这套神奇的个人信息管理系统,带我一步步进入互联网大厂

2013 年,张一鸣写了一篇题为“为佩奇关闭 Google Reader 的魄力叫好”的文章。他指出,RSS 的订阅模式要求用户想清楚自己需要什么信息,并知道这些信息在哪儿,还得控制自己的欲望,花时间定期整理订阅源,避免信息过载,这对用户的要求太高,并不能满足大部分人的资讯需求。

这些年来,随着技术的发展,在个人信息管理方面,我们有了更多选择,也面临更多挑战:

  1. 信息获取成本降低,信息处理能力没变;

  2. 信息分类的功能好用,信息整理得时间更长;

  3. 资讯 App 的体验更好,屏幕的成瘾更大;

  4. 有问题随时搜索,有用的知识没空内化;

  5. 笔记工具层出不穷,总在迁移工具、调整框架 ……

面对这些挑战,有些人大刀阔斧地「断舍离」,取关、退订、卸载、屏蔽,将无法驾驭的信息尽数消灭。有些爱折腾的工具派,在纸笔、备忘录、印象笔记、Bear、有道云笔记、Notion 等工具之间来回徘徊,用得断断续续、怀疑自己。有些朋友干脆「佛系处理」,放弃整理,不再挣扎,接纳无穷无尽的信息,拥抱所有的混乱和无序。

实话实说,作为一个生产力工具的深度用户,关注「个人信息管理」 十年的 Power User,我自己也有好多次想要放弃,劝自己「何苦为难自己,放低标准,差不多得啦」。好在每次都咬牙挺过,经过不懈努力,总算跑通了个人信息管理系统。

这不仅帮我实现了职业上的几次转型,从企事业单位一步步进入互联网大厂,还通过这套方法产出《高效信息管理术》的付费专栏,有超过 5000位朋友付费购买,开启自己的信息管理进阶之路。

下面,我想跟你分享几条我在个人信息管理上的一些经验教训,希望对你有所启发。

  1. 用工具,用优秀的工具

信息管理很难,但好在这个问题足够普遍,因此,有学者提出理论,有专家给出实践,还有工程师研发伟大的工具。虽然近些年更多人开始重视工具,但我觉得工具的价值还是被大大低估了。

单纯通过流程优化的方法能实现 2 - 3 倍的效率提升就很不容易了,而使用一些新的技术和工具,在单点上甚至能实现几十倍,上百倍的效率提升,节省大量的时间成本。

我们拿「信息收集」这个环节来举例子:

信息管理的起点就是能占有高质量信息,怎么保存优质内容曾让我非常苦恼。有一段时间,我花了不少时间维护自己的网页收藏夹,分门别类地保存我发现的文章和网页。但是很多内容过段时间居然报错 404 无法打开,而且因为只能搜索标题,想要找到曾经看过的优质内容也相当困难。

后来我还尝试过把有用的文章另存为 Word 或 PDF 文档放在硬盘,但效果也不好。

时至今日,我发现一些朋友保存微信看到的文章还是习惯用微信发送给自己,在电脑打开这篇文章,全选、复制,新建一个 Word 文档,粘贴,保存,重命名。顺利的话,整个过程大概需要半分钟左右,如果格式错乱或图片丢失,时间还会更长。

这些烦琐的操作,在我开始使用印象笔记(Evernote) 之后发生了革命性的变化,无论是在微信、微博、网页的优质内容,只需要 2 - 3 秒钟就能搞定,比最传统的方式的效率提升至少十倍。

除了 Evernote、OneNote、有道云笔记、DEVONthink 等主流笔记工具之外,更多工具都开始提供了信息收集的能力,满足我们更多信息收集的场景需求,比如:

如果你喜欢便捷的线上体验,Cubox 可以给你提供强大的稍后读服务;

如果你想要更本地的阅读增强和更丰富的标注体验,可以试试简悦;

如果你不想太复杂的三方工具,可以试试 Chrome 的 Reading List 和 Edge 的 Collection 功能。

除了快速保存信息,下面这些工具能帮你扫清信息收集的诸多障碍, 比如:

彩云小译:外文网页一键全文翻译且中英双排,打破信息收集中的语言障碍;

飞书妙记:快速收集开会、讲座、交流内容并自动转为文字版,自带翻译能力,打破信息类型的藩篱;

iOS Live Text:想把图片上的文字保存下来,不用手敲,不用三方扫描工具,在升级到 iOS 15 之后,图片的文字直接长按选中就能直接复制粘贴 ……

信息管理是我们每个人都会遇到的问题,但「信息管理」肯定不是我们每个人的关键课题,要想做好这件事,最划算的方法就是找一帮聪明人,把这个问题外包给他们搞定。使用优秀的工具其实便是如此。

这些最优秀的工具的开发者都是绝顶聪明的设计师、产品经理和工程师,他们大部分时间都在思考如何能把「信息管理」这件事做得更好并把这些思考以工具的方式交付给我们,我们只要用好工具,就相当于将信息管理的难题外包给了这些人,而且只需要支付非常低的费用,甚至完全免费,还有比这更划算的交易么。

  1. 用更好的工具

什么叫要用更好的工具呢?

