Microsoft ®Office2003 实战秘笈

 

 

《Microsoft ®Office2003 实战秘笈》
应用秘笈之Excel 轻松制胜招
1.在Excel 中，如何在一个单元格中分行填写？
答：很简单！当您需要重起一行写入内容时，按住Alt 键回车就可以了！
2. 如何快速复制公式？
问：如何才能快速复制公式。
答：通过拖动填充柄复制公式人人都会，不过如果复制的行太多，操作起来并不方便。
此时可以选择双击填充柄完成复制。如图1 所示：
图1：

问：如何
分行？
3. 如何用下拉列表填写Excel 表格？
问：人事部经常要在Excel 表格里录入部门、性别、城市等数据，这些数据重复性
很高，比如，在【部门】这一列，可能需要多次输入【财务部】。要是能从下拉列表中
选择数据就方便了，还不容易出错。
答：Excel 当然可以实现这个功能，如图2 所示。只要从【数据】菜单选择【有效
性】，再按图3 所示进行设置即可。
图2： 图3：
4。如何将Excel 电子表格中的数据进行行列互换？
答：出于种种考虑，需要将电子表格中的行和列进行互换，这时只需复制需要行列互换
的表格区域，在需要放置的单元格上执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令，然后
在【选择性粘贴】对话框的【粘贴】选项区域中选择【全部】选项；在【运算】选项区
域中选择【无】；并选择【转置】复选框，完成后单击【确定】按钮即可。
应用秘笈之Word 独门四绝招
5. 如何在Word 指定位置输入文字？
问：要按无数次回车、空格 和 Tab 键吗？
答：当然不用！只要把鼠标放到指定位置，双击鼠标左键就可以了！如图4 所示。
图4：
问：在Excel 中输入数据
时，往往完成后才发现
需要将行和列互换一下
才会更好，是要重新输
入一遍吗，还是有别的
方法？
6. 如何缩放打印，让我省纸又省心？
Word 可以像复印机一样缩放打印，从【文件】菜单选择【打印】命令，在【打印】对
话框中单击右下角的【按纸张大小缩放】的下拉箭头，选择需要的纸型后，确定即可。
如图5 所示。
图5：
在你想要的位置
双击鼠标左键。
和改变纸张大小的方法（页面设置）相比，缩放打印不会改变页面的布局；此外，缩放
打印还可以在一页纸上打印多页，只要在上面的选项中选择每页适当的版数即可，采用
这种方法打印文档不仅节约纸张，更便于携带。
7. 如何在文档中插入一条分隔线？
问：在Word 文档中有时需要添加分隔线来区分两个不同的描述内容，这个分隔线是需要手
工绘制吗？
答：手工绘制分隔线有时很难把握线条的长度，所以您只要连续输入三个或三个以上的【=】，
然后回车，这样就可以自动得到一条双直线；连续输入三个或三个以上的【~】，然后回车
即可得到一条波浪线；连续输入三个或三个以上的【*】，然后回车即可得到一条虚线；连续
输入三个或三个以上的【-】，然后回车即可得到一条细直线；连续输入三个或三个以上的【#】，
然后回车即可得到一条实心线。如图6 所示。
图6：
在您指定的位置，连续
输入三个或三个以上的
【#】，然后回车即可得
到一条实心线。
8. 是否可以让表格的表头在下一页中自动出现？
答：在Word 中经常会遇到表格在一页中放不下的情况，此时就需要在下一页中重新设
置表格的表头。其实，我们只要选中表格的表头（即希望在跨页时重复的部分），然后
执行【表格】菜单中的【标题行重复】命令，就可以实现表格跨页时，表头自动出现了。
如图7 所示。
图7：
问：当文档中的表格跨
页显示时，表格的标题
会自动在下一页出现
吗？
应用秘笈之PowerPoint 出色对阵招
9。如何快速创建演示文稿
问：如果已经用Word 写好了一份报告，并且要根据报告的内容作幻灯片，怎样可以直
接把Word 文档的标题发送到PowerPoint？
答：打开Word 文档，从【文件】菜单单击【发送命令】，再选择发送到PowerPoint。
如图8 所示。PowerPoint 会自动启动，并且根据每个Word 文档中的一级标题建立一张
相同标题的幻灯片，其下的二级标题也会被自动添加到幻灯片中。
图8：
10。 如何让公司标志出现在每一张幻灯片上？
最好的方法是把公司的标志放到母板上，只要一次操作即可。从【视图】菜单单击【母
板】，再选择【幻灯片母板】命令。如图9 所示。在母板视图中，将公司标志的图片放
置在适当位置并关闭母板视图。此时，所有的幻灯片都在相应的位置上显示公司的标志，
新插入的幻灯片亦然。
图9：
11. 怎样让你的音频作为背景音乐？
问：要是幻灯片播放时可以伴随着一段背景音乐就好了！
答：第一步，右键单击插入的音乐文件，在弹出的快捷菜单中，选择【自定义动画】命
令，如图10 所示。
第二步，在右侧的任务窗格中，单击对应音频文件的右侧的下拉键头，选择【效果选项】。
如图11 所示。
第三步，在打开的对话框中，设置如图12 所示的红框部分，将数值设置到足够大即可。
图10：
图11：
图12：
1.
12. 如何快速将选中文字按比例放大或缩小？
答：在PowerPoint 幻灯片中，可以选中需要调整的文字，然后按Ctrl+]组合键快速按
比例放大文字；或者按Ctrl+[组合键快速按比例缩小文字。这样的方法在Word 中也是
适用的。
应用秘笈之Outlook 高效三连招
13.在Outlook 中如何妙用联系人？
问：在Outlook 中，随着联系人数量的增多，亲朋好友、同事、客户的信息混杂在
一起，每次发邮件都要用很长时间才能从联系人列表中找到需要的人。如果能对联系人
分类管理就方便了。
答：第一步，在Outlook 左侧的导航窗格中选择【联系人】，单击工具栏中【新建】
按钮右侧的下拉箭头，选择【文件夹】，如图13 所示。
第二步，显示【新建文件夹】对话框，如图14 所示。在【名称】中输入联系人的
类别，例如【同事】，单击【确定】。
第三步，用同样的方法建立其他类别的联系人文件夹，建好后，导航窗格中除默认
的【联系人】外，又多出几个新建的分类，如图15 所示。现在，可以把原来【联系人】
中的内容按类别拖动到这些文件夹里。
图13

