如何管理实施文档？

如何管理实施文档？

如前几篇所述，实施文档对于项目管理的作用是不容置疑的，但文档的管理却又通常是项目管理中最容易忽略的。笔者认为，在文档管理中应该要注意以下几个方面：
（1）第一步应先建立文档管理制度。重点应体现为两点: ① 要对项目文档的数量、名称、标识、类型、管理责任人、内容等基本内容做出事先安排,得出项目文档的总览表。 ② 是制定对各种项目文档的管理程序,如批准、发布、修订、标识、密级、贮存、传递、查阅等,为项目的文档配置管理铺设一个良好的基础平台。
（2）文档版本管理，而且非常重要。版本混乱是实施文档的一个致命伤，文档的有效管理必须实行版本控制。
（3）创建文档库的访问规则，这是文档管理的重要环节。访问规则确定谁可以访问、阅读、升级以及在文档库中添加文档。同时，文档库还应定期进行检查，以便对哪些文件进行存档或对哪些旧文件进行清理，以确保文档管理符合公司、项目实施组的需求。
（4）文档的审核。除用于沟通之外，重要的文档需要进行各级审核。审核就是检查编写的项目文档是否齐全有无遗漏，是否符合文档的规范要求，内容描写是否正确紧扣主题，列出的图表信息是否准确，以确保文档的质量。阶段性成果审核文档实施双方还应该由相关主管签字，以确认阶段性成果符合要求并予以接受。
（5）使用工具管理文档。对于一个大型的ERP项目实施，经过调研、实施、二次开发和应用，整个实施周期中都会有大量的文档。文档内容也是在不断变化的，有的是连续的，承前启后的，有的是新增加的，也有的是废除的。这可能需要一个统一的文档管理工具，分门别类统一存放管理各种实施文档资料，建立实施文档资料库。
总之，实施文档在项目实施过程中起到关键的作用，从某种意义上来说，文档是项目实施规范的体现和指南，按照规范要求编制一整套文档的过程，就是实施完成一个项目的过程。