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办公自动化系统(OA)

  办公自动化(OA,Office Automation),是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下,发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术,使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理,达到提高生产率、工作效率和质量,方便管理和决策的目的。OA的知识领域覆盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科,并且OA体现了多学科的相互交叉、相互渗透性,所以OA的应用是企业管理现代化的标志之一。由于OA的出现,使得传统的机关事务型办公业务中的劳动力就业比率结构发生了变化,据美国劳动统计局1980年的统计数据,美国四大产业的劳动力比率约为:信息产业占50%以上、服务业占30%、工业占13%、农业占2%。因此OA的应用将会进一步得到发展。
  OA的定义
  所谓办公自动化,是指通过先进技术的应用,将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备,并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统。
  OA与MIS、DSS相比较,则较少地应用管理模型,而强调技术的应用和自动化的办公设备的使用为主。 办公自动化还可以形象地理解为,办公人员运用现代科学技术,如通过局域网或远程网络,采用各种媒体形式,管理和传输信息,改变传统办公的面貌,实现无纸办公。
  OA的特点
  
OA具有如下的特点:
  1、面向非结构化的管理问题;
  2、工作对象主要是事务处理类型的办公业务;
  3、强调即席的工作方式;
  4、设备驱动。
  OA的设计思想就是以自动化设备为主要处理手段,依靠先进技术的支持,为用户创造一个良好的自动化的办公环境,以提高工作人员的办公效率和信息处理能力。
  办公业务的分类和典型形式
  办公业务的分类主要指办公室业务的分类、办公人员的分类、办公室信息形式的分类等。
  按业务流程的确定程度,办公业务可分为三类:
  1、确定型,事物/数据处理是确定的,易于计算机程序化的实现。
  2、非确定型,事务处理过程有较多的不确定性,程序化方法不易实现。
  3、混合型,介于上面两者之间,部分处理过程是确定的,另外部分处理过程是不确定。
  OA主要是面对非确定型办公业务的处理,其他两类业务也可满足。
  按业务性质,办公业务部门可以分为两类:
  1、以程序化信息处理为主要职能的办公室,如企业的计划科、财务科、信息中心等。
  2、以非程序化信息处理为主要职能的办公室,如企业的领导办公室、行政科、秘书处等。
  前者的职能可通过一般的事务处理系统实现,后者的职能主要依靠OA来实现。
  办公业务有许多具体的形式,如收发、立案、调查、统计、审批、认可、询问等,以及部门间的通知联络业务、委托要求业务、谈判调整业务、会议讨论、咨询服务业务等。 对具体的办公业务进行分类整理,可划分为四种典型的方式:
  1、数据处理和文字处理,如文件生成、信息检索、计算、存储等;
  2、传递功能,如电话、会议、会谈、文件等的信息分发或传递等;
  3、实时管理,如确定安排会议或会谈的时间、程序、地点等;
  4、判断决策,如文件的报审、批准,问题的讨论、确定型等。
  OA的支撑技术和功能
  1、OA的支撑技术
  办公自动化的支撑技术有:计算机技术、通信技术、自动化技术。从物化的角度看就是OA的硬件和软件。
  OA的硬件系统包括计算机、计算机网络、通信线路和终端设备。其中计算机是OA的主要设备,因为人员的业务操作都依赖于计算机。计算机网络和通信设备是企业内部信息共享、交流、传递的媒介,它使得系统连接成了一个整体。终端设备专门负责信息采集和发送,承担了系统与外界联系的任务,如打字机、显示器、绘图仪等。 OA的软件包括系统支撑软件、OA通用软件和OA专用软件。其中系统支撑软件是维护计算机运行和管理计算机资源的软件,如Win95、Win98、Unix等。OA通用软件是指可以商品化大众化的办公应用软件,如Word、Excel等。OA专用软件是指面向特定单位、部门,有针对性地开发的办公应用软件,如事业机关的文件处理、会议安排,公司企业的财务报表、市场分析等。
  2、OA的功能
  为满足办公业务处理的需要,OA具有以下的功能:完善文字处理功能、较强的数据处理功能、语音处理功能、图像处理功能、通信功能等。
  OA的系统模型
  在总结办公业务的基础之上,Neuman于1980年提出了五类OA的系统模型:
  1、信息流模型(Information Flow Model),描述了办公信息在各单位办公室内和办公室之间的相互传递和处理的情况;
  2、过程模型(Procedural Model),描述了为完成特定的任务,办公工作的具体执行过程和步骤;
  3、数据库模型(Database Model),描述了与办公业务相关的信息结构、数据库结构以及它们的存储和访问方式等;
  4、决策模型(Decision-Making Model),将办公信息处理过程中的结构化部分交由计算机处理,并根据已有的特定决策模型做出相应决策;
  5、行为模型(Behavioral Model),办公信息的处理是在人的社会活动中发生并完成。
  OA的发展现在已经进入成熟期,这体现在OA的设备不断更新和OA软件的层出不穷。美国近年来的OA产品以每年20%的速度增长,其中硬件的发展费用约1200亿美元,软件费用约2000亿美元。至今,美国70%的信息产业已实现了办公自动化。我国在OA方面的发展起步较晚,在这方面还有一段较长的路要走。

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