档案管理学川大972 | 电子文件管理

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1. 电子文件

  电子文件，又称数字文件，是在数字设备以及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2. 电子文件的鉴定与归档

  ①鉴别：确定哪些信息构成一份文件，明确需要以文件管理方法加以管理的数字信息对象。鉴别一般在文件创建时期开展，其结果是赋予每一份电子文件唯一的文件号。
  ②双重鉴定：是核心内容。其任务在于科学地判断电子文件的保存价值，确定其保管期限。从两方面入手：一是判断电子文件信息的有用程度，成为内容鉴定或内容分析；二是判断电子文件有用程度是否具有实现的可能。
  ③处置：对双重鉴定结果的执行，根据确定或调整了的保管期限表对电子文件进行留存、销毁、移交等操作或处理。
  ④监控：对电子文件鉴定过程予以记录，根据记录加以监控以保证鉴定合乎规范，及时纠正某些不当行为。

2.1 电子文件的归档

  双套制：将电子文件及其硬拷贝一起归档，双套保存

2.2 电子文件的开发利用

开发利用中应处理好的几对关系：

（1）处理好方便利用与安全保护的关系
（2）处理好利用成本和利用效益的关系

2.3 电子文件的保管与移交

电子文件移交进馆的要求
  ①格式。总体上以由国际标准组织制定和认可的开放格式为主，同时也兼顾了本国、本语言档案信息资源安全管理的需要。
  ②载体规格。电子文件移交进馆之后可以转换载体，故而对于载体规格要求的严格程度不一。
  ③元数据。电子文件元数据对于其真实性、完整性维护至关重要，各档案馆在这个方面的要求日趋严格和完善。