自动化软件优化工作流程，提升效率、节约成本，构建自动化规则！

工作流程自动化是通过消除繁琐、耗时的任务来节省资金、提高生产力和改善员工工作经验的简单方法。我们将解释什么是工作流自动化，它是如何工作的，以及您的企业如何充分利用工作流自动化技术。

什么是工作流程自动化？

工作流程自动化软件自动执行手动、耗时的任务，如数据输入和进度跟踪。它旨在改善日常业务任务，最大限度地减少错误，并暴露您可以提高业务效率的领域。

工作流程自动化技术正在蓬勃发展。根据2021年工作自动化指数，45%的企业团队创建了自动化系统来提高业务效率。企业主和经理应彻底了解工作流程自动化，以实施该技术并从中受益。

UpCounting的联合创始人兼注册会计师Abir Syed说：“工作流程自动化软件[允许]组织您和您的团队需要完成的工作，同时自动化这些工作流程的几个方面，例如创建提醒，根据特定条件更新任务分配人，以及向客户发送电子邮件。”

工作流程自动化有什么好处？

如果使用得当，工作流程自动化软件可以在许多方面使您的业务受益，包括以下内容：

1.工作流程自动化简化了沟通并减轻了压力。

美国压力研究所的一项研究表明，83%的美国工人经历与工作相关的压力，其中大部分可能来自工作场所的沟通不畅。工作流程自动化可以显著改善团队成员之间的沟通，最终减少工作场所的压力和员工流失。

工作流程自动化通过消除团队成员在必须做某事时相互提醒的需要来改善沟通；他们将自动收到这些提醒。

2.工作流程自动化增加了问责制。

通过自动化工作流程，您可以将项目或流程的各个方面的责任分配给团队成员，从而减少有东西从裂缝中滑落的可能性。经理可以确保所有工作都完成，并发现流程效率低下或弱点。

3.工作流程自动化可以节省资金。

工作场所自动化可以通过消除昂贵的错误和简化流程来帮助员工更有效地完成任务，从而帮助您降低业务成本。您还可以节省行政劳动力，因为重复、耗时的任务将自动完成。

4.工作流程自动化可以赋予员工权力。

通过工作流程自动化，每个员工都知道他们的确切角色和他们负责的任务。他们可以更有效地管理自己的工作，并对任何出错的事情负责。反过来，经理不必监督每个流程步骤或经常检查员工。

5.工作流程自动化提高了业务效率。

工作流自动化软件可以轻松地将角色、任务间隔和批准职责分配给适当的团队成员。这加快了以前需要经理干预的流程。

6.工作流程自动化提高了生产力。

文档自动化软件提供商Gavel（前身为Documate）的首席执行官Dorna Moini表示，工作流程自动化允许员工将时间投入到更高价值的任务中。Moini指出：“在法律、金融和保险等面向客户的行业中，这可以导致在更短的时间内为更多客户提供服务，并提高利润率。”

7.工作流程自动化帮助团队产生更高质量的工作。

当员工有更多时间从事他们关心和被雇用的重要工作时——当商业软件处理更平凡和容易出现人为错误的任务时——您一定会从团队中看到更多高质量的产出。

工作流程自动化是如何工作的？

工作流自动化软件使用基于规则的逻辑来自动化许多标准业务流程，包括财务、营销和人力资源部门的流程。以下是一些工作流程自动化如何运作的示例：

• 工作流自动化和电子邮件营销：工作流管理软件最受欢迎的用途之一是与电子邮件营销相结合。营销自动化软件可以帮助您发送后续电子邮件、潜在客户培养消息、确认电子邮件、联系人管理电子邮件和电子邮件滴灌活动。

• 工作流程自动化和人力资源：工作流程自动化软件可以将员工信息输入工资系统、保险单、费用账户以及您用于人力资源任务的其他官方系统。自动化消除了执行这些任务所需的大部分时间，并减少了出错的可能性，这对敏感信息尤为重要。工作流程自动化还可以使团队成员之间更容易共享信息，确保合规性，并简化招聘和入职等基本流程，以使其更快、更高效。

• 工作场所自动化和会计：会计是工作流程自动化的另一个广泛用途。您可以自动执行报销请求、费用处理、差旅请求、发票对账等，以节省时间并减少员工的沮丧。

工作流程自动化软件的主要特点是什么？

当您选择工作流自动化软件时，请寻找以下基本功能：

• 易于使用的构建器：您希望所有工作流程自动化流程从直观的构建器或设计工具开始，该工具允许您创建、编辑和共享工作流程。寻找一个使软件易于任何人使用并允许快速编辑和预览的构建器。

• 访问控制：确保数据在工作流程自动化软件中保持准确的最佳方法之一是使用带有访问控制选项的服务。这允许您为特定用户分配步骤，并控制谁可以查看和编辑工作流程的每个部分。

