excel入门

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第五章揭秘天下第一表的神奇“配方”

第一节学Excel不是走单行线

1…只有了解了数据透视表的功能和规范，才能知道应该如何设计源数据表，以及如何记录源数据。

2.第一味“顾全局”：背景确认

 
 


 2003版Excel最大65536行，2007版1048576行。
 天下第一表一定不是让我们把公司所有的业务数据都硬塞进同一张表，而是针对每一项工作，得到有且仅有一份能体现完整业务流程的源数据表。把相关的业务数据合并到一份源数据表，在方便分析数据的同时，也避免了大量的重复工作。


3.第二味“知目的”：明确需求
 确定修改/新建表格的背景时，设计的问题越全面越好，越详尽越好，这关乎到制表战略。战略确定了，就要开始探究具体战术的问题。这时候思路就得收回来，必须一针见血明确目的。


4.第三味“勾轮廓”：字段设定
 只要做好设计前的背景确认和明确需求，就能把握住表格设计的主要脉络。
 三大：
 字段分析：需要把中文描述的设计表格的目的，翻译成Excel源数据表中的字段名称。
例如：我想分析全国销售趋势
全国===地区 销售==数量  趋势===时间。
 字段拓展：可分为拓展和拆解
例如：地区=省+市+县+乡+村
销售=事业部+大类+子类+产品名称+销售数量+产品单位
日期=年+季度+月+日。


 字段补全
比如：录人员姓名等


小技巧：在数据管理中，中文识别是有缺陷的，为数据发送身份号码非常有必要（代码或者序列号）


5.第四味“定结构”：流程解析
根据工作顺序初次排序之后，还要根据录入方式进行第二次排序。录入方式在字段排序中的优先级大于工作顺序
 工作顺序：先概括，后明细--先概括事件性质（迟到），候详细说明（迟到了多久，应该受怎样的处罚）
 录入方式：手工录入，复制粘贴，公式链接。
字段必须分别连接排序，不能相互穿插，否则会大大影响工作效率。
手工输入的字段排在最左列；复制粘贴放在中间列；公式链接排在最右列。


小技巧：最牛的快捷键：快速选中数据区域
例如：选中B；D列所有非空单元格；
方法：首先选中B1：D1，然后按住ctrl+Shift，再按方向键↓。
原理：Ctrl+方向键：跳转到连续数据区域的边缘
  shift+方向键：连续选中
ctrl+shift+方向键：跳转到数据区域边缘的同时把数据连续选中。


6.第五味“细打磨”：表格装修
清晰 安全 智能  美观
 清晰：根据各字段将要录入的数据内容，检查字段名称是否带有单位，且单位是否正确。（补充单位）
 安全：单元格的数据录入安全和工作表的数据录入安全
 单元格的数据录入安全：采用数据有效性。（ALT+D+L）
(小提示：在输入特定内容时，文本与文本之间要用半角逗号分隔。
例如：列表中只能输入好的,你的,ok)
 
当列表很多来源时候，可以引用数据区域。
 
 工作表的数据录入安全：保护工作表的使用，对工作表数据区域进行控制。
1.选择允许录入的单元格区域，设置单元格格式，取消勾选保护标签中的“锁定”
 

2.调用保护表功能，取消勾选“选定锁定单元格”，点击确定完成。你会发现除了上一部的那些数据区域，其他都不能操作，连选中都是被禁止的。

 

文章最后发布于: 2017-07-18 21:21:24