快速获取Word 2000快捷键列表

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使用Word 2000时,利用快捷键可以提高工作效率,但如何获得这些快捷键列表呢?笔者介绍一个简单的方法。 1.打开一个空白文档,单击“工具”菜单中的“宏”子菜单,然后单击“宏”命令。 2.在“宏的位置”框中,选择“Word 命令”项。 3.在“宏名”框中,单击“ListCommands”命令,然后单击“运行”按钮。 4.在“命令列表”对话框中,单击“当前菜单和快捷键设置”。 5.单击“文件”菜单中的“打印”命令。即会在当前文本出现快捷键列表。 注意:如果更改了默认的快捷键,所做的更改将包含在打印的快捷键列表中。但是,列表中不会包含指定给宏的快捷键。 用Word制作复杂的表格   2000同样可以制作出精美、复杂的表格。 表格的框架可以用两个方法来形成,一是“手工法”:通过“绘制表格”用鼠标一行一列地绘制,这个方法有点儿原始,不仅太慢,而且行与行、列与列的距离不容易协调。二是“自动法”:通过菜单栏上“表格”下的“插入”选择“表格”(图1),在弹出的“插入表格”选项中修改列数、行数,点击“确定”之后,一个粗略、简单的表格就形成了。这个方法的优点是快捷、简明,表格中行与行、列与列的距离自动等距。 如果表头有斜线,就在菜单栏“表格”项下选“插入斜线表头”,在“表头样式”下选出自己所需的表头就行了,如图2所示。在出现的表头中插入所需的文字并调整好位置,轻轻松松就可得到图3所示的表格。 表格内的文字(不含表头)排列方式可以通过“表格和边框”工具栏上“单元格对齐方式”按钮,然后在出现的九种格式中选择所需的格式。也可以将鼠标移至表格内空白处,单击右键,在弹出的菜单中点击“单元格对齐方式”,在展开的子菜单中,也会出现九种备选的格式。图3的表格选取的是“中部居中”的格式。 如果我们在“插入表格”选项框,点击“自动套用格式”按钮,就会看到在“表格自动套用格式”选项中有很多的格式任你选用。可按你的需要选择一种而制作出如图4“预览”框中所示的立体表格了。 用好Word XP的流程图绘制功能   用好Word XP的流程图绘制功能 张迎新 一、流程图绘制 1.单击Word XP“插入/图片”子菜单下的“绘制新图形”命令,一个四角和四边中央带有实线标记的虚框(图1)就会插入页面,同时“绘图”工具栏自动打开。图1中显示的虚框称为绘图画布,放入其中的图形有许多新的特性。 2.单击Word XP“绘图”工具栏中的“自选图形”按钮,在“流程图”子菜单下找到你需要的流程符号。如果你不熟悉某个符号的含义,只要鼠标在它上面停留片刻,就会有黄色的提示框弹出,将它的用途和意义告诉你。 单击鼠标选中你需要的流程符号,然后在绘图画布中拖动十字光标,即可将所选图形插入绘图画布。如果你发现插入的流程符号不正确,可以用鼠标单击已经插入的图形,当其四周出现小圆圈(控制点)时,按Delete键即可将它从绘图画布中删除。 3.按照上面介绍的方法重复操作,就可以将所有流程符号插入绘图画布。当所有符号插入完毕以后,你就可以使用“连接符”进行连接,具体方法是:打开Word XP“绘图”工具栏中的“自选图形”、“连接符”子菜单,其中提供了直线、肘形和曲线三大类共九个连接符。 根据需要选择某个连接符号并单击,当空心十字光标移近流程符号时,在边框上会显示若干蓝色小点,它们就是连接符号的起止位置。你只要按住鼠标从起点向终点移动光标,连接符就会将起止点之间的蓝色小点连接起来。 4.连接完成后如果发现了连接错误,你只要将鼠标移到连接符上面,当四向十字光标出现后单击鼠标,连接符两端就会出现红色小点。此时按Delete可以删除该连接符。若将光标移到连接符的任意一个端点(即红色小点)上,可以将它从流程符号上移开,此后可以将该端点连接到其他地方。 5.接着你就可以在流程符号中添加文字了,方法是:鼠标右键单击需要添加文字的流程符号,选择快捷菜单中的“添加文字”命令。光标就会在流程符号内部闪动,你就可以直接输入文字,完成后还能用“格式”工具栏中的按钮,执行文字对齐、修改字体和字号等操作。 注意:绘图画布内部不能直接输入文字,如果你需要在流程符号或连接符附近书写文字。可以在绘图画布中插入文本框,在其中输入文字后移动到上述对象附近。再用鼠标右键单击文本框,选择快捷菜单中的“设置文本框格式”命令,就可以在对话框中将文本框的边框修改为“无线条颜色”,就能在绘图画布内部看到完美的文字效果。 上面这些操作完成后,一幅完美的流程图就会呈现在你的面前(图1)。 二、操作技巧 绘图画布大大方便了Word图形绘制,下面介绍有关的几个操作技巧: 1.插入绘图画布中的图形对象可以移动或缩放。单击其中的某个流程符号(或其他图形),待其四周出现虚框和八个小圆圈组成的控点后,你就可以用鼠标和键盘上的方向键移动图形,或者用鼠标调整图形的大小。在上述过程中,绘图画布中的连接符不会发生中断。 注意:与Word 2000不同的是,绘图画布中的图形整体移动前无须组合,如果你想叫绘图画布中的流程图整体移动。可以用鼠标在绘图画布内部拖动,将其中的所有图形围在虚框中。待这些图形被全部选中(即图形四周出现虚框和八个小圆圈控点)后,你就可以用键盘或鼠标整体移动这些图形了。 