浪费时间的绝不是PowerPoint软件的错

浪费时间的绝不是PowerPoint软件的错

此段文字节选自《演说之禅：职场必知的幻灯片秘笈》一书

    我参加的演说中，大多数都是某一领域的专家，借助PPT为外行的听众作讲解。这也就是演说的基本情境了。比如，一位生物燃料技术方面的专家受邀给当地商务部门人士做场演说，具体介绍这一领域的情况，及公司在该领域的作为等。最近我就参加了一个类似的演说，结果一个多小时的演说结束后，我突然意识到，那场演说简直勘称“奇迹”，因为它让我开始相信，即便是用我母语讲述的演说，在有幻灯片说明的情况下，也可能让我听不出半点名堂。那次我可是一点都没弄明白那个演说者到底想说明什么问题。我的一个多小时被这样被白白地浪费了！
    浪费时间的绝不是PowerPoint软件的错，也不在于那些差劲的幻灯片。如，那位演说者能在前期准备时考虑清楚两个问题，那么，他的演说一定会有很大改进。这两个问题是：“我要讲什么？”和“我所讲的为什么重要？”
   演说者要确定演说的核心内容并将其清晰地表述出来，这对他们来说已不是桩易事了。但“演说的意义何在”才是真正让人感到棘手的问题。这是因为，由于演说者太过熟悉演讲内容，以至于会认为演说的意义听众会不言自明。而事实上，这恰恰是人们（包括多数听众所期望了解的。通常自以为十分明显的道理别人却不一定理解，或者即便理解却不知其意义何在。在这种情况下，除了晓之以理之外，还要动之以情，调动情感因素使听众信服，为之动容。因此在准备演说素材的过程中，优秀的演说者会站在听众的立场上，设身处地地考虑他们的感受。这也就是我们之前所称的“移情”。
    回到那次糟糕的演说上来，那位演说者其实是一位生物燃料技术领域的专家，获得过不少成就，但他的演说尚未开始，其实就已注定失败了。那些幻灯片，都是之前他在为公司的技术人员做演说时用过的，这说明他根本没考虑当天的演说对象。普通观众和他公司的员工怎么可以等同呢？此外，他也没向观众说明“演说的意义何在”这一重要问题。优秀的演说就是一个说者有所为和听者有所得的过程。显然那位专家在准备演说时并没有意识到这一点。
那又能怎样？
    我在准备自己的演说或帮他人准备的时候，经常说的两句话是“那又能怎样？！”和“你的看法是……？”在构思演说内容的时候，一定要站在听众的立场上，问问自己“那又能怎样？”在整个准备过程中，多问自己一些尖锐的问题。比如，“这个和我的观点有关联吗？”“这张的确很酷，但对所讲内容会起到什么作用吗？”“加上这张，只是因为自己感觉良好？等等。我们自己在做听众的时候，也都会边听边画问号：他讲的这是跟主题有关联吗？他是如何论证的呢？如果所加内容没有助于回答以上问题，那么就不要把它加到你的演说中去。
你能通过“电梯测试”吗？
    如果“那又能怎样”的方法对你没用，那可试试“电梯测试”，以检验你对演说的核心是否清晰明了。这个测试办法迫使你在30到45秒内说出你演说的实质内容。试想以下场景：你在一家世界领先的科技公司工作，一次你已做好给公司市场营销部的负责人阐述一个新想法的准备，虽然时间安排和预算都很紧张，但能否获得决策层的认可事关重大。当你来到副总裁办公室外，在会议案前一切准备就绪时，她突然拎着大衣和公事包走了出来，说，“抱歉，我临时有事要走，我们边走边说吧……”此情此景，你能够在乘电梯到达停车场这段时间里，清楚地说出自己的想法并获得她的赞许吗？当然，发生上述情况的概率很小，但也不能排除这种可能性。现实中更可能的是你被临时要求缩短演说的时间，比如从20分钟缩减到短短的5分钟（或从1小时减少到半小时）。对此，你能够从容应对吗？的确，你也许不会碰到这些突发情况，但是通过摹拟类似的情况，就能够使演说内容变得更加紧凑，条理更加清晰。

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【书名】演说之禅：职场必知的幻灯片秘笈（全彩）
【作者】（美）雷纳德（Reyno-lds,G.）著
        王佑，汪亮译
【ISBN】978-7-121-07458-5
【出版社】电子工业出版社
【出版日期】2008年11月
【宣传语】
    进入21世纪最需要的是沟通、创意构思和讨论的能力。
——全球管理大师、日本战略之父   大前研一
    国际畅销书，已被翻译成13国文字，内容被多家世界500强企业采用。
    幻灯片与演说设计大师 Garr Reynold，揭示幻灯片时代演说的秘诀。