专注于自身经验丰富且技术实力雄厚的部分的建设，但这种方式对于买方的组织管理协调能力提出了较高的要求。
分包合同	总承包单位将其承包的部分项目，再发包给子承包单位。它是指工程总承包人承包建设工程以后，将其承包的某一部分或某几部分工程，再发包给其他承包人，与其签订承包合同项下的分包合同。	订立项目分包合同必须同时满足5个条件：①经过买方认可；②分包的部分必须是项目非主体工作；③只能分包部分项目，而不能转包整个项目；④分包方必须具备相应的资质条件；⑤分包方不能再次分包。
按项目付款方式
总价合同	总价合同又称固定价格合同，是指在合同中确定一个完成项目的总价，承包人据此完成项目全部合同内容的合同。	适用于工程量不太大且能精确计算、工期较短、技术不太复杂、风险不大的项目，同时要求发包人必须准备详细全面的设计图纸和各项说明，使承包人能准确计算工程量。
成本补偿类合同	成本补偿合同是由发包人向承包人支付为完成工作而发生的全部合法实际成本(可报销成本),并且按照事先约定的某一种方式外加一笔费用作为卖方的利润。	(1)需立即开展工作的项目。 (2)对项目内容及技术经济指标未确定的项目。 (3)风险大的项目。
工料合同	工料合同是兼具成本补偿合同和总价合同的某些特点的混合型合同。在不能很快编写出准确工作说明书的情况下，经常使用工料合同来增加人员、聘请专家和寻求其他外部支持。	这类合同的适用范围比较宽，其风险可以得到合理的分摊，并且能鼓励承包人通过提高工效等手段从成本节约中提高利润。这类合同履行中需要注意的问题是双方对实际工作量的确定。

34.成本补偿合同分类：

35.合同类型选择：根据项目的实际情况和外界条件的约束来选择合同类型：

①如果工作范围很明确，且项目的设计已具备详细的细节，则使用总价合同；

②如果工作性质清楚，但范围不是很清楚，而且工作不复杂，又需要快速签订合同，则使用工料合同；

③如果工作范围尚不清楚，则使用成本补偿合同；

④如果双方分担风险，则使用工料合同；如果买方承担成本风险，则使用成本补偿合同；如果卖方承担成本风险，则使用总价合同；

⑤如果是购买标准产品，且数量不大，则使用单边合同等。

36.项目合同应包括以下内容：

(1)项目名称。

(2)标的内容和范围。

(3)项目的质量要求。

(4)项目的计划、进度、地点、地域和方式。

(5)项目建设过程中的各种期限。

(6)技术情报和资料的保密。

(7)风险责任的承担。

(8)技术成果的归属。

(9)验收的标准和方法。

(10)价款、报酬(或使用费)及其支付方式。

(11)违约金或者损失赔偿的计算方法。

(12)解决争议的方法。

(13)名词术语解释。

37.合同管理包括：合同签订管理、履行管理、变更管理、档案管理、违约索赔管理

38.在合同签订之前，应当做好以下3项工作：

①市场调查。主要了解产品的技术发展状况，市场供需情况和市场价格等。

②进行潜在合作伙伴或者竞争对手的资信调查，准确把握对方的真实意图，正确评判竞争的激烈程度。

③了解相关环境，做出正确的风险分析判断。

39.为了使签约各方对合同有一致理解，建议如下：

①使用国家或行业标准的合同格式；

②为避免因条款的不完备或歧义而引起合同纠纷，卖方应认真审阅买方拟订的合同条款。

③对合同中质量条款应具体写清规格、型号、适用的标准等。

④对于合同中需要变更、转让和解除等内容也应详细说明。

⑤如果合同有附件，对于附件的内容也应精心准备，并注意保持与主合同一致，不要相互之间产生矛盾；

⑥对于既有投标书，又有正式合同书、附件等包含多项内容的合同，要在条款中列明适用顺序；

⑦避免合同纠纷，保证合同订立的合法性和有效性，当事人可以执签订的合同到公证机关进行公证；

⑧避免方案变更导致工程变更，从而引发新的误解；

⑨注意合同内容的前后一致性。

40.合同的履行管理：包括对合同的履行情况进行跟踪管理，主要指对合同当事人按合同规定履行应尽的义务和应尽的职责进行检查，及时、合理地处理和解决合同履行过程中出现的问题，包括合同争议、合同违约和合同索赔等事宜。

41.在解决合同争议的方法中，其优先顺序为谈判(协商)、调解、仲裁、诉讼。

42.合同变更指由于一定的法律事实而改变合同的内容的法律行为，具有特征：①项目合同的双方当事人必须商一致；②改变了合同的内容；③变更的法律后果是将产生新的债权和债务关系。

43.一般具备以下条件才可以变更合同：

①双方当事人协商，并且不损坏国家和社会利益；

②由于不可抗拒力导致合同义务不能执行；

③由于另一方在合同约定的期限内没有履行合同，并且在被允许的推迟履行期限内仍未履行。

44.合同变更的文件必须是书面的形式提出。

45.合同档案管理(文本管理)是整个合同管理的基础。它作为项目管理的组成部分，是被统一整合为一体的一套具体的过程、相关的控制职能和信息化工具。

46.合同档案管理还包括正本和副本管理、合同文件格式等内容。

47.合同索赔：指在项目合同的履行过程中，由于当事人一方未能履行合同所规定的义务而导致另一方遭受损失时，受损失方向过失方提出赔偿的权利要求。

常见的分类方式：

■索赔的目的分类，可分为工期索赔和费用索赔。

■索赔的依据分类，可分为合同规定的索赔和非合同规定的索赔。

■索赔的业务性质分类，可分为工程索赔和商务索赔。

■索赔的处理方式分类，可分为单项索赔和总索赔。

48.合同索赔的起因主要包括两个方面。

(1)索赔事件造成了项目成本的额外支出或者直接工期损失。

(2)索赔事件造成费用增加或工期损失的原因，按合同约定不属于索赔方应承担的行为责任或风险责任。

49.索赔原则：①索赔必须以合同为依据。②必须注意资料的积累。③及时、合理地处理索赔。④加强索赔的前瞻性。

50.项目发生索赔事件后，一般先由监理工程师调解，达成索赔认可共识

51.合同解释原则：

①主导语言原则：如果合同存在两种语言的文本，必须约定哪一种语言是主导语言。当两者不一致时，应该以主导语言文本为准。

②适用法律原则：合同中应该规定以哪个国家的法律作为合同的适用法律，合同的解释必须根据适用法律进行。

③整体解释原则：合同是一个整体，不能割断其中的内在联系。如果合同中没有其他特别规定，在出现含糊或矛盾时可以按惯例进行解释。一般来说，特殊条件优先于一般条件，具体规定优先于笼统规定，手写条文优先于印刷条文，单价优先于总价，价格的文字表达优先于阿拉伯数字表达，技术规范优先于图纸。

④公平诚信原则：在解释合同时应公平合理，兼顾双方当事人的利益。如果按整体解释原则进行解释后仍含糊不清，则可按不利于合同起草一方(一般为买方)的原则进行解释。在这种情况下，可以理解为买方故意使用了这种有歧义的词句，因此应该承担相应的责任。