Mobox项目文档管理-项目经理必备工具

项目文档管理-项目经理必备工具

     项目文档管理是项目管理中非常重要而基础的一环，存在于项目的整个生命周期之中。如果一个项目缺乏文档管理，那么它也就不是一个规范、标准的项目。文档管理在项目开发中占有十分重要的地位和相当大的工作量，高质量、高效率的收集、归纳、分享、管理和保护项目文档，对于提高项目管理水平和项目质量有极其重要的意义。

    项目文档管理工作是一项非常繁琐、复杂的工作，如果缺乏必要的工具和手段必然会给项目管理带来极大的难题。因此，选择一款优秀的项目文档管理系统是一个非常不错的选择。Mobox 项目文档管理软件

针对项目文档管理的特殊功能

1、根据项目模板对应生成文档结构性目录

项目名称XX

         1       项目阶段1

                   1_1  关键任务1

                   1_2  关键任务2

         2       项目阶段2

                   2_1  关键任务3

         …

         因为，我们的项目实施的计划结构是大多是相似的，可以实现给不同的项目做相关的结构模板。

         Mobox系统可以导入模板，从而自动生成项目结构

1、  可以通过Excel建立项目模板

2、  导入模板生成结构树

2、项目文档阶段/任务，提交文档完成度设置

       项目在实施的时候，各个阶段或任务其对要求上交的文档是有要求的。这个判断可以有管理员来分析确定。当某一个阶段的文件已经提交完整，我们可以对这个文件夹设置一个“已完成”的状态标识，并对文件夹颜色进行区分，这样其他人员能一目了然的知道目前项目文档归档的状态

可以设置文件夹的状态

 

3、对通用文档项目内引用的实现

    企业内有很多文件是通用的，比如技术标准、法律法规、行业证书等，而这些文件可能会被我们多个项目用到。为此，系统提供了文件引用的概念。被应用的文件能实现原始文件更新后，自动更新所有被引用的地方

标准文件的引用

      引用过来的文件不能被修改，只有原始位置的标准文件修改后，这边才会自动更新

4、实用的文档权限管理

     由于一个项目中，同一项工作有可能需要不同任务组的多个人员同时协作完成，因此权限设置必须类型广、组合多，针对特殊情况具有特殊的方法来应对。应当注意，权限管理是为了让项目人员在许可的权限下，更加可靠、准确的使用文档，绝不应该增加更多复杂不便的管理操作。

 

1）可见

可见：被设置的“目录”是可以在该员工系统中显示出来

2）展开

展开：当前“目录”员工看到后，可以展开，看到目录内的文件及目录

3）  浏览

可以对文件进行浏览查看，但不能下载

4）上传

有上传权限：员工可以向当前“目录”上传文件

5）下载

有下载权限：员工可以下载当前“目录”中已经上传的文件

6）编辑

有编辑权限：可以在当前目录删除或覆盖，自己上传过的文件

没有编辑权限：已经上传的文件自己不能覆盖或者删除

5、完善的版本管理

     版本管理是一个非常重要的功能，在文档中心及部门共享内，文档柜里面同名文件多次上传后会产生版本，可以设置哪个版本为有效版本 ，可以按需下载历史版本

 

6、文件生命周期日志查询

    项目文档的日志一般包括：创建、发布、升版、下载、浏览。管好项目文档，就是管好它的整个生命周期

 

 项目文档管理总结：

     提高项目文档管理水平，使其更加规范、更加便捷，才能令项目管理工作更加顺利的进行，最终使项目达到更好的成果