按上法选中的图形还可以整体复制,以便粘贴到其他文档进行共享,这些特性给操作带来了很大的方便。 2.用鼠标在绘图画布内部单击,即可显示它四周的虚框。鼠标指向其四角和四边中央的实线标记(图1),你就可以按照光标的指示任意增大或缩小绘图画布。你也可以用鼠标右键单击绘图画布四周的虚框,选择快捷菜单中的“显示绘图画布工具栏”,即可打开图2所示工具栏。单击其中的“调整”按钮,可以使绘图画布自动缩放以适应内部图形。单击“扩大”按钮,可以逐步放大绘图画布(每单击一次放大一点)。若单击图2右端的“文字环绕”按钮,可以打开菜单选择文字环绕“绘图画布”的方式(共有七种之多)。 3.按照上面介绍的方法打开右键快捷菜单,选择“设置绘图画布格式”命令,就会打开一个对话框,其中有“颜色与线条”、“大小”和“版式”等选项卡。其中的“颜色与线条”选项卡可以设置绘图画布内部的填充效果和颜色,或者修改其边框的大小、线条样式和颜色。“大小”选项卡可以修改绘图画布的高度和宽度,这种修改不受内部图形大小的限制,比“绘图画布”工具栏中的“调整”按钮功能更强。至于“版式”按钮可以设置文字在绘图画布周围的环绕方式,还可以选择各种水平对齐方式。单击其中的“高级”按钮,还可以打开“高级版式”对话框,选择更复杂的文字环绕和画布对齐方式。 从本文介绍的实例可以看出,Word XP内置的绘图工具更加好用,感兴趣的读者朋友赶快试试吧! Word XP进阶应用指南   Word XP进阶应用指南 张迎新 Word XP是一个功能强大的文字处理软件。随着应用水平的提高,大家已不再是只停留到利用Word进行简单的文字处理了。为此,本文将带领大家进入Word XP的深层次“体验”,讲述有关协作文档、邮件合并、域和宏等进阶功能。 一、建立与使用域和宏 1.建立Word XP“域” “域”在Word中应用非常普遍,它是文档中可能发生变化的数据(例如页码、日期等),以及邮件合并时文档中占有特定位置的字符。Word中的编号、题注和目录就是“域”的具体应用。 (1)插入“域”: 点击“插入→域”菜单命令,将打开“域”对话框。在该对话框中打开“类别”下拉列表,选择“全部”选项。你可以看到,Word提供的73个“域”,选中任意一个“域”,即会显示它的具体用途说明。在这里,我们以“NumWords”域为例,说明如何通过“域”对话框使用“域”。 编辑文档经常需要统计其中的字符数。点击“工具→字数统计”菜单命令,就可以得知文档具体字符数。由于文档内容会随时发生改变,频繁使用“字数统计”很麻烦。如果在文档特定位置插入“NumWords”域,一旦文档的内容发生变化,只需要执行一次更新“域”操作就可以显示新字数。具体操作方法是: 将光标放在需要显示字数的位置,点击“插入→域”菜单命令,打开“域”对话框。打开“类别”下拉列表,选择“文档信息”选项,在“域名”中选中“NumWords”域,然后在“数字格式”选项中选中一种数字格式(如“0”或“0.00”),确定后光标位置即可显示文档字数。一旦文档内容发生变化,只需右击显示文档字数的“域”,选择“更新域”命令即可。 为了使文档字数的显示更加美观,你还可以在“域”的前后添加修饰文字。例如在“NumWords”域前后分别加上“文档共计”和“字”字样,即会显示“文档共计2600字”。 (2)插入“域代码”: Word除了“插入→域”菜单命令以外,它所提供的所有域代码均可直接插入到文档中。 假如你需要在文档页眉插入“文档大小:XXXXK字节”的信息,可以点击“视图→页眉和页脚”菜单命令,将光标置入文档的页眉。输入文字“文档大小:K字节”,然后将光标移到冒号的后面。接着按下“Ctrl+F9”组合键将“{ }”(域符号)插入页面,然后在“{ }”内输入域代码“FILESIZE /K”,其中“/K”称为“域选项”,表示以千字节为单位显示文档大小,如果要以兆字节为单位显示,只要将“域选项”改为“/M”即可。 注意:输入时请注意域代码“FILESIZE”后要输入一个空格,而且输入的所有字符都必须为半角字符,大小写均可。 如果你要了解Word “域代码”的详细信息,只要打开“域”对话框。选中某个“域”,点击“域代码”按钮就可以在对话框中看到相关信息。 (3)提示输入: 假如你设计了一个比较复杂的表格,如果想对某个单元格的输入进行提示,可以采用下面的方法:打开“域”对话框,选择“类别”下拉列表中的“邮件合并”选项,选中“域名”中的“Fill-in”域,并在“提示”框内输入需要出现的提示信息(例如“请输入姓名”)。确定之后,只要光标放入“域”所在的单元格中按下F9键,即会弹出“Microsoft Word”对话框,其中显示你前面输入的提示信息。在其中输入信息后关闭对话框,当前光标所在位置就会显示这些信息。 (4)插图自动编号: 在编辑文档需要为插图编号时,多数用户采用手工编号的方式,这样一旦在插图中增加或删除了图片,就必须采用手工方法重新调整编号。采用“AutoNum”域可以为文档插图编号从而避免这个问题。其具体操作方法是: 在需要插入图片编号的位置输入其前缀(例如图、插图),打开“域”对话框。先在“类别”下拉列表中选择“编号”选项,选中“域名”中的“AutoNum”域,并选择一种具体的格式(如1,2,3),确定之后就可以看到图片编号前缀后面显示的数字,自动生成“图1”或“图片一”。