文档存取个性化配置

在《MOSS 2007应用日记（4）——如何创建和使用文档库》中，大致的说了一些对文档进行编辑的方法。点击文档库中的文档，可以直接打开相应的软件进行编辑。而另外还有一种比较正规的方法是先将要编辑的文档“签出”，编辑完成后再“签入”。使用这种方法可能会避免一些问题的产生。 下面我们以“行政部”子网站中的“行政部文档”文档库的“文件存取设置”文件做为例子来做测试。 1.1签出文件 要将文件签出，可以在文档库中，点击文件右边的小箭头，在下拉菜单中选择“签出”。 或者使用office软件打开文档后，点击“office按钮”，在“服务器”菜单中选择“签出”。 1.2强制签出 除了上面的方法由用户自行使用签出文件的功能外，还可以由系统来强制用户使用签出功能。 在文档库的“设置”菜单中，选择“文档库设置” 选择“常规设置”下面的“版本控制设置” 在“是否要求先签出文档然后再对其进行编辑？”选项中，选择“是”，单击“确定”完成设置。 1.3签出文档的保存路径 经过设置后，当打开文档的时候，会弹出下面的对话框，可以选择“签出并编辑“直接对文档进行编辑。 如果选择的是只读，可以看到打开文档后，原来的“脱机编辑”按钮变成了“签出”按钮。 文档签出后，会在前面的图标中看到一个小箭头，显示该文档已经被签出。 而签出的文档会脱机存放在指定的文件夹中，等待用户编辑。默认情况是存放在“我的文档”中的“SharePoint 草稿”文件夹中。 如果要改变默认的文档存放位置，可以在office软件选项中，点击“保存”，在其中的“文档管理服务器文件的脱机编辑选项”中进行相应的修改。 1.4签入文档 对签出的文档进行编辑后，保存时会弹出一个对话框，询问是否签入文档。如果文档已经编辑完成的，可以点击“是”。 如果在非编辑状态，要对文档进行“签入”操作，可以按以下步骤： 在office软件中，点击“office按钮”，选择“服务器”菜单中的“签入” 在弹出的注释中填入相应的文字。 或者直接在文档库中，点击文档右边的小箭头，在下拉菜单中选择“签入” 同样输入相应的注释文字即可。 1.5强制签入 如果有某个人签出文档后，迟迟没有使用签入功能，则其他用户就无法对该文档进行编辑。这个时候，除了让该用户签入文档外，还可以由对文档库有“完全控制”权限的用户强制签入文档。 注：强制签入文档不会保存签出用户在签出文档后编辑的内容 在文档库右边的“所有文档”下拉菜单中，选择“修改此视图”。 在“栏”项目中勾选“签出对象”。 确认后可以看到在文档库中多了一栏“签出对象”，显示签出的文档是由哪个用户签出的。 使用有权限的用户进入，点击文档右边小箭头，在下拉菜单中选择“签入”。 填入相关注释文字。 弹出提示窗口，点击确定后会强制签入该文档。 1.6使用内容审核 在我们为文档库设置好权限后，相关的人员就可以新建或者上传文件了。但是我们会发现，如果没有一个控制管理，可能会出现大家随意的上传发布文件，有一些不可以发布的文件也会给散布出去， 这时候就可以启用文档库的“内容审核”机制，使上传的文件经过审核后其他人才可以浏览。 在文档库中点击“设置”，选择下拉菜单中的“文档库设置” 点击“常规设置”下的“版本控制设置” 在“提交的项目是否需要内容审批？”项中选择“是” 根据需要选择“草稿项目安全性”，一般保存默认选择“仅限可批准项目的用户（已经该项目的作者）”，也就是只有具备审批权限的用户和作者可以看到未批准的文档。 用一个普通用户登录后上传一个文档，这里使用“行政部文员”用户上传了一个“版本控制”的文档。上传后可以看到审核状态显示的是“待定”。 用另一个普通用户“行政部主管”登录，发现文档库中并没有出现刚刚上传的文档。 使用有审批权限的用户登录，点击该文件右边的小箭头，在下拉菜单中选择“批准/拒绝” 在审核状态中根据需要选择一个，这里选择“已批准”，并在“注释”中填入相关注释。点击“确定”完成审批。 再使用刚才的“行政部主管”用户登录，发现已经可以看到新上传的文档了，文档的“审核状态”也变成了“已批准”。