请注意,我这边绝不是鼓励你,看到新工具就马上换,但我特别想要提醒你,不要固守在手头的工具,拒绝改变。

这种改变不一定是用新工具替换旧工具,更有可能是通过新工具补齐当前解决方案的短板,提高系统的整体效率。我开始使用 Notion 的故事就是个典型的例子。

由于印象笔记的剪藏功能太好用了,什么地方的内容都可以一键收藏,我在很长时间主要的信息管理动作就是「保存到印象笔记」,以为收集了几百上千篇高质量文章本身就是一种厉害的成就。

当然,如果相比较于把时间都花在消遣娱乐上,能花点时间把日常看到的优质内容收藏起来并进行深度的阅读肯定会有蛮大的收获,一个领域当你收藏阅读了上百篇文章之后,至少不再是个啥也不懂的小白了。

然而,我发现当遇到具体的问题时,一个关键词往往搜出十几篇甚至几十篇文章,同样一件事不同的文章还有不同甚至相互冲突的方法,我收藏的这成百上千篇文章对我的帮助非常有限。

这个问题困扰了我很长时间,直到我开始使用 Notion 这款工具,它绝对算是当前最炙手可热的信息管理工具,很多人把它定位为笔记工具 Note taking App,但我觉得它被称为「个人数据库」更准确。

当一旦你拥有个人信息数据库后,会发现「囤积文章」实在初阶,简直不值一提。使用 Notion 之后,我的信息管理系统最大的改变就是不再一味地收藏别人的文章,而是着手搭建自己的数据库,实现了从 Note 到 Database 的跃迁,比如:

经常有人让我推荐 App,于是我搭建了一个「我喜爱的 App」数据库,每一列保护 App 的名称、类别、网址、平台、付费/免费、简介,点进去还有我积累的关于这个 App 的一些配置说明和使用心得。

我非常重视「生产力系统」的构建,我在数据库中创建了「My Workflow」的数据库,把冥想、计划、周总结、写作等高频动作都创建了标准化流程,我把自己的实践经验和看到学到的理念全部映射到这个数据库中,优化它,也被它优化。

做产品运营时,我把从文章、课程、Newsletter 看到的各种案例保存到运营案例数据库中,贴上活动的题目、类型和链接、截图等,后面在工作中遇到具体任务,在这个数据库中搜索筛选,往往能得到可以直接参考的案例,而不再是几十篇大同小异的公众号文章。

图片运营数据库截图

这么调整之后,最明显的一个变化就是信息的基础单位变得非常小,从一篇篇文章,变成几句话、几个字、一张图、一个链接,很可能是清单的一个条目,SOP 的一个步骤。因为信息的单位变小,信息的实用性却得到大幅提高,真的像 API 接口一样,随时调取,随时使用,灵活升级。

我曾经觉得我不再需要更多工具,这辈子就用好印象笔记就足够啦,它已经满足了我所有的信息管理需求。但是如果我抱着这样的想法抗拒使用 Notion 这样的新工具,就不会实现信息管理模式的变革。

数据库对我们个人而言可能是陌生的,但是数据库产品其实不是什么新鲜的概念,因为它是大企业不可或缺的业务系统,像是著名的数据库产品提供商微软、甲骨文、AWS、SAP 等等,每年的软件费用高达数百万元。Notion 等工具了不起的一点在于,他让我们个人,即便不懂编程,也能轻松搭建强大的数据库,满足个性化的需求,同时这一切都是免费的。

不过由于 Notion 的重点市场不再国内,产品还未汉化且存在网络服务不稳定的情况,如果你希望寻找一款国内的替代品,我强烈推荐试试飞书的多维表格 Bitable,不仅可以满足个人的日常使用,有些企业甚至用它搭建了需求管理系统,替换了专业的需求管理工具 Jira 系统,为企业节省了数万元的成本。

生产力工具的切换需要不少的迁移成本,我们应该尽量保持稳定性,与此同时,我们也应该保持足够的开放性,愿意尝试新的工具,让工具重塑我们的工作方式。

  1. 要能超越工具

说这么多工具的赞歌,我再给你泼点冷水。

工具的价值经常被低估,也容易被神话。我们对武侠小说里为了一把神兵利器不惜身败名裂甚至丢了性命的情节再熟悉不过了,似乎获得了一把兵器就能天下第一、无往不胜。

我当然也曾经有过类似的幻想:有了某个工具,我立即就成为更厉害的人。事实上,相当长的时间,我都困在这种预期里,感到非常挫败。使用思维导图的我并没有成为一个更有逻辑的人,使用 OmniFocus 并没有成为一个时间管理高手、使用 Anki 也没有让我的记忆力超群,甚至一度我觉得它们都起到了相反的作用。

有人发帖吐槽说:

工具绝不是包治百病的灵丹妙药,正如查理芒格所说的那句话:

我的剑只传给能挥舞它的人!

