一文读懂：合同管理系统如何为企业降低风险？

在现代企业运营中，合同不仅是企业间交易和合作的基础，更是保障企业权益、规范市场行为的关键。

合同管理系统可以帮助企业降低风险、提升运营效率，有效避免传统合同管理中的种种弊端，如信息丢失、审批繁琐、履约难以监控等。

在纠纷发生时，合同管理系统能够迅速响应，为企业提供全面、准确的合同信息，从而大大降低企业面临的风险。

本文将重点探讨合同管理系统在降低企业风险方面的关键作用，包括合同纠纷的常见类型，合同管理系统在纠纷处理中的作用以及具体如何降低企业风险等方面。

一、合同纠纷的5个常见类型

1.合同违约纠纷

这通常发生在合同双方未能按照约定的条款履行各自义务时，比如，供应商未能按时交货或提供的商品质量不符合合同要求，或买方未能按时支付款项等产生的纠纷，都属于合同违约纠纷。

2.合同解释纠纷

当合同中的某些条款存在模糊性或不清晰时，双方可能对条款的具体含义产生不同的理解，进而引发争议。比如，“乙方（软件开发公司）应在合同签订后三个月内完成系统开发并交付甲方（科技公司）验收。”条款中，“完成系统开发”到底是软件功能齐全、运行稳定，并且符合其业务需求，能够直接投入使用，还是只要软件的基本框架搭建完成，主要功能模块实现，即可视为“完成系统开发”？

3.合同变更纠纷

在合同履行过程中，由于市场环境变化、双方业务需求调整或其他原因，合同双方可能需要变更合同条款，如果双方就变更内容无法达成一致，就可能产生纠纷。

4.合同效力纠纷

这主要涉及合同是否合法有效的问题。例如，合同可能存在违反法律法规的情况，或者存在欺诈、胁迫等导致合同无效的因素，从而引发双方对合同效力的争议。

5.合同履行方式纠纷

这通常发生在双方对合同约定的履行方式存在分歧时。例如，对于货物的运输方式、支付方式或交付地点等具体执行细节，双方可能产生不同的理解和要求。

二、合同管理系统在纠纷处理中的作用

我们都知道，合同管理系统的基础功能包含了合同的存储与归档、合同审批流程管理，以及合同执行监控这几个方面，那么这些功能在纠纷处理中，能够起到哪些作用呢？

以下内容均以e签宝合同管理系统为例：

e签宝官网：https://dwz.cn/3cIQGDUn

1.快速提供证据

合同纠纷发生时，往往需要迅速提供证据来支持企业的立场。传统的纸质合同不仅查找困难，还容易丢失或损坏。合同管理系统在线存储的方式，可以在发生纠纷时定位到相关合同，并对合同信息进行迅速检索，提取呈现出关键的合同条款和交易记录。

例如，某企业在与供应商的合同纠纷中，通过合同管理系统迅速调取了双方签署的合同原文、交易记录以及邮件沟通记录等证据，为企业在仲裁过程中提供了有力的支持，最终成功维护了企业的合法权益。

2.合同条款检索

合同纠纷往往涉及到对合同条款的理解和解释。传统方式下，企业需要翻阅大量的纸质合同来查找相关条款，不仅效率低下，还可能因为理解上的差异而引发更多的争议。合同管理系统则可以迅速定位到合同中的特定条款，并提供多种解读方式，帮助企业更好地理解合同条款的含义和约束范围。

例如，在一起销售合同纠纷中，双方对交货期限的条款产生了争议。企业通过合同管理系统迅速找到了合同中的相关条款，并结合系统提供的解读方式，明确了交货期限的具体要求，为纠纷的解决提供了有力的依据。

3.履约情况分析

合同纠纷与履约情况同行是密切相关的，企业需要了解合同的履行情况，包括双方的权利义务、履行进度以及可能存在的问题等，以便在纠纷发生时能够有针对性地采取应对措施。合同管理系统可以通过数据分析和可视化展示，帮助企业全面了解合同的履行情况，及时发现潜在风险和问题。

例如，某企业在与合作伙伴的合同履行过程中，通过合同管理系统发现对方存在延迟交货的情况，该企业及时与对方沟通并采取措施，避免了因延迟交货而可能引发的纠纷和损失。

三、合同管理系统如何为企业降低风险？

大部分企业都是想要降低合同纠纷的风险，而不想产生合同纠纷，那么合同管理系统是如何帮助企业降低风险的？

1.标准化合同管理

标准化的合同管理，就意味着有统一的合同模板和规范的审批流程，这样就降低了因合同的个性化内容而产生的风险。

统一的合同模板：合同管理系统内置标准化的合同模板，确保合同的条款清晰、准确，避免因合的同条款不明确或存在歧义而引发的纠纷，这样可以提高合同签署的效率，同时也会降低因合同内容问题而产生的风险。

规范的审批流程：合同管理系统可以做到合同审批的自动化和流程化，确保每一份合同在签署前都经过相关审查和批准，这避免了因人为疏忽或审批不当而导致的合同风险。

2.提前预警机制

合同管理系统可以通过关键日期提醒、异常行为监测等方式，对可能产生合同纠纷的行为进行提前预警。

关键日期提醒：合同管理系统可以根据合同中的关键日期（如付款日期、交货日期等）自动提醒相关人员，确保企业能够按时履行合同义务，避免因延误而产生的违约风险。

尤其是劳动合同中的续签，续签不及时可能会产生劳动合同纠纷，因此系统会在每个员工的劳动合同到期前，提前通知人力资源、员工及其上级，这样就能避免因为续签不及时而产生的纠纷了。

异常行为监测：合同管理系统通过数据分析，可以监测到合同的异常履行行为，比如频繁变更合同条款、拖延付款等。一旦发现异常行为，系统会及时发出预警，提醒企业采取相应的应对措施。

3.法律合规性保障

合同管理系统可以实时跟踪法律法规的更新和变化，这是人力很难快速做到的。

法律法规更新跟踪：合同管理系统可以实时跟踪法律法规的更新变化，及时将最新的法律要求融入到合同条款中，确保企业的合同条款始终符合法律法规的要求。

法律条款自动审查：系统内置法律条款自动审查功能，能够在合同签署前对合同内容进行法律合规性检查，及时发现合同内容中可能存在的法律问题，并给出相应的提示和建议，帮助企业及时修改和完善合同内容，降低因违反法律法规而产生的风险。

除此之外，合同管理系统还会在数据安全、运营安全和业务安全三个视角18个业务场景中，提供全方位的保护，应对突发风险。

以上是关于合同管理系统如何降低企业合同纠纷风险的内容，欢迎一起交流！