重复上面的操作就可以生成连续的一系列编号。一旦图片发生变化,图片编号即会自动更新,从而保持序号的连续性。 2.“域”的使用技巧 (1)自动更新“域”: 如果你将“Date”(当前日期)或“Time”(当前时间)域插入了文档,打印前没有按下F9键进行更新,则打印出来的日期或时间就可能不正确。在这种情况下,你可以设置Word打印时自动更新域,具体操作方法是:点击“工具→选项”菜单命令,在打开的对话框中点击“打印”选项卡,选中其中的“更新域”选项即可。 (2)快速删除“域”: 插入文档中的“域”被更新以后,其外观和普通文本没有多大区别。如果你打算删除某个或全部域,查找起来会很困难。此时你可以按下Alt+F9键,显示文档中所有的域代码(反复按下Alt+F9键可在显示和更新域代码之间切换),然后点击“编辑→查找”菜单命令,在打开的对话框中,点击“高级”按钮扩展对话框,将光标停留在“查找内容”框中,点击“特殊字符”按钮并从列表中选择“域”(“^d”即进入“查找内容”文本框)。点击“查找下一处”按钮即可找到文档中的“域”,选中任意一个“域”,按下Del键即可将其全部删除。 (3)“域”的锁定和解除: 如果你不希望当前“域”的结果被更新,可以将它锁定。具体操作方法是:鼠标点击需要锁定的“域”,然后按下Ctrl+F11键即可,此后可以看到其快捷菜单中的“更新域”命令失效。 如果你想解除对域的锁定,只要点击需要解除锁定的“域”,然后按下Ctrl+Shift+F11键即可。 3.“宏”的建立与使用 “宏”是在Word中完成重复操作的工具,它是一系列操作或命令的集合,类似DOS中的批处理,以前需要几步乃至十几步的操作,现在只需要选择相应的快捷键或宏按钮就可完成。Word提供了“录制宏”和“Visual Basic编程宏”等两种创建宏的方法,下面说明建立和使用宏的方法。 (1)录制“宏”: 录制“宏”即是一边“教”Word如何操作,一边将所完成的操作“翻译”为Visual Basic代码的过程。 点击“工具→宏→录制新宏”菜单命令,打开“录制宏”对话框。在其中的“宏名”框输入你要录制的宏名,它可以在宏按钮的功能提示中显示出来。如果你录制的宏只想在当前文档中使用,可打开“将宏保存在”下拉列表选择对应的文档名,否则将在“所有文档(Normal. dot)”中使用。完成后点击“键盘”按钮打开“自定义键盘”对话框,根据你要给宏定义的快捷键在键盘上操作,对应的按键即可进入“请按新快捷键”框。点击“指定”按钮将其移至“当前快捷键”,就可以点击“关闭”按钮,此时将出现录制宏工具栏。 以插入页码和作者为例,你只须按通常方法点击“视图→页眉和页脚”菜单命令,打开“页眉和页脚”工具栏。从“插入自动图文集”菜单中选择“页码”选项,再点击“在页眉和页脚间切换”按钮,重新打开“插入自动图文集”菜单并选择“作者”选项,最后将“页眉和页脚”工具栏关闭。点击“停止录制”按钮退出宏录制状态即可。之后,在需要插入页码和作者时,直接按下你前面定义的快捷键即可。 (2)使用编程来实现“宏”: 由于录制“宏”本身的缘故,它生成的“宏”功能比较有限。为了让“宏”执行更加复杂的操作,或者增强Office XP组件的功能,采用VB编程方法制作“宏”是必然的选择。下面以直接打开G盘上名为“大修申请.Doc”的文件为例,说明利用编程方法制作“宏”的基本过程。 点击“工具→宏→宏”命令打开对话框,在“宏名”框内输入“宏”的名称(例如“打开文件”),点击“创建”按钮即可打开“Microsoft Visual Basic”窗口。你就可以在代码窗口中输入以下代码(其中第一和第三条是自动生成的): Sub 打开文件() Documents. Open FileName:=″g:/大修申请.Doc″ End Sub 完成后关闭“Microsoft Visual Basic”窗口,回到“宏”对话框就可以看到出现了名为“打开文件”的宏。将这个宏选中并点击“运行”按钮,G盘上名为“大修申请”的DOC文件就会被自动打开。如果你想对已编辑好的“宏”进行修改,只要将对话框中的宏名选中,点击“编辑”按钮就可以打开VB窗口进行操作。例如在上面的代码中增加“Documents. Open FileName:="g:/年终总结.Doc"”,就可以同时打开G盘上的“大修申请.Doc”和“年终总结.Doc”两个文件了。 当然,采用编程方法制作宏必须了解Microsoft Office Visual Basic,这对一般用户来说有一定的难度。但它可以对Office XP组件进行二次开发,从而增强其功能或满足用户的特殊需要。 (3)制作“宏”按钮: 如果你觉得使用快捷键操作的方法操作“宏”不容易记忆,也可以点击“录制宏”对话框中的“工具栏”按钮,打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。将“命令”框下的“宏”按钮拖到工具栏,关闭对话框后按上面介绍的方法录制“宏”。 对已经录制好的“宏”,则可以打开“自定义”对话框,选中“命令”选项卡中的“宏”选项,然后将“命令”框中的“宏”按钮拖到工具栏即可。 采用以上方法制作的“宏”按钮不太美观,可以按照以下方法进行修饰:点击“工具→自定义”菜单命令打开对话框,右击“宏”按钮。