图14

图15

问：为了幻灯片版面的
布局协调，可能需要将
其中的文字同时按比例
放大和缩小，有简便的
方法吗？
14.怎样添加时区？
如果你在跨国公司工作，可能需要随时查看总部的当地时间。Outlook 的日历可以同时
显示两个时区。方法如下：
1. 从【工具】菜单选择【选项】命令
2. 在【选项】对话框中单击【日历选项】
3. 从【日历选项】对话框中单击右下角的【时区】按钮。
4. 首先输入【当前时区】的标签，再勾选【显示附加时区】，并输入标签。如图16 所
示。
图16：

5. 确定后，在Outlook 的日历视图中将显示。如图17 所示。
图17：

6. 如果出差到国外总部，只需单击【时区】对话框中的【交换时区】按钮，系统的时
间就会自动调整。
15. 发出去的邮件还可以收回来吗？

答：有时用户发送邮件后，会希望能够收回该邮件，或者对邮件的内容进行修改。此时
您只需要在Outlook 中的【已发送邮件】文件夹中找到该邮件，并将其打开，然后在【动
作】菜单中选择【撤回该邮件】，在打开的【撤回邮件】对话框中选择您希望的选项即
可。当然，撤销邮件成功与否取决于您的邮件服务器是否是Microsoft Exchange Server，
并且收件人还没有打开该邮件进行阅读，只要满足这两个条件，泼出去的水也可以收回
来。
问：邮件发出去之后，
才发觉不应该发送这样
的邮件，或者发现邮件
的内容有错误；或者邮
件发给了错误的收件
人。但是，后悔还来得
及吗？