再顶级的工具,如果你不想花一点时间去理解学习它,它对你而言也没什么太大价值,而如何才能更好的掌握一款工具呢,我觉得可以从下面三个方面出发:

重视底层概念

工具很重要,但不要把所有问题都归因于工具。如果你的信息管理很糟糕,更大概率不是你缺一个趁手的工具,而是你还没理解信息管理的一些底层逻辑,还没掌握一些行之有效的最佳实践,于是被一个又一个工具吸引,被包装出来的新的特征和理念绕晕。

所以,努力用好一款工具只是手段和表象,我们应该「借假修真」,更关注如何理解工具背后的理念和方法。比如我在专栏中提到的 GTD、看板、卡片笔记、间隔记忆等等概念。工具重要,但只有我们能超脱工具,能理解工具背后的理念和方法,能追上他们每次优化升级背后的思考和迭代,并在逐渐驾驭这些工具的同时获得真正的能力提升。

搭建自己的系统

我分享的工具组合和具体方案,不太可能 100% 的适合你,如果一味的照搬有时候反而适得其反。要想把信息管理做好,我强烈建议你尽早构建自己的信息管理系统,然后把书籍、文章、视频以及自己的实践中得到的经验全部沉淀到自己的系统中去。

我们就拿阅读一篇文章来说,你应该有哪些步骤,如何读得更快、如何读得更好,你用什么工具都不好使,只有你有一套自己的流程,只有你拥有了专属于自己的流程和系统,你才有机会迭代升级,才有机会把工具用到极致,把这件事做到足够好。

需要刻意练习

工具能给我们强有力的帮助,但工具也需要我们刻意练习。我们知道有些是知识,但使用工具更类似使用一门乐器,它更像是一门技能,需要反复练习。通过练习,一些概念才能真正理解,具体的动作才能发挥作用。

正如我一开头讲到的,信息的管理能力对个人的要求其实非常高,拆解下来,有很多问题需要解决,某一个环节出现问题,整个系统可能都运转不好。比如你需要管理信息源、处理信息、整理分类等等,如果想要这个系统高效运转,虽然工具的易用性越来越好,不过在前期需要投入不少的时间。

尤其是强大的工具当然很好,但强大的工具往往都有学习成本,甚至有着相对陡峭的学习曲线,这让很多人放弃,而要想真正把信息管理做好,这些成本很难被逾越。

福利时间

以上是我自己在这些年进行个人信息管理的一些经验教训,除此之外,我还讨论非常多信息管理的具体问题,整理出包括六大章节,十多个方法、工具、技巧的生产系统,全都写在《高效信息整理术:26天打造你的信息管理系统》一书中,全书具体篇章包括:

如果你之前从来没关注过「信息管理」这个话题,可能会问信息管理真的有这么难么?我想告诉你的是:看起来简单,做好难,不仅难,做不好可能还会起到反作用,我就见过好多朋友最后破罐破摔,放弃管理。同时又因为信息管理虽然重要,但通常不紧急,用最传统的工具和最原始的办法也能低水平运转,导致很多人尝试过几次之后便提不起兴趣。

这其实挺遗憾的,如果你希望提升自己的信息管理能力,构建自己的信息管理系统,那么推荐你读一读这本《高效信息管理术》。除了纸质书,本书还为你准备了专属福利:

精美书签

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最后的话

最后,需要特别提醒你,如果决定加入学习,一定得做好准备,迎接一段并不轻松的旅程。解决信息管理问题,绝不是知道几个技巧,学会几个工具就万事大吉,它需要构建系统,完成部署,遇到问题解决问题,通过一次次的调整,提高自己的信息管理硬核能力,获得稳健的持续成长。

在这里插入图片描述

▊《高效信息管理术:26天打造你的信息管理系统》

少数派 著

超级独角兽企业大咖全景揭秘,少数派精心加工

全面剖析信息从收集、处理、内化到检索、输出的全过程

让你经过26天的刻意练习打造自己的信息管理系统

这是一本教你打造信息管理系统的书,全书共6章,详细介绍了信息从收集、处理、内化到检索、输出的全过程,让你经过26天的刻意练习打造自己的信息管理系统,从容应对汹涌的信息“洪流”。

本书内容全面、系统,涵盖了信息管理的方方面面,不仅介绍了管理学、心理学等学科的科学理论,还介绍了如何用合适的工具高效落地。本书不仅介绍了笔记工具(印象笔记、Notion)、思维导图工具(XMind)、大纲工具(OmniOutliner)、记忆工具(Anki)、写作工具 (Ulysses)等常见工具的特性与操作方式,还提供了作者精心总结的高效技巧,让你从容应对学习、工作、生活中的信息问题,帮你精准检索、高效记忆、快速总结,从而构建自己的知识体系。

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