将快捷菜单“命名”框内的文字删除,但要保留一个小数点,重新命名即可。如果感觉Word默认的图标不合适,还可以打开“更改按钮图标”下的子菜单,从系统提供图标中选择一个,你录制的“宏”就有了自己的图标,最后将“自定义”对话框关闭。此后,如果你要使用按上述方法建立的宏,只要点击工具栏中的宏按钮即可。 (4)删除“宏”: 点击“工具→宏→宏”菜单命令打开对话框,选中要删除的“宏”名点击“删除”按钮即可。如果工具栏中还有“宏”按钮,请打开“自定义”对话框,按住Alt键选中要删除的“宏”按钮图标,将它拖离工具栏然后关闭对话框即可。 二、文档发送与邮件合并 随着网络的普及,人们的交流手段日趋丰富。虽然Word不是专业的邮件处理程序,但它一样可以实现相应的功能。 1.发送文档 在Outlook等邮件客户端软件的支持下,Word可以作为邮件编辑器使用。因此,当前编辑或打开的文档可以各种方式发送: (1)作为正文发送: 打开需要作为正文发送的文档,点击“文件→发送→邮件收件人”菜单命令(或“常用”工具栏中的“电子邮件”按钮),一个类似Outlook的邮件发送界面就会显示在工具栏下方。你可以在“主题”框中看到当前文档的名称,点击“收件人”和“抄送”按钮可以打开“选择姓名”对话框,选择文档的接收人姓名(即邮件地址),也可以在“收件人”和“抄送”框中直接输入接收件人地址。 此外还有两个比较有特色的按钮,一个是“标记邮件”按钮,可以将标志图标及说明添加到邮件,用来提醒收件人应该如何处理邮件。“选项”按钮可以为邮件界面添加“发件人”和“密件抄送”框。“选项”命令则可以打开相应的对话框设置“传递选项”等内容。如果你要发送作为正文的文档,只需点击“发送副本”按钮,当前文档的副本就会作为正文发送出去。 (2)发送审阅文档: 如果你要把文档发送给其他人审阅,可以点击“文件→发送→邮件收件人(审阅)”菜单命令,邮件发送界面立即显示在工具栏下方。所不同的是“主题”框内自动显示“请审阅XXX”(XXX是当前文档名称)字样,并且当前文档名称自动出现在“附加”框内,邮件正文则显示“请审阅附加文档”。你只要在“收件人”框中填入邮件地址,就可以点击“发送”按钮将要审阅的文档发送给他人了。 (3)作为附件发送: Word文档除了以上述两种方式发送外,还可以作为附件发送。具体操作方法是:点击“文件→发送→邮件收件人(以附件形式)”命令,当前文档就会出现在Outlook的邮件编辑窗口的“主题”和“附件”框中。你只要填好“收件人”,保存邮件后就可以在Outlook中发送作为附件的文档了。 2.批量打印信封 广告公司、大型企业或报社需要向客户或读者发送普通邮件。手工书写信封速度慢、且容易出错。Word的邮件合并功能可以高效完成这类任务,下面介绍批量打印信封的具体操作步骤: (1)建立数据源: 对已经拥有客户或读者数据库等数据源的用户来说,可以直接调用这个数据库而无须新建。否则请新建一个空白的Excel工作表,在其首行单元格依次输入列标记(例如“邮政编码”、“用户地址”、“用户姓名”和“发件人地址”等,其结构与Access表相同),列标记以下各行依次输入数据(相当于数据库的一条条记录),完成后将其保存为“客户地址”(或其他名称)工作簿。 (2)设置信封: 运行Word新建一个空白文档,点击“工具→信函与邮件→邮件合并向导”菜单命令,打开“邮件合并”任务窗格。选中“选择文档类型”下的“信封”选项,点击“下一步”链接。 此时向导会询问你如何设置信封。由于空白文档一般基于Normal模板,并不适合打印信封。选择“更改文档版式”选项,点击“信封选项”链接(或直接点击“下一步”),打开“信封选项”对话框。你可以在“信封选项”选项卡中选择不同尺寸的信封(也可以自定义)。同时也可以点击“收信人地址”或“寄信人地址”下的“字体”按钮,分别设置两者的字体、字号等属性。同时,你还可以调整两个地址到信封左边和上边的距离。如果点击“打印选项”选项卡,还可以选择不同的打印进纸方式和打印面。确定后Word会在窗口中显示信封的形状,其中的三个段落标记分别对应“收信人地址”、“收信人姓名”和“寄信人地址”。 (3)打开数据源: 点击“下一步”链接,Word会让你“选择收件人”。根据数据的来源提供了三个选项,如果你的数据来自Excel或其他数据库,则应选择“使用现有列表”选项。 点击“下一步”链接打开“选取数据源”对话框。在选中前面建立的“客户地址”工作表,点击“打开”按钮即会打开“选择表格”对话框,让你选择工作簿的那个工作表存放地址数据。 确定之后即可打开“邮件合并收件人”对话框。如果你需要按某个关键字(即列标题)对其中的数据排序,可以点击对话框中的某个列标题。如果你想对去掉某个收件人,可以取消它前面的选中标记。 (4)添加合并域: Word信封页面显示段落标记的位置是插入点,用鼠标点击就可以在该位置插入合并域。其操作方法是:鼠标点击“邮件合并”任务窗格中的“其他项目”,打开“插入合并域”对话框。首先选中“数据库域”选项,然后选中其中的某条信息(例如“收件人地址”),点击“插入”按钮将合并域插入信封页面的插入点。关闭对话框将光标移至下一个插入点,按照上述方法重复操作,就可以将其他的合并域插入信封。如果你需要修改合插入页面的合并域格式,如对齐、字号和字体等等。