你真的知道如何写好一封工作邮件吗?

 动手之前先构思 

 

什么时候应该写邮件?

1) 要留下官方的记录内容;

2) 同时与多人交流,而此时不方便安排会议;

3) 需要对方做出回复前仔细思考此话题;

4) 需要将对方的信息转发给第三者;

5) 见面或电话之前预约时间;

 

什么时候不该写邮件?

1) 处于激烈的负面情绪。

2) 沟通敏感话题时。

3) 话题复杂,需要多方深入解释或讨论时。

4) 需要保密的内容。

5) 需要对方立刻反馈时。

2

 工作邮件的“断舍离” 

 

断:内容精简

邮件内容传达三点:

为什么要写这封邮件?

你想让对方做什么

对方为什么该这么做?(举例和对方利益相关的问题

舍:结构明确

废话少说,突出重点。

先说结论 → 证据支撑(123)→提出解决方案,进行商讨。

不要你想说什么就说什么。

离:颠覆传统顺序  

邮件的写作顺序为:附件 → 正文 → 标题 → 地址栏。

地址栏最后写,避免发出一份没写完或错误百出的邮件。

3

 写好邮件六要素 

 

字体字号有玄机

选择便于阅度的字号和字体。中文宋体或新宋体英文Verdana或Arial字型,字号五号10号字即可。

 

这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对公务邮件。

 

地址栏隐含职场规则

收件人(TO):收件人是这封邮件的直接接收人,理应回复邮件。

抄送(CC):抄送的人只是需要知道这回事,没有义务回复邮件。(当然如果抄送的人有建议,当然可以回Email)。

密送(BCC):与抄送的唯一区别就是它能让各个收件人无法查看这封邮件同时还发送给了哪些人。既收信人不知道你还把这封邮件密送给了谁。(可能会用在非常规场合)

 

收件人和抄送中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高都可以。(适当的规则有助于提升你的形象)

 

标题明确,提高邮件打开率

明确额标题直接决定对方会不会打开,邮件标题应简短,并含有信息。

恰当的称呼体现专业度

取决因素:你们的关系、话题的性质

不认识的人:推荐使用 尊敬的+职位名

群发邮件接收者:推荐 尊敬的+职位/项目名称

 

开头开门见山

工作邮件要用一句话或三句话内直击要点(20个字以内)解决问题。

 

提高邮件易读性和说服力

三个“凡是”的原则:凡是能分段,尽量分段;凡是能用小标题,尽量用小标题;凡是能用数据的尽量用数据。

 

只放必须要的信息,不该说的不说。这不是在写高考作文,没有必要搞大篇幅的排比反问或感叹,用最直白的话,说明白这封邮件的意图。

写邮件时:

01.中文用宋体或新宋体,英文用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字即可。

02.逻辑清晰,不说废话。

03.不要使用行业术语(除非对方是同行)。

04.如果有附件,在正文中提醒对方查看附件。

05.附件数目超过4个时,打包压缩成一个文件。

06.保证附件、链接等信息完整有效。先自己预览看是否OK。

 

发邮件前-Checklist:

01.邮件标题。

02.收件人(抄送或密送人员)是否正确。

03.附件是否OK。

04.内容正文是否有错误(错别字,称呼等)。

05.不要发太大的邮件,附件超过3M后,很容易被对方服务器系统屏蔽。

 

开头结尾的问候语之类的基本要素,事儿君就不再多啰嗦了。

 

工作邮件不是写自己想写的,而是写对方需要知道的,不是按照你最自然的顺序去写,而是按照对方最容易读懂的顺序去写。

 

老板喜欢什么样的邮件?

 

先重要,后次要。先全局,后细节,先总结,后具体。先结论,后证据。先结论,后原因。先结果,后过程。

 

写给老板,且对他的意见不十分认同?咋写?

 

这种情况下十分考验员工的措辞能力,毕竟你是在告诉金主“您错了”。所以应该:

1)肯定老板的出发点;

2)剖析此提议的可行性(在程序、人力、资金、承担风险等相关方面出发)

3)给出替代方案!没有替代方案的建议是在给老板找茬!

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