文档管理对一个企业的重要性到底有多大？
随着信息处理技术和网络技术的发展，很多大型企业在全国甚至全球有很多分公司，员工数量更是成千上万，所产生的工作文档也不计其数。
所以经常会出现以下几个问题：
第一：一个企业的绝大部分文档都是分散于各个员工的电脑里，文档丢失的风险是相当大的。企业员工笔记本的丢失，机器损坏，以及员工离职，交接遗漏恶意删除、误删除等，都将会造成企业重要文档的永久丢失。
第二：企业文档存储较分散，对企业员工获取文档信息，也带来了诸多的不便。有些文档可能不知道问谁要，又或者同事出差、请假等，都将使得没法快速便捷地获取文档，影响工作效率，给工作带来不便。
第三：文档的越权操作往往也是对文档安全性的一个潜在威胁，既影响工作，又有可能造成企业机密文档的泄漏。因此，建立企业的集中文档数据管理中心是相当有必要的。要有一套完善的文档管理方案来规范企业员工的文档使用流程。
第四：一个文档在很多情况下都是多人同时使用，甚至编写，比如一些项目文档。随着文档的一次次更新，你发给我，我发给你就变的相当频繁。这些过程如果没有一个好的文档管理办法，就容易在很多环节上出错，又因为没有文档的操作记录，最后导致错误的责任互相推诿。这样不但影响了团队合作的效率，也给团队工作带来极大的障碍。
对于以上种种问题说明了其实文档正确有效管理对于企业是一件非常重要的事情。
那我们应该如何才能去做好文档管理呢？怎么才能找到一个行之有效的文档管理解决方案，提升工作效率。这里的话，我们可以直接用文档管理系统来做文档管理，现今国内比较知名的有易度文档管理系统，edoc，致得，清华紫光等。
下面挑一个系统出来简单说下功能，其实国内大部门文档管理系统功能都大同小异，而我们需要的是选择一个更适合自己企业管理文档的系统。
易度文档管理系统操作简单，但功能强大。首先是文档储存简单方便，可以把公司所有的文档集中存储起来，这样解决了企业文档存储分散的问题，也避免文档的无故丢失。易度文档管理系统是建立在B/S架构上，可以在任何地方登陆，方便办公。即使你在家的时候想找一份文档，不用回公司，在家打开电脑打开浏览器即可轻松登录系统获取这份文档。
文档集中存储后，可以对文档进行权限设置，保证文档的安全。如成组授权、委托授权等，它给每个员工都分发该有的权限，如在线预览、下载、删除等，可以避免企业机密文档暴露出去，充分保护企业文档安全。易度文档管理系统还有一个很好的地方是，即使系统崩溃了，企业的文档也丝毫不会受到影响，因为文档储存在服务器端，不会丢失。
因此，选择一个好的文档管理系统能使企业的知识沉淀，而知识是企业的重要资源，所以我们需要更好的去管理它。
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