只要将某个合并域选中,就可以像普通文字一样使用“格式”工具进行设置。 (5)合并数据: 在你对插入信封页面的效果基本满意后,就可以合并数据源中需要的数据了。点击任务窗格中的“下一步”链接,Word窗口会显示第一个信封的打印效果。若点击任务窗格“收件人1”右边的按钮,就可以使文档翻页显示其他收件人的信封。 如果你想将当前页面中的某个收件人的信封去掉,可以点击任务窗格中的“排除此收件人”选项;当然,你也可以点击任务窗格中的“编辑收件人列表”选项,打开“邮件合并收件人”对话框,按上面介绍的方法排除某个或部分收件人。 上述操作完成以后,点击任务窗格中的“完成合并”选项,Word就会在任务窗格中显示“打印”或“编辑个人信封”两个选项。选择前者可直接打印合并好的文档,选择后者可以为合并后的信封建立一个新文档,既可以修改其中的某个信封,也可以将所有信封保存下来供以后使用。 3.制作产品标签 制作产品标签同样可以利用邮件合并向导完成,选中“选择文档类型”下的“标签”选项即可。为了帮助大家掌握更多的操作方法,下面介绍如何利用“邮件合并”工具栏制作产品标签的方法。 (1)选择标签: 点击“工具→信函与邮件→信封和标签”菜单命令,在打开的对话框中点击“标签”选项卡。如果你要在一页纸上打印多个相同的标签,请选中“打印”选项组中的“全页为相同标签”选项。若要选择标签规格,可以点击“选项”按钮打开“标签选项”对话框。其“产品编号”下提供了不同规格标签,已选中标签的规格会显示在右下角的“标签信息”栏内,点击“详细信息”按钮可以打开对话框查看更详细的信息。 需要更多规格的标签,请打开“标签产品”下拉列表,然后在“产品编号”框内寻找。如果你在内置标签中找不到合适的规格,可以点击“新建标签”按钮打开对话框自行设计。 标签选择完成后,点击对话框中的“新建文档”按钮,Word即会新建一个名为“标签X”(X是序号)的文档。 (2)打开数据源: 右键点击工具栏,选择“邮件合并”命令,即可将工具栏放入窗口中。点击“打开数据源”按钮打开“选取数据源”对话框,按上面介绍过的方法找到并打开数据源即可。 (3)添加合并域: 点击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮,以打开“插入合并域”对话框。按照制作信封的方法选择选择其中的项目后点击“插入”按钮,就可以将合并域插入到页面的标签框内。如果你需要将项目插入到不同的行,可以敲回车然后重复执行操作,否则会将多个合并域放入同一行。 如果当前页面需要制作多个相同的标签。可以将光标放入第二个标签框,然后重复上面的操作,直到把合并域放入所有的标签框。 (4)合并数据: 点击工具栏中的“查看合并数据”按钮,就会在页面上看到合并后的数据,再次点击则显示合并域。当你认为满意以后,点击“合并到新文档”按钮,就可以在当前窗口中看到带有合并域的标签。同时打开一个新的Word窗口,在其中生成所有标签,它们可以像普通文档那样存盘或打印。 需要说明的是,邮件合并的本质是Word 的数据调用功能,得以利用Excel、Access和DBASE等多种数据源,从而将Word作为数据库和报表输出工具。 三、长文档编辑与浏览 几千字与几十万字的文档相比,两者在编辑方法上存在较大差异。长文档在编辑过程中必须建立标题和目录,为调整文档结构或者快速漫游文档打下基础。下面介绍有关长文档编辑与漫游操作的方法。 1.长文档输入和设置 Word长文档的浏览、目录编制甚至与PowerPoint协同工作,都要求文档的各级标题具有固定的大纲级别,也就是要设置它们的标题样式。 (1)文档输入: 许多用户习惯将文字输入与格式设置同步进行,正在编辑的文档看起来确实漂亮。但由于输入过程不时停顿,文档编辑的整体效率并不高,录入已定稿的文档时速度更慢。建议在文档输入过程中专心“码字”,不要进行任何格式设置工作,待输入结束后一次完成。 (2)使用“样式”设置标题: 样式是应用于文本的一系列格式的集合(如字体、字号等),它是快速设置文本格式和生成目录的必须工具,设置标题(包括其他文本)格式使用“样式”的效率最高。如果文档中以一、二等编号开头的是一级标题,1、2等编号开头的是二级标题,则设置标题格式的正确方法是: 将某个一级标题选中,打开“格式”工具栏中的“样式”菜单,选中其中的“标题1”。重复上述操作,将其他一级标题全部设置为“标题1”(也可以使用“格式刷”)。接着按相同方法,给文档中的二级标题应用“标题2”样式,以此类推。全部标题的样式设置完成后,你就可以看到每个标题前面有一个小黑点。 (3)使用“段落”选项卡: 如果你只是偶尔应用某种标题样式,也可以使用“段落”选项卡,具体操作方法是:选中需要设置标题样式的标题,先将它的字体、字号等设置好。然后点击“格式→段落”菜单命令,在打开的对话框中点击“缩进和间距”选项卡。根据你所选中标题的级别,在“大纲级别”下拉列表中选择对应的项目(如一级标题选择“1级”)。如果你所有的一级标题具有相同样式,还可以应用“格式刷”。即选中已设置好格式的某个标题,双击工具栏中的“格式刷”按钮(这样可以反复使用“格式刷”,直到再次点击它为止),再用它“刷”其他未设置的同级标题,就可以将一种格式应用到其他同级标题。 2.修改模板样式 Normal.dot是Word文档的默认模板,用它建立空白文档后打开“样式”下拉列表,就能看到该模板使用的各种样式。