• 参与者警报：为了最大限度地提高工作流程效率，请寻找软件，当轮到团队成员完成任务时，您可以向他们发送警报。

• 集成：寻找能够让您通过相关集成完全自动化工作流程的软件。您想要一个与您可能使用的其他平台无缝集成的工具，例如最好的CRM软件、电子邮件营销服务或谷歌分析。

• 进度跟踪器：工作流程自动化软件的好处之一是，它可以跟踪您的进度，并确定您可以在哪里提高效率。跟踪功能显示您的项目进展情况。

• 数据安全：随着数据泄露成为持续的威胁，选择具有强大安全措施的软件至关重要。寻找具有浏览器安全、加密和密码保护文件的提供商。

• KPI报告：关于关键绩效指标（KPI）的报告可让您立即看到任何生产力瓶颈，并为您提供快速解决问题所需的信息。

流行的工作流程自动化软件

以下是一些流行的工作流程自动化软件选项，以及小企业使用它们的原因：

• UiPath：UiPath专门从事超自动化，可节省企业时间和精力，改善员工体验，并帮助确保多个行业的合规性。Senacea的分析顾问Michael Sena说：“[我喜欢]UiPath，因为它拥有相当大的用户群，其基本版本是免费的。”“此外，它可以在没有编程的情况下使用，但同时允许您通过代码来增加其使用。UiPath StudioX也非常适合希望使用预定义的构建块测试简单的RPA（机器人流程自动化）解决方案的小型和微型企业。”在线访问UiPath以了解更多信息。

• Teambition：自动化支持丰富的触发条件和执行动作，并配备直观的可视化界面及简便的操作流程，帮助团队迅速构建符合自身需求的自动化规则！

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快速创建规则，轻松完成工作

在项目导航栏区域，点击「自动化」即可轻松创建规则。

如果你是项目负责人或拥有相关权限的成员，可以通过选择不同的触发条件和执行动作组合来满足不同的使用场景。灵活高效规则配置意味着每一种场景都能够遵循最适合的自动化规则。

跨任务执行，任务联动更丝滑

新版自动化支持跨任务执行能力（旗舰版），在任务之间巧妙穿针引线，实现任务之间的字段或状态变更联动。

企业自动化还支持跨项目执行能力，不拘泥于项目边界，当在所需联动的项目中开启「允许企业自动化规则跨项目更改本项目的任务」时，即可实现跨项目自动同步任务信息和进度情况。协作无间，效率翻倍。

筛选任务，自动化规则更灵动

如果想让特定任务发生触发事件或执行动作时自动化规则生效，我们还提供了筛选任务能力（旗舰版），让自动化规则更加灵活与精准。

汇总记录，执行数据一键纵览

想要查看自动化历史执行记录？我们不仅提供了近 30 天累计执行、执行成功、执行失败的统计次数，更支持搜索任务标题、任务 ID 或任务 URL，查找某个任务在当前自动化规则中的执行记录。

如果自动化执行失败，也可以查看某个执行记录失败的详细原因。

• ClickUp：ClickUp旨在成为一个一体化的生产力应用程序，结合了任务管理、文字处理、聊天、目标管理等。Syed说，由于其集成、定制选项和慷慨的免费层，ClickUp是他遇到的最好的工作流程自动化软件。Syed指出：“当然，根据您的组织，它可能无法满足您的需求，因为它是面向大众的软件。”在线访问ClickUp以了解更多信息。

• Integrify：Integrify是一个低代码工作流程自动化平台，提供易于使用的构建器、灵活的定制、多种定价选项和专门的客户支持。Dotcom Dollar的创始人Allan Borch说：“并非所有工作流程自动化软件都能解决企业的复杂需求。”“[Integrify]具有所有必要的功能，可以满足这些企业在各个领域的需求。”在线访问Integrify以了解更多信息。

• Salesforce Pardot：Salesforce Pardot是一个灵活的工作流程自动化平台，具有您期望从Salesforce这样的大公司获得的所有支持和创新。akaCRM的营销经理Wade Stembridge喜欢使用Salesforce设置工作流程规则，以自动化他的营销活动。Stembridge说：“在这里，我还构建了潜在客户捕获表单和培养活动，这会自动更新我们的CRM。”“我们的自动评分系统有助于我们的销售团队随时了解哪些潜在客户积极参与，帮助他们更快地转换潜在客户。”在线访问Salesforce Pardot以了解更多信息。

• Zapier：Zapier是一种自动化工具，可以在网络应用程序之间自动共享信息，可以轻松连接您每天使用的所有程序并提高生产力。NuLeaf Naturals前首席执行官Ian Kelly喜欢Zapier的简单。Kelly指出：“事实上，它几乎让我想起了玩《模拟人生》，因为你能够直观地为常见但乏味的任务构建工作流程。”“例如，如果您总是想要每条消息的副本，您可以设置该工作流程，而不是手动复制，偶尔忘记这样做。”在线访问Zapier以了解更多信息。

为什么工作流程自动化很重要

经营成功业务的关键是创建高效的系统供员工遵循。这意味着批判性地思考必须完成什么以及如何完成它。

借助工作流程自动化技术，小企业主可以卸载平凡、重复的流程，同时通过审查与团队沟通和项目跟踪相关的关键指标和流程来深入了解其业务的运作方式。通过利用工作流程自动化平台，您正在朝着更高效的业务迈出第一步。