如果其中内置的样式不符合你的需要,如“标题1”样式的字号偏大等。要想生成符合自己要求的文档目录,必须对模板的标题样式作必要的修改。 (1)修改标题样式: 点击“视图→任务窗格”菜单命令打开任务窗格,再打开其中的“其他任务窗格”列表,选中“样式和格式”选项。 以修改“标题1”样式为例,你只要选中任务窗格中“标题1”选项,就可以打开黄色的“说明框”,显示“标题1”使用的字体、缩进、行距等格式。点击“标题1”样式右边的下拉按钮,选择其中的“更改”命令即可打开“修改样式”对话框。可以看到“名称”下显示的是“标题1”,如果你想修改样式,可保持“基准样式”和“后续段落样式”为“正文”不变。然后点击“格式”下拉菜单中的“段落”命令,在打开的对话框中点击“缩进和间距”选项卡,根据需要对其中的“特殊”和“行距”等进行设置。如果你还要设置标题的字体和字号,则需要点击“格式”下拉菜单中的“字体”命令,打开“字体”对话框设置标题的其他格式。 如果你想套用其他样式,可以打开“基准样式”下拉列表,从中选择要套用的样式,确定后回到“更改样式”对话框。 (2)保存和使用模板: 样式修改完成后回到“修改样式”对话框,如果你要将样式添加到当前文档使用的模板,可选中“添加到模板”选项,否则修改后的样式只适用于当前文档。如果你选中“自动更新”选项,每当应用了此样式的段落被你手动修改,Word会根据修改结果重新定义样式,并更新活动文档中应用该样式的所有段落。 上述修改完成后关闭“修改样式”对话框。你就可以将当前空白文档保存为模板了。点击“文件→另存为”菜单命令,在对话框中选择“保存类型”为“文档模板”。然后在“文件名”框内输入模板名称(如命令、文章等),最后点击“保存”按钮备用。 而使用模板的方法是:点击“开始→新建Office文档”命令,在“常用”选项卡中选中你要使用的模板,点击“确定”按钮,Word即会使用该模板建立新文档。 (3)快速修改样式: 如果你只想修改当前文档中使用某种样式,可以采用Word的样式快速修改功能。假如当前模板使用的“标题1”样式为“正文+字体:二号,加粗,字距调整二号,行距:多倍行距2.41字行,段落间距段前:17磅,段后:16 .5 磅,与下段同页,段中不分页,1级”。要修改为“标题1 +字体:五号,非加粗,行距:1. 5倍行距,段落间距段前:0磅,段后:0磅”,可以选中已应用了“标题1”样式的标题,点击“格式→段落”菜单命令打开相应的对话框,将标题的“行距”、“段前”和“段后”间距修改为合适的值。关闭对话框,使用“格式”工具栏修改字体和字号。完成后即可在“样式”下拉列表或“样式和格式”任务窗格中看到新的样式了。 3.目录建立和使用 应用样式为Word文档设置标题以后,就可以利用标题建立文档目录了,从而为文档结构调整和浏览奠定基础。 (1)建立文档目录: 为文档建立目录之前,请你将光标放在需要建立目录的地方(一般在文档标题和正文首行之间)。然后点击“插入→引用→索引和目录”菜单命令,在打开的对话框中点击“目录”选项卡。选中其中的“显示页码”和“页码右对齐”选项,在“格式”下拉列表中选择一种目录格式;并在“显示级别”框中输入或者选择相应的级别(它决定了制作完毕的目录拥有几级标题)。如果你要对其他选项进行设置,可以点击“选项”按钮在打开的对话框中进行设置。如果选中“使用超链接而不使用页码”选项,就可以通过目录来浏览文档。 以上操作结束后,Word就会在指定的地方生成文章目录,其中的页码由Word自动生成。 (2)框架集目录: Word可在Web方式的滚动框架中创建目录。点击“格式→框架→框架集中的目录”菜单命令,即可在文档页面左侧的框架中建立一个目录,其使用方法与普通目录基本相同。 4.文档目录调整 使用“样式”为文档标题设置不同级别以后,我们就可以通过“大纲”视图观察目录结构,完成修改标题级别、移动标题和调整文档结构等多种任务。进入大纲视图的方法是:点击“视图→大纲”菜单命令,或点击垂直滚动条左边的“大纲视图”按钮。下面是对文档目录结构进行调整的一些基本操作: (1)调整标题顺序: 如果向上或向下拖动标题到水平横线指示的位置;或者将光标放入标题点击工具栏中的“上移”或“下移”按钮,可以调整标题(连同其下的其他内容)在文档中的前后顺序。 (2)标题展开或折叠: 点击“大纲“工具栏中的“1”、“2”等按钮可确定视图中显示的标题级别,如果点击“1”仅显示一级标题。将光标放在某个标题中,点击工具栏中的“+”、“-”按钮可以展开或折叠标题。 (3)标题升降级: Word的“大纲”工具栏提供了多个操作按钮,可以执行标题升级或降级操作。右击工具栏,选择“大纲”命令即可打开工具栏。将光标放在标题的任意位置,点击“提升”或“降低”按钮,就可以改变这个标题的级别。如果你要将某个标题降级为正文,只要将光标放在标题中点击“降为正文文本”按钮即可。 如果向左或向右拖动标题前的标记至垂直竖线指示的位置,可以使对应的标题(连其下的内容)升级或降级。 (4)显示标题和正文: 如果你要显示某一标题下的所有下级标题和正文,可以用鼠标双击该标题旁边的空心“+”字,再次双击可以将展开的子标题及正文折叠。把光标放进标题,然后点击“大纲”工具栏中的“展开”(+号)或“折叠”(-号)按钮也有相同效果。 如果需要显示所有标题和正文,只需将光标放入文档,打开“大纲”工具栏中的“显示级别”列表,选择“显示所有级别”命令,可以在“大纲”视图中显示文档的所有标题和正文。如果再次使用该命令,就可以将正文折叠,只显示文档中的所有标题。 5.长文档漫游 Word文档标题设置级别具有多方面的用途,除了上面介绍的目录编制和文档结构调整以外。长文档漫游是它的一个重要用途,从而实现从标题到段落的快速定位。 (1)文档结构图: 如果你想一边查看文档标题,一边实现标题到文档的快速跳转,可以使用“文档结构图”。具体操作方法是:点击“视图→文档结构图”菜单命令,当前文档右侧就会显示文档的各级标题的结构图。点击某级标题前面的“+”,可以展开它的下级标题;反之,点击某级标题前面的“-”,可以折叠它的下级标题。鼠标点击文档结构图中的某个标题,光标就可以跳转到窗口右侧文档的对应位置,这是快速漫游文档最方便的一种方法。 (2)大纲视图: 利用“大纲”视图调整文档结构已经在上文作了介绍,这里对大纲视图浏览长文档方法作一些说明。 首先按上文介绍的方法切换至大纲视图,打开“大纲”工具栏中的“显示级别”下拉列表,根据你的浏览或定位需要选择要显示的级别。如果你要显示文档中的一至三级标题,就应当选择列表中的“显示级别3”。此后,文档中的一、二、三级标题就会完整显示出来,这是观察文档标题结构的一种基本方式。 假如你要查看某个标题下面的内容,只需点击“大纲”视图中的这个标题。然后点击“视图→页面”菜单命令,就可以看到光标位于这个标题内, 实现了通过标题查找相关内容的目的。 (3)目录漫游: 如果你已经按上面介绍的方法为文档建立了目录,而且选中了“目录”选项卡中的“使用超链接而不使用页码”选项(否则目录没有超级链接功能)。则目录中的每一个标题都是指向文档对应标题的超级链接,鼠标点击它就可以跳转到文档的相应位置,从而通过目录实现文档的快速漫游。 (4)定位漫游: 要在几万、十几万字的长文档中找到特定位置并不容易。为此,Word提供了文档快速定位功能,便于你快速找到要查看的位置。具体操作步骤是:点击垂直滚动条下端的“选择浏览对象”按钮,在工具按钮框中选择浏览对象的类型,如“按标题浏览”、“按编辑位置浏览”等。如果你点击了“按标题浏览”按钮,“选择浏览对象”按钮上方和下方的双箭头按钮,就成为“前一条标题”或“下一条标题”,每点击一次都会定位至前一或下一个标题。如果选择了“按编辑位置浏览”,那么以后每点击一次按钮,都会定位到下一个编辑位置。 四、分工协作写文章 对于书稿、辞书等大型文档来说,从起草到定稿需要经过多人协同工作。为此,这里介绍Word分工协作写文章的功能及其操作方法: 1.批注文章 Word提供的审阅方式有两种:一是不修改原稿,只对文章提出建议,这种审阅方式称为批注。多个审阅人可以在一个文件加入各自的批注,最后由文章的定稿人一并阅读,考虑各个审阅人的意见以后进行修改。 (1)插入文字批注: Word的文字批注采用醒目的批注框,它可以显示批注内容、位置等信息。Word文档中插入文字批注的方法是:首先打开待审阅的文档,选中需要批注的文字(插入批注以后,这部分文字将用括号围起来),或将光标放在待插入批注的位置(插入批注以后,该位置显示一个“I”)。点击“插入→批注”菜单命令,当前页面就会显示一个批注框,你可以直接在其中输入批注了。 当某条批注输入完成以后,鼠标点击文档的任意位置,批注框的指示线变为虚线,边框也会变为较细的红色实线。重复上述步骤,就可以将自己的全部批注插入文档,最后按常规方法保存即可。 (2)批注查看与编辑: 当用户在文档中插入批注以后,“审阅”工具栏就会自动打开,用户可以使用其中的按钮对批注进行操作。例如点击“显示”按钮打开菜单,选中“批注”就能看到文档中的所有批注。反之,可以将文档中的批注暂时关闭。另外,Word允许用户查看某个用户的批注(或修订)。你只要打开“审阅者”子菜单,清除其他审阅者的姓名,保留你要查看的审阅者姓名,则文档只显示该用户所写的批注。 如果文档有多个审阅人插入了批注,你只要将“I”形光标放入批注框,就可以看到批注人的姓名、批注日期和时间。 而批注的修改非常容易,只要用鼠标在批注框内点击,即可修改批注框的任何内容。若某处的批注不再需要。你只要用右击批注框,选择“删除批注”命令即可将其删除。 (3)插入声音批注: Word允许用户插入声音批注。其操作方法是:打开待审阅的文档,右击Word工具栏,选择“审阅”命令,打开“审阅”工具栏;将光标放在需要插入声音批注的位置,然后点击“插入新批注”旁的下拉按钮,选择“声音批注”命令,“录音机”窗口就会自动打开;点击“录音机”中的“录音”按钮。录制完成后点击“停止”按钮,即可在光标所在位置看到“喇叭”图标,再按常规方法保存文档即可。 2.文章的修订 Word XP的另一种审阅方式称之为修订,各审阅人可以在文档中插入修改意见。它与常规编辑方法的修改不同,用户不仅可以看出何处做了修改,还能选择接受或拒绝修改,从而大大提高文章的审阅效率。 (1)插入修订: 与批注不同,修订是直接写入文档的建议,一般用带有下划线的红色字体显示。在文档中插入修订的方法是: 打开待审阅的文档,按上面介绍的方法打开“审阅”工具栏。将光标放在需要插入修订的位置,点击“审阅”工具栏中的“修订”命令;输入第一条修订,完成后将光标移到新的修订位置,即可再次输入第二条修订;全部修订输入完毕以后,点击“修订”命令退出修订状态,按常规方法保存文档。 注意:当文档处于修订状态时,用户不仅可以插入新内容,也可以删除文档中的内容。被删除的内容会放入类似批注框的“删除框”内,以便最终审阅者做出接受或拒绝删除的选择。 (2)编辑修订: 编辑修订就是在定稿时对修订做出接受或拒绝的决定。针对上面介绍的“插入”和“删除”两种修订方式,用户的可以选择对应的操作:对文档中的插入修订来说,可以右击文档中的修订文字,根据需要选择“接受插入”或“拒绝插入”命令。前者可去掉文字的修订标记(颜色和下划线),使它成为文档的一部分;后者可直接将文字从文档中删除,不会留下任何修订痕迹。 对文档中的删除修订来说,只需右击“删除框”,根据需要选择快捷菜单中的“接受删除”或“拒绝删除”。前者可将文档中的删除框去掉,就像当初直接删除文档内容一样;后者也可以将删除框去掉,但是将其中的内容放回原来的位置,将文档将恢复到山除前的状态。 3.文章合并与比较 除了上面介绍的文章协同写作方式以外,长文档往往采取每位作者分别撰写部分章节,完成后合并为一个文档的方法。下面介绍撰写此类文档的要点: (1)标题结构规划: Word合并文档的依据是各级标题。为此,撰写开始前应当对文章各部分的标题做出规划,其中包括标题的名称和级别,这是合并文档必须的基础性工作。 (2)合并操作: 首先打开某个作者撰写的文档。点击“工具→比较并合并文档”命令,在打开的对话框中找到需要合并的文档(包括存储在网络上的)。如果你需要比较的文档只显示所做的更改,可以选中对话框中的“精确比较”选项。然后点击“合并”按钮就可以将选中的文档合并到当前文档中了。 (3)合并编辑: 由于文档合并的依据是各级标题的结构,如果你想对合并结果做出接受或拒绝的决定。可以切换到“大纲”视图,右击文档中的标题或段落,选择“接受插入”或“拒绝插入”即可。 五、Word XP与其他Office套件的整合应用 1.在Word XP中调用数据库 Word“邮件合并”可以作为桥梁调用各类数据库,从而实现与数据库共享数据的目的。下面以名为“db1.mbd”的Access数据库为例,简要介绍其操作过程。 (1)复制数据库: 为了不影响源数据库系统的正常使用,最好将要使用的数据库“db1.mbd”复制到其他位置,假设将数据库“db1.mbd”复制到G:/mydata文件夹。 (2)将数据库作为数据源: 按照上述方法打开“邮件合并”任务窗格,选择文档类型以后进入“下一步”。当任务窗格下面显示“下一步:撰写信函”时继续,打开“选取数据源”对话框,在G:/mydata文件夹中找到数据库“db1.mbd”,就可以像Excel工作表一样调用了。后续的其他操作与上面介绍的“邮件合并”完全相同,这里不再赘述。 如果你的文档需要使用数据库中的数据,可以点击“邮件合并”工具栏中的“打开数据源”按钮,按上面介绍的方法打开和调用其中的数据。 2.Word XP与其他程序协作 (1)Word XP与PowerPoint XP协作: 如果你想使用Word文档中的标题作为演示文稿的组成部分,Office XP提供了一种极为简单的方法:你只要打开Word文档,点击“文件→发送→Microsoft PowerPoint”菜单命令,PowerPoint就会以文档中的一级标题为作为每张幻灯片的标题,其余各级标题则按其原来的顺序分布,快速制作出一整套幻灯片。 PowerPoint可以将会议细节等内容导入Word,具体操作方法是:点击PowerPoint“工具→会议记录”菜单命令。在对话框的“会议细节”或“即席反应”选项卡中输入有关内容(也可同时输入)。完成后点击“导出”按钮,选中“会议记录导出”对话框中的“将会议细节和即席反应传送到Microsoft Word”选项。点击“立即导出”按钮,就会新建一个Word文档记录有关的会议细节,例如会议时间、演示文稿名称和你输入选项卡的其他内容。 (3)使用数据库: Word可以用Excel数据清单(它具有数据库的属性)、Access数据库等建立表格,并提供了排序、查找、追加和删除记录等功能,为Word使用数据库数据提供了一条简便的途径。 首先右击工具栏,选择“数据库”命令打开相应工具栏。点击“插入数据库”按钮打开相应的对话框,点击“获取数据”按钮即可打开相应对话框,你就可以按照上面介绍过的方法打开数据库了。然后点击“查询选项”按钮打开相应的对话框,其中“筛选记录”选项卡供你设定“域”、“比较条件”和“比较对象”,“排序记录”选项卡供你设定排序的“主要关键字”、“次要关键字”等,“选择域”选项卡可以根据“数据源中的域”设定“所选域”。 你还可以点击“表格自动套用格式”按钮,在对话框中选择你喜欢的表格样式。最后点击“插入数据”按钮,选择要插入的记录范围。假如你想让Word表格中的数据随着数据源的更新而变化,应当选中“将数据作为域插入”复选项。确定之后,Word就会使用数据源中的数据建立一个表格。 此后,你只要把光标放入建好的表格列,就可以使用“数据库”工具栏执行排序、查找、追加和删除